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不要告訴別人,自己默默做就好的4個暗黑工作術,偷回寶貴的工作時間!

2019-12-16 02:32:59
Managertoday
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你該經常懷疑「這是真的該做的工作嗎?」先從以下3個標準找出不必做的工作:1不需要自己做也可以的工作;2不重複做一樣的工作;3時間久遠,做起來已經沒有價值的工作。

有一定資歷,位居在組織中層、實力堅強的一批幹部,可能是公司內的初中階主管或資深工作者,常感覺到心力交瘁。因為一方面,他們要負起帶人、管理的責任;另一方面,也還有自己執行的日常業務,被不斷膨脹的工作量追著跑。到了再怎麼加班也無濟於事的時候,或許該重新檢討工作。

職場教練、暢銷書作者俣野成敏建議工作者要經常質疑 「這是真的該做的工作嗎?」 先從以下3個標準找出不必做的工作:1不需要自己做也可以的工作;2不重複做一樣的工作;3時間久遠,做起來已經沒有價值的工作。

還是不知道該刪除哪些工作?不妨參考俣野的暗黑工作術,把自己的寶貴時間神不知鬼不覺地偷回來!

1. 不要太有責任感,把一件事情做到最後

中間管理職的主管,經常掙扎工作什麼時候可以放手讓部屬完成。用料理來做比喻的話,就是食譜也有了,主管備好料,就該讓部屬站到火爐前。甚至於,主管也不一定自己把食譜都寫完,就像是做到一半的提案,讓部屬接手完成,讓他從中領悟出自己的食譜。

授權是為了培育和養成部屬,把工作交給他,自己才有更多時間,挑戰難度更高的工作。對於一些很有責任感(嚴重些是控制欲)的主管來說,特別困難。這好像把最後的功勞留給部下,自己得不到成就感,但別忘了,這也是主管要學習的課題。

2. 安排可專心的工作時間,不要一直幫老闆跑腿

工作會做不完的另一個理由是,一直有突發工作找上門來。比如說,老闆突然交代這份簡報他想在今天拿到,所以你為了完成老闆的工作,把自己的截止期限擺到一邊。但想想,這些工作會交到你頭上,不過就是因為老闆剛好看到你在而已。

俣野建議,主管需要設下專心工作不被打擾的時間,你可以定一個一人會議時間。訂個會議室安靜做自己的事。老是當老闆的跑腿,自己的工作就永遠都做不完。當然,新人時期做雜事是沒得選,到了中間管理層,「選擇工作」也是必修學分。

3. 沒有必要的會議,不去也沒關係

幾乎沒有例外地,每家公司的會議都很多。主管們都有過為了開會,沒時間工作,最後只好留下來加班的經驗。俣野說他以前在公司上班的時候,如果會議多到令人困擾的程度時,他就會判斷哪些會議沒有出席的必要。比如說,自己要簡報、左右團隊方向的會議當然要參加;相反地,若是沒有發言機會,重要性也不高的會議,只要會後追蹤結論就好。

那,要怎麼不去開會呢?你需要一個正當性,那就是安排一個重要的約會和會議衝突。讓其他人知道你是因為要拜訪重要客戶,必須親自提案所以才不能出席。不僅讓其他人沒話可說,還能有效利用(原本會浪費在開會)的時間。

4. 順便寫給你的EMAIL就別讀了吧!

每天蜂擁而至的email,要一封封妥善處理的話,時間再多也不夠用。其實,對自己重要性低的email,不讀也無所謂。比如說,很多信跟自己的業務沒有直接相關,卻CC(副本)來了一堆。這種時候,就可以主動提醒說,下次這些信直接聯絡OOO就好了,不用CC我。

一定需要在團隊間共享的情報,如果不使用email,也可考慮雲端共用或利用通訊軟體,有重要的事才提醒你,團隊也不會漏失情報。


一定有你可以不做的工作。只要你不做,就省下了一些時間,給真正重要的事。

編譯自《THE 21》2016.12月號

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