整理‧撰文 林庭安
覺得時間不夠用？以「未計畫表格」規劃時程，不再被死線追著跑！
下周有個重要提案的截止日期，你望向桌上的行事曆，發現下周每天都被安排了至少一個會議，必須在這周挪出時間準備。回頭查看這周待辦事項，卻發現每天都有不同提案的「死線」，根本無法抽出時間……。
雖然每次接到新任務，都提醒自己要早點開始行動，但追趕不同任務死線的情形，每隔一段時間就會循環一次，究竟是什麼原因？
把「未來的自己」納入考量，提前做規畫
《拖延心理學》指出，人是以過去、現在及未來做為定位時間的基準，如果只偏重其中一個時間觀點，對事情的看法就會有偏差。
舉例來說，假設你抽獎中了10萬元，你會存下做為退休基金，還是出國好好享受？紐約大學心理學教授哈爾．賀斯菲爾德（Hal Ersner-Hershfield）提出的「時間折價」（Temporal discounting）為此做了註解：即使當前目標（出國旅遊）沒有長期目標（存退休基金）重要，大家還是比較可能先做眼前、能馬上獲得利益的事情，而不是做對未來重要的事。
這是因為我們沒把「未來的自己」納入考量，只要事件或目標的完成時間在遙遠的未來，就會給人不真實感，讓我們做出短視近利的決定。
時間管理專家亞倫．蘭凱（Alan Lakein）曾說： 「規畫是把未來帶到當下，以便現在就先做點事情。」把未來納入考量，提前做規畫，就不會因截止期限將至而驚慌失措。
追蹤自己的時間，把心思放在「已完成」的事項
不過，由於許多人常無法落實排定的計畫，失望之餘，索性就放棄規畫。心理學家尼爾．費奧瑞（Neil Fiore）發明一種方法，不是以「該做什麼」為基礎，而是以「未計畫表格」（un-schedule）追蹤自己的時間。
「未計畫表格」詳列每周每個時段（以1小時為單位），把整周預定要做的事及預估進行時間標註在表格中，無論公事或私事都記錄。例如，在周二下午12：00～1：30的格子裡填入與朋友聚餐、周三上午10：00～12：00填入部門例會，以此類推。
剩下的空格就是能執行計畫的時間，是否有足夠時間完成目標將一目了然。
執行計畫時，一旦投入1小時，就在表格上把那格時間塗滿，以記錄進度。這樣做的用意不是「刪除待辦事項」，而是幫助我們 把注意力放在「已完成」的事情上，不會再掉進無法履行承諾的挫折感裡。
