從我出社會到現在，見過很多中高階主管，位階愈高工作時間愈長，工作也愈來愈累，生活愈來愈不愉快，工時長，似乎已經成了高階經理人的宿命，當你是個副理，你做著副理的工作，當你升經理，你做著副理+經理的事，當你是個總監，你做的是副理+經理+總監的工作，職稱變動了，你的工作內容也有些改變，唯一不變的，就是工作量愈來愈大。但我們都知道一個人如果長期處於過高的壓力與工時下，是很容易過勞的，如果你是有家庭小孩的人，更加不可能每天工作16小時，究竟專業經理人應該如何妥善規劃自己的時間，才能讓自己不過勞呢？以下是我這幾年來摸索出的方法。
把時間投資在具有scalability的事情上
當你花1分的力氣可以創造2分的效益，投入2分的力氣，可以創造5分的效益，投入3分則有10分的回饋，你的投入與回饋不是線性的，而是具有曲線成長的趨勢，那這件事情本身就具有scalability，這些事情例如招募對的人、培訓、建立更好的制度、導入適合的工具等，隨著你的位階愈高，你投入在這些事情上的比重應該愈來愈多。
招募到對的人是第一步，你找來的人應該要能節省你的工作時間，而不是加重你的工作量，如果你找了一個能力不到位，態度不正確的人，你必須要花很多時間教他，管理他，在他工作出包時幫他收拾，當他鬧脾氣時花時間跟他溝通，當你手下有幾個這種人，你會疲於奔命。在招募時，永遠要記得思考，這個人進來是能有效地分擔部門與自己的工作量，還是反而給自己增加工作量，一個專業能力中上水平的人，但態度負面愛抱怨，你需要花很多時間教育外，他還會影響團隊的氣氛；另一個則是專業能力一般，但態度積極認真有熱情，會主動share團隊工作，後者雖需花時間培訓，但相較於前者所花的管理時間，選後者應該還是較划算的。
當然了，我們還是應該把時間花在找出能力與態度都正確的人，而不是隨便找人來充數，唯有找到對的人，你工作才會愈來愈輕鬆。
管好你的行事曆
下面這張圖是一個錯誤的行事曆，但這是多數人的行事曆內容，他們的行事曆上只有擺放會議，其他的一概沒有，我們嘗試解讀這個行事曆，意思就是除了book好的四個時段外，我都有空。
但實情真的是這樣嗎？當然不是的，你實際上還是有很多事情要做的，你本週還要擬定業務計劃以及老闆要的一份報告，而做這兩件事情需要3天左右的時間，如果你懂得安排，你的行事曆應該類似下方這個樣子，先把你要做事的時間填入行事曆中，剩下的時間才是安排會議的時間，永遠記得，你不主動安排行程，就是等著被別人安排。很多主管最常跟我抱怨的就是白天都在開會，只有晚上才有時間做自己的事情，所以每天的工作時數都是10小時起跳，這都是沒管好自己行事曆的最佳鐵證。
只參加必要的會議
中高階主管有很多人上班的時間都花在開會上，而且會給自己很多理由說自己應該要參加這些會議，因為你必須要給建議，必須要做主，但就是這樣的想法害了自己，你總會有一堆會議需要參加，有些甚至還設定為每週開，當會議全面排開後你就發現自己的行程，完全不是由自己的自由意志來決定，而是由你的部屬，你的協同部門來決定，你必須要搞清楚哪些會議是你真的該參加的，哪些只是淪為列席，排除那些非必要的會議，偶爾缺席一些例行性的會議，你會發現你在會議中的角色並不如你自己想像的重要，其他人其實就能把會議運作的很好，你不用過多的擔心。
然後，別隨口答應別人要你參加的會議，你需要先問問對方，要你出席的原因是什麼？如果對方也講不清楚，那這會議不參加也罷，很多時候你聽完後你會知道有其他人能代替你參加，或請對方在會議後將結論發給自己，別害怕拒絕對方的邀請，因為你要對自己的時間負責。
以上是我觀察中高階主管在時間管理上容易犯且不容易察覺的錯誤，其實也適用於基層主管，愈往高階走，問題會愈放愈大，每個管理者都應該要時時注意自己是否妥當安排自己的時間，謹以本篇跟大家分享。
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（本文出自於《gipi的學習筆記》，原文請點此。）
圖片來源/Sadie Hernandez via flickr, CC licensed
