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你是個好主管嗎?一張圖盤點你的「領導力」

2016-11-22 編譯‧整理 黃莉恩
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當主管聽起來很讚,但實際上它是個大挑戰!你可能遇到團隊績效不佳、員工之間有矛盾衝突,雖然痛苦萬分,主管還是要扛起責任,出面把所有的事情處理妥當。但做為一個好主管不應該讓這樣的情況發生,因為底下的員工都以我們為榜樣。

事實上,管理職就是一種長期的修練,需要主管持續努力自省和調整,才有機會做得更好。《SUCCESS》雜誌提供了以下的小測驗,讓你檢視自己練到哪一個等級了:

你是一個好主管嗎
高佳吟/製圖

主管該時時提醒自己的5個管理要訣

想增加領導力,提升管理技能,《SUCCESS》以及著名企業主管顧問 Mikaela Kiner建議你時時檢視這5個管理要訣,提醒自己做得更好:

1. 擘畫願景,設立明確的團隊目標

多數員工希望能在具有遠大目標的工作中扮演重要的角色,主管可以站在他們的立場,依據其擅長的技能、想學習的能力及職涯計畫等,規劃每位成員在發展藍圖中的角色,並讓員工了解他們被分派到的任務及例行事務是如何和大目標產生連結,就如同賈伯斯曾說過的" connect the dots”,使部屬覺得受重視,並對團隊未來前景感到緊密相關而抱有工作熱情。

2. 徵求團隊成員的回饋意見

鼓勵員工說出疑問及意見,像是對你領導方式的建議,或是對團隊願景的疑慮。不過,在尋求回饋時,一定要先向員工清楚地傳達對這些意見的重視,並感謝願意說出意見的員工。員工陳述的過程也不要充滿防禦心、急著打斷。

問問題的方式也有技巧。許多主管會問部屬:「你覺得這個決策如何?」「你認為我剛剛的說明夠清楚嗎?」這時候,部屬可能會礙於人情壓力,只會講出讚美的話,並不會給予真正的意見。比較好的方法是把問題問得更具體,讓部屬有機會提供改善的建議,像是「我剛想強調XYZ這三點,你覺得該怎麼說?我怎麼表達能夠更加清楚?」若是仍擔心部屬不敢說實話,也可使用匿名回饋的方式。

3. 定期檢視曾經做過的決定

反思自己身為領導者的行為及決策。問自己:哪些決策有好的成果?若是未來碰到類似的狀況,如何做得更好?你崇拜的領導者或是以心目中理想的領導方式會如何處理這件事?

4. 給予部屬發揮的空間

好主管關心員工,了解他們的抱負、願望及能力,清楚傳達工作目標及做事方法後,提供足夠的資源及支持,放手讓員工去做,讓他們能夠成長。但是不要在交派任務後一直從旁干預、緊迫逼人,或是突然把不會游泳的員工丟進深海中,卻不提供救生圈。

5. 誇獎團隊及部屬的各種成就

公開獎賞對團隊有傑出貢獻的員工,並即時給予獎勵。例如,在電影《高年級實習生》(The Intern)中,高年級實習生班(勞勃狄尼洛飾演)清空辦公室長期堆滿雜物的桌子後,安·海瑟薇飾演的主管茱兒,立即公開誇獎:「這是這週發生最棒的事了!」,並拉繩子敲鐘宣布,請其他員工一起鼓掌。

一個好的主管從不停止學習如何當個更好的領導者。每天學習、挑戰自己,並觀察進步之處,建立榜樣,很快就能發現你的員工跟隨著你的腳步一同成長,你們將一起達到前所未及的目標。就如國際政治學大師亨利·季辛吉說:「領導者的使命,是帶領他的隊友到他們過去從未到達的高度。」

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原文出處 / SUCCESSMOTIVATIONGRID

製圖 / 高佳吟

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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