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覺得時間不夠用?以「未計畫表格」規劃時程,不再被死線追著跑!

2019-11-19 11:12:34
Managertoday
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每次接到新任務,都提醒自己要早點開始行動,但追趕不同任務死線的情形,每隔一段時間就會循環一次,究竟是什麼原因?

下周有個重要提案的截止日期,你望向桌上的行事曆,發現下周每天都被安排了至少一個會議,必須在這周挪出時間準備。回頭查看這周待辦事項,卻發現每天都有不同提案的「死線」,根本無法抽出時間……。

雖然每次接到新任務,都提醒自己要早點開始行動,但追趕不同任務死線的情形,每隔一段時間就會循環一次,究竟是什麼原因?

把「未來的自己」納入考量,提前做規畫

《拖延心理學》指出,人是以過去、現在及未來做為定位時間的基準,如果只偏重其中一個時間觀點,對事情的看法就會有偏差。

舉例來說,假設你抽獎中了10萬元,你會存下做為退休基金,還是出國好好享受?紐約大學心理學教授哈爾.賀斯菲爾德(Hal Ersner-Hershfield)提出的「時間折價」(Temporal discounting)為此做了註解:即使當前目標(出國旅遊)沒有長期目標(存退休基金)重要,大家還是比較可能先做眼前、能馬上獲得利益的事情,而不是做對未來重要的事。

這是因為我們沒把「未來的自己」納入考量,只要事件或目標的完成時間在遙遠的未來,就會給人不真實感,讓我們做出短視近利的決定。

時間管理專家亞倫.蘭凱(Alan Lakein)曾說: 「規畫是把未來帶到當下,以便現在就先做點事情。」把未來納入考量,提前做規畫,就不會因截止期限將至而驚慌失措。

追蹤自己的時間,把心思放在「已完成」的事項

不過,由於許多人常無法落實排定的計畫,失望之餘,索性就放棄規畫。心理學家尼爾.費奧瑞(Neil Fiore)發明一種方法,不是以「該做什麼」為基礎,而是以「未計畫表格」(un-schedule)追蹤自己的時間。

「未計畫表格」詳列每周每個時段(以1小時為單位),把整周預定要做的事及預估進行時間標註在表格中,無論公事或私事都記錄。例如,在周二下午12:00~1:30的格子裡填入與朋友聚餐、周三上午10:00~12:00填入部門例會,以此類推。

剩下的空格就是能執行計畫的時間,是否有足夠時間完成目標將一目了然。

執行計畫時,一旦投入1小時,就在表格上把那格時間塗滿,以記錄進度。這樣做的用意不是「刪除待辦事項」,而是幫助我們 把注意力放在「已完成」的事情上,不會再掉進無法履行承諾的挫折感裡。

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