Managertoday 經理人

簡報會不會成功,在你打開電腦前就決定了!3 個一定要做的事前準備

2019-11-13 15:37:58
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2016-12/img-1483017157-12260@900.jpg
製作簡報總是讓你感到苦惱嗎?如果老是在深夜面對空白的PowerPoint一籌莫展,那只說明了一件事:你準備簡報的方法完全錯誤。

製作簡報總是讓你感到苦惱嗎?如果老是在深夜面對空白的PowerPoint一籌莫展,那只說明了一件事:你準備簡報的方法完全錯誤。

想要準備一場成功的簡報,第一步絕對不是馬上打開簡報軟體。正確的作法應該是確定你的主題與聽眾,並以此擬定策略,對症下藥。具體而言可以從聽眾的「基本資料」、「心理狀態」以及「與你的關係」,三個面向著手分析。

1. 基本資料

基本資料包含年齡、性別、產業、專業知識含量等資訊。從聽眾的基本資訊可以瞭解聽眾究竟是哪些人,以及他們有什麼共通性。比如說若是針對年輕人簡報,可能就要穿插一些輕鬆的題外話。若對象是中年世代,就要考慮縮短簡報長度以節省聽眾的時間。

請特別注意聽眾的專業知識背景,像是對首次合作的客戶進行簡報,就要避免使用過多的專有名詞,以免吃力不討好又造成對方的負擔。

2. 心理狀態

聽眾的心理狀態包含心情、期望、態度,想取得這類資訊通常要事先與聽眾進行初步接觸,或是向主辦窗口探聽情報。

其中你最該關心的,是聽眾對你的主題抱持何種態度?若是聽眾傾向支持你的觀點,請放心發揮專業,從理性的角度作「說明」。若是聽眾較為保守甚至反對你的立場,就要想想怎麼以感性的方法來「說服」聽眾。

3. 聽眾跟你的關係

聽眾與你的關係是這三點中最重要的一項。聽眾可能是客戶、同業、主管機關、上司下屬,無論如何,簡報內容必定要圍繞著講者與聽眾間的關係建立。這不只是職場倫理上的考量,更會高度影響聽眾的吸收效果。

瞭解聽眾後,試著與聽眾建立連結

常常有人會問,我想講的內容和聽眾想聽的內容,哪一個比較重要?答案是讓聽眾對你想講的內容感興趣,才最重要。想成功吸引觀眾注意,必須在開場就讓聽眾覺得主題與他相關。為了達到這個目的,可以將開場白分成兩部分:

1. 建立聽眾與講者的連結

開場白除了讓聽眾大致瞭解主題與內容大綱之外,更重要的是讓聽眾知道你是誰,並在第一時間博取聽眾的好感與信任。為了達到這個目的,自我介紹的內容應該遵守MVP法則:

Me:個人的賣點,你有什麼專長以及值得一提的經驗?
Value:可提供的價值,你能不能符合聽眾的期待,或是解決他們的問題?
Prove:專業度的證明,包含學歷、年資或是歷年業績等客觀證據。

自我介紹要依據場合與對象選擇重點介紹,且無論如何一定要簡短清楚。過於私人的資訊,像是住處、親人或是成長背景等,應該盡量避免提及,因為聽眾不會想知道,知道了也沒有用。

2. 建立聽眾與主題的連結

你的簡報內容究竟能帶給聽眾什麼好處?如果不能在開場立刻打中聽眾的內在需求,就難以引起聽眾繼續聽講的動機。如此一來不但浪費雙方的時間,更有可能因此讓聽眾對你個人留下不良的印象。

要在開場馬上引起聽講動機,可以運用以下3個方法:

  • 講結論
    開門見山地提出整個主題的結論,並說明這個結論能帶給聽眾什麼好處。
    延伸閱讀>> 講重點就好!兩個說話SOP,讓你在任何場合都應對自如

  • 提出驚人的事實
    用這種方式吸引聽眾是內容農場或電視新聞常用的手法,但身為專業的簡報者,可不能只是危言聳聽。描述的語氣也許可以稍微誇大,但同時要提出相對應的證據。畢竟過於驚人的事,若缺少數據或是專家的證詞背書,會非常難以說服聽眾。

  • 提問
    丟出關鍵問題並徵求聽眾的回應。除了提高台上與台下的互動性,讓聽眾思考問題也能幫助他們更容易理解接下來要講述的內容。

(本文整理自經理人商學院課程 <商業簡報力>)

延伸閱讀 /

1. 別再做塞滿字的投影片了!10個設計原則,讓你的簡報超專業

2. 47套商務免費簡報範本下載,支援 PPT Google 簡報

製圖 / 楊婷宇