編譯‧整理 張玉琦
按出傳送鍵後才大喊糟了？專業人士不該犯的7個email錯誤
平常公事往來最常用的工具非 email 莫屬，比打電話輕鬆，又不像即時通訊那麼親密。不過，正因為大家都可以幾秒間寫一封 email，很容易一不注意就忘了附件或寫錯對方的姓名，一點疏忽就可能對你的印象扣分，嚴重點還讓人懷疑公司的可信度。
致力於推動 email 效率和公司 email 規則的日本電子郵件協會代表理事平野有朗，提出 7 個最常見的 email 錯誤，以及防範的方式。
1. 相似的 email 地址容易選錯
現在的 email 帳戶多半都有自動完成（auto-complete）的功能，也就是只要打前面幾個字它就會建議地址。看起來方便，其實是陷阱呢，比如公司裡可能有兩個 Amy，妳想寄給業務部的卻選到行銷部的，業務部的 Amy 覺得奇怪開會怎麼沒通知她，行銷部的 Amy 則收到一封沒頭沒腦的信。
想避免這件事，一個確實的方法是回覆之前對方寄給你的信，再把改掉主旨和前文。或者是，從之前來往的信件中，複製對方簽名檔的 email 地址。
2. 該「回覆全部」的信，卻只回給主要收件者
當信件中包含副本時，常常需要「回覆全部」讓所有收件人都收到更新。常見的錯誤就是，應該「回覆全部」的時候，卻只回給主要寄件者。
要避免這件事，平常要養成檢查 CC（副本）欄位的習慣，特別是副本人數較多時，注意每個人的姓名和職稱順序。
3. 喜歡用 BCC（密件副本）
平常最好不要使用 BCC（密件副本），為什麼呢？因為常常你要用 BCC 的時候會不小心放到 CC 裡，讓收件者知道你還寄給了誰。要防止 BCC 和 CC 的誤用幾乎是不可能的事。而且，BCC 的收件者還是有可能把信件寄給別人。
4. 忘記附件 / 附錯檔
大概每個人都有過，該附件的信，沒有附件就傳送出去的經驗。需要附件時，一定要在信件內容中寫明你有附件。不然，對方收到沒附件的信，也不會知道你漏了東西，可能耽誤工作時程。另一個常犯的錯誤是，把要寄給 A 客戶的附檔，誤寄給了 B 客戶，因為檔名都叫做契約、請款單之類的。
如果要附檔，請附了檔再寫信，信中註明你有附什麼檔案。檔案的名稱不要取得相近，要一眼就看出來內容，例如「20170609_B公司_合約書」。
5. 內文姓名錯誤
因為打字輸入的關係，常常都會出現同音字，很容易打錯對方姓名中的一個字。姓名寫錯的問題在於，收件者一定一眼就看出來了，但是寄件者常常渾然不覺。等到信件往返好幾次，對方忍不住提醒你之後才覺得自己糗大了。
最好從對方的簽名檔或 email 地址裡複製貼上。如果是第一次寫信給對方，一定要慎重地和名片比對過後才送出。
6. 複製貼上的信件內容忘了修改內文
要寄給多個收件者，同樣內容的信時，會複製貼上第一封信，結果忘記修改姓名和文內數字，例如發邀請函或得獎通知的時候。在一開始作為範本的信件內容裡，把應該修改的字，如日期、姓名、職銜，用醒目的符號標註起來，提醒自己不要忘記改。
7. 忘記回信 / 回得太遲
通常會發生這種狀況，都是看了信之後沒有馬上回覆的關係。最好遵守，「讀完馬上回信」的原則，不然想著「晚點再回」最後就會忘記回。當下沒辦法回覆的信件怎麼辦？很簡單，讀完之後設成「未讀」，或者乾脆就先別開信，總之不要讀完信放著。
（本文編譯自《THE 21》）
