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書桌決定你的職場競爭力?打造「充電」根據地,培養「坐定」學習的祕訣

2016-07-14 整理‧撰文 邵蓓宣
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作家維吉尼亞‧吳爾芙(Virginia Woolf)曾說,女人要寫作,一定要有自己的房間,和每年500英鎊的收入。這句話的意思是告訴讀者,想專心致志地追求自己的理想,必須確保經濟無虞,還要有屬於自己的空間。

你擁有這樣的一個空間或一個書房,可以全神貫注地做自己想做的事嗎?

《勉強桌,造就千萬年收》作者西山昭彥提到,想提升職場競爭力,最重要的投資就是一張「個人專用的書桌或書房」。不過,書桌或書房終究只是幫你架構出一個閱讀或工作的空間,更重要的課題是:「你打算在書桌前、書房裡做些什麼?」

針對如何將書桌變成自我實現的根據地及出發點?西山昭彥提出了「PDS循環」,包括「計畫」(Plan)、實行(Do)與反省(See)3步驟

檢視明天、下個月的目標達成度

藉著這個書桌前的時間與空間,思考今天做了什麼?什麼還沒做?哪些做得更好?接著再來擬定計畫,明天該做什麼?一個月的工作進程是什麼?最後就是實行,有些實行也可以在書桌前做:如讀書、學習、蒐集資料、整理連絡人脈關係等。

有了PDS循環概念後,除了每天、每周、每個月的規畫後,還要開始規畫1 年、5 年、10 年、15年的目標,從短期進階到長期,一步一步檢視實踐然後再檢視。

關掉網路、手機,時間到了就坐定

知道該在書桌前做什麼之後,再來培養定時坐在書桌前的習慣。而說服自己在固定的時間坐在這個空間學習,需要跟自己的內在對話,每天都得跟自己的思緒拔河。但真的有這麼難嗎?

有心想要讀書學習的人,擠出時間從來不難,但如果你需要一點外力幫助自己下定決心的話,《學得快才會想學》提到,最好能隔絕2大類令人分心的事物:電子類與生物類。關掉手機,關掉網路,把插頭拔掉吧!

面對家人、朋友,你雖然不能把人趕走,但可以事先善意的叮囑他們,別在你每次需要進入這個思考空間的時候找你,除非有非常緊急的事情。不久之後,你自己或是身邊的人,自然而然的會空出這段思考學習的時間。

延伸閱讀
訓練「獨立思考」最好的方法是寫作,而不只是閱讀
想領高薪?先問自己有沒有「這項能力」

圖片來源 / designmilk via Flickr, CC Lisenced

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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