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計畫這樣排,才趕得上變化!不勉強自己的行事曆規畫法,找出最合適工作天數

2019-11-19 09:07:49
Managertoday
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柯維建議,應該以「周」為單位,培養整體感,思考對你人生最重要的事情是什麼。

成功學大師史蒂芬•柯維(Stephen Covey)說,多數時間管理的技巧都是以「一天」為單位做規畫,一天結束後把未完成的事項列入第二天。但是,這樣規畫行程的方式,就好像一邊看著特寫鏡頭一邊走路一樣,只看得到眼前最近、最急迫的東西,容易落入「依緊急狀況排定先後順序」的陷阱,變成只注重事情的緩急。

1. 以「周」為單位排計畫

柯維建議,應該以「周」為單位,培養整體感,思考對你人生最重要的事情是什麼,在一周計畫表中,先填入為了長期目標該完成的事。假如你為人父母,也許你該先安排每周留給孩子的時間。

以「周」為單位排計畫

柯維認為周計畫兼顧了特寫、一般和廣角鏡頭,也包含了周末與每周更新(weeklyrenewal)的觀念,將周末視為休息、充實自我的時光,每周可以撥出特定時間規畫、執行「重要而不急迫」的事,檢視自己的長期目標沒有「脫軌」;還可以選一天做為心靈更新與沉思的日子。

2. 倒推法排每「月」行程,記得估算緩衝時間

《槓桿時間術》作者本田直之認為,規畫行程可以分為兩種,一是主動的積極規畫,另一種則是消極安排。後者依照別人發送的開會通知或規定的截止日期,被時間追著跑;前者則是自行訂定明確的目標,確認為了達成目標有哪些準備工作要做,將這些準備工作以倒推的方式落入月行事曆中,安排時程。

舉例來說,如果目標是做到 100 萬營業額,就要評估如果要達成數字需要有多少客戶下訂單,為了拿到這些訂單,幾號之前要拜訪多少家客戶、要拜訪客戶之前要準備哪些必要的清單或資料,然後這些資料在何時之前要準備齊全。

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俯視全局、逆時回推排程

排好之後你還要檢視,這是否是一個可行的計畫表,而不是寫著好看而已。《如何不被老闆塞滿你的時間》提醒,最好估出一切順利的極限值和最保守的充裕值,將充裕值減去極限值的天數除以二,做為緩衝時間,以極限值加上緩衝時間排入進度表。

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最恰當工作天數

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