製作簡報總是讓你感到苦惱嗎？如果老是在深夜面對空白的PowerPoint一籌莫展，那只說明了一件事：你準備簡報的方法完全錯誤。

想要準備一場成功的簡報，第一步絕對不是馬上打開簡報軟體。正確的作法應該是確定你的主題與聽眾，並以此擬定策略，對症下藥。具體而言可以從聽眾的「基本資料」、「心理狀態」以及「與你的關係」，三個面向著手分析。

1. 基本資料

基本資料包含年齡、性別、產業、專業知識含量等資訊。從聽眾的基本資訊可以瞭解聽眾究竟是哪些人，以及他們有什麼共通性。比如說若是針對年輕人簡報，可能就要穿插一些輕鬆的題外話。若對象是中年世代，就要考慮縮短簡報長度以節省聽眾的時間。

請特別注意聽眾的專業知識背景，像是對首次合作的客戶進行簡報，就要避免使用過多的專有名詞，以免吃力不討好又造成對方的負擔。

2. 心理狀態

聽眾的心理狀態包含心情、期望、態度，想取得這類資訊通常要事先與聽眾進行初步接觸，或是向主辦窗口探聽情報。

其中你最該關心的，是聽眾對你的主題抱持何種態度？若是聽眾傾向支持你的觀點，請放心發揮專業，從理性的角度作「說明」。若是聽眾較為保守甚至反對你的立場，就要想想怎麼以感性的方法來「說服」聽眾。

3. 聽眾跟你的關係

聽眾與你的關係是這三點中最重要的一項。聽眾可能是客戶、同業、主管機關、上司下屬，無論如何，簡報內容必定要圍繞著講者與聽眾間的關係建立。這不只是職場倫理上的考量，更會高度影響聽眾的吸收效果。

瞭解聽眾後，試著與聽眾建立連結

常常有人會問，我想講的內容和聽眾想聽的內容，哪一個比較重要？答案是讓聽眾對你想講的內容感興趣，才最重要。想成功吸引觀眾注意，必須在開場就讓聽眾覺得主題與他相關。為了達到這個目的，可以將開場白分成兩部分：

1. 建立聽眾與講者的連結

開場白除了讓聽眾大致瞭解主題與內容大綱之外，更重要的是讓聽眾知道你是誰，並在第一時間博取聽眾的好感與信任。為了達到這個目的，自我介紹的內容應該遵守MVP法則：

Me:個人的賣點，你有什麼專長以及值得一提的經驗？
Value:可提供的價值，你能不能符合聽眾的期待，或是解決他們的問題？
Prove:專業度的證明，包含學歷、年資或是歷年業績等客觀證據。

自我介紹要依據場合與對象選擇重點介紹，且無論如何一定要簡短清楚。過於私人的資訊，像是住處、親人或是成長背景等，應該盡量避免提及，因為聽眾不會想知道，知道了也沒有用。

2. 建立聽眾與主題的連結

你的簡報內容究竟能帶給聽眾什麼好處？如果不能在開場立刻打中聽眾的內在需求，就難以引起聽眾繼續聽講的動機。如此一來不但浪費雙方的時間，更有可能因此讓聽眾對你個人留下不良的印象。

要在開場馬上引起聽講動機，可以運用以下3個方法：

• 講結論
  開門見山地提出整個主題的結論，並說明這個結論能帶給聽眾什麼好處。
  延伸閱讀>> 講重點就好！兩個說話SOP，讓你在任何場合都應對自如

• 提出驚人的事實
  用這種方式吸引聽眾是內容農場或電視新聞常用的手法，但身為專業的簡報者，可不能只是危言聳聽。描述的語氣也許可以稍微誇大，但同時要提出相對應的證據。畢竟過於驚人的事，若缺少數據或是專家的證詞背書，會非常難以說服聽眾。

• 提問
  丟出關鍵問題並徵求聽眾的回應。除了提高台上與台下的互動性，讓聽眾思考問題也能幫助他們更容易理解接下來要講述的內容。

（本文整理自經理人商學院課程 ＜商業簡報力＞）

延伸閱讀 /

1. 別再做塞滿字的投影片了！10個設計原則，讓你的簡報超專業

2. 47套商務免費簡報範本下載，支援 PPT Google 簡報

製圖 / 楊婷宇