Managertoday 經理人

忙了一整天卻覺得一事無成?花10分鐘做這兩件事,讓明天的工作事半功倍!

2019-11-14 00:50:30
Managertoday
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腦科學指出,人類天生擅長「分心」。在這個資訊隨手可得、科技無所不在的世代裡,我們的注意力常在無意間被挾持,這種狀況如何避免?又怎麼應對?

湯姆今早11點要進行提案,但他進公司第一件事是快速瀏覽信箱,想說只要回覆重要信件即可,1小時過後,終於回覆完信件,但這時,卻有客戶突然拜訪……。

最後雖然趕在開會前10分鐘完成提案準備,但他卻開始質疑提案內容:這裡的邏輯不太對、這些點子看起來是否太天真、部屬有能力完成提案嗎?

在這個資訊隨手可得、科技無所不在的世代裡,我們的注意力常在無意間被挾持——同事閒聊、電話響了、老闆寄來的e-mail——這些事雖然不緊急,但常逼得我們不得不放下手邊的工作,接續完成。

注意力是由多個腦區共同運作,大腦會引導我們把注意力從原本聚焦的事物抽離,轉向環境中的變化。舉例來說,當我們正在看菜單時,聽到服務生走來點餐,就會不自覺把注意力從菜單轉為回應服務生。

這種「抽離」與「轉向」是一種適應能力,包括對意外做出反應、跟上周遭的變化等,讓我們天生就擅於分心。想想看,我們查看e-mail、通訊軟體訊息通知,是因為這件事很重要,還是只是出於慣性?

一旦我們的注意力被新事物吸引時,通常會忘記原本的工作,暫時去處理別的事,但當我們再回過頭處理被打斷的事,又要花更多時間進入狀況。

專注力就像肌肉,可以透過訓練強化肌耐力

畢竟人腦與電腦不同,無法多工處理(multitasking),也就是說,人無法同時做很多事。即使有些人覺得自己可以一心多用,但以開車為例,邊講電話邊開車,發生意外的機率是專心開車的4倍,跟酒駕肇事的機率一樣高。

多工除了降低工作效率,也讓我們的記憶力變差。當我們全神貫注時,大腦有足夠的時間吸收、整理資訊,深植長期記憶,而一心多用會讓我們一次接收太多資訊,反而無法消化。

如果要讓自己更專注,第一步要先移除分心事物:關閉電話、各式科技裝置,讓自己擁有一段不受干擾的時間,提升專注力。

假如你的辦公空間是開放式的,或者因為職務關係,會有很多人找你溝通討論,你可以為自己預訂一間會議室,在某段時間待在裡面,擁有一段不被打擾的時空。

再來,就是提高專注力。有效掌握注意力的秘訣,就是要意識到自己在做什麼。「專注力」就像肌肉一般,愈不常用就萎縮愈快,但也可以透過訓練,讓自己不再那麼容易分心,工作更有效率。

一、靜坐冥想:專注呼吸吐納,拋開雜念

製圖 / 陳姿伶

1. 注意呼吸

選擇最舒服的姿勢,閉上眼睛。將注意力轉向呼吸,可以用數數的方式專注在吸吐。

2. 出現雜念

心中若有未竟之事,如突然想起有事情沒通報主管,又或者是因為感受到身體的不適感等,這些念頭都會在我們靜下心來時不自覺浮現。

3. 覺察注意力分散

發現注意力分散是很重要的事,因為一旦我們能自我察覺,就能靠自己的意念恢復原狀,不再被思緒牽著走。

4. 拉回注意力,拋開雜念

當查覺到自己的雜念不斷湧現、注意力開始分散時,不要太快責備自己,可以藉此觀察雜念湧現的狀態,讓頭腦和心留白,發現自己有選擇權(可以繼續觀察,也可轉回注意力),再慢慢讓注意力回到呼吸。

冥想結束後,花點時間回顧這次經驗,並思考:我帶著什麼樣的意圖冥想?這是一次怎樣的經驗?開始前跟結束後有什麼差別?讓自己每一次的冥想都是有意識、有目的,並在結束後修正。

每天只要花個10分鐘,如此反覆練習,就能讓自己在生活或工作中有更好的表現。

二、詳列待辦清單,優先處理最重要的事

強化專注力之後,幫自己分辨工作優先順序,能加快工作效率,也能優化內容。

1. 重要工作優先做:

在你的待辦清單中,哪件事最需創造力、最具效益?把它排在早上進公司處理的第一件事,在最具生產力的時段完成它。

2. 固定時間回e-mail:

一天只用一小時查看、回覆e-mail,並可以向同事們講明,有急事請打電話。你會發現,被打擾的次數將會降低。

3. 前一天先做決定:

平常可在前一天決定隔天的工作排程,若隔天是重要或忙碌的工作日,可以連吃什麼、穿什麼都一併決定,這樣,當天就把能量留給重要的事。

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資料來源:《Google最受歡迎的正念課》,大是文化出版;《每天最重要的2小時》,大塊文化出版