按出傳送鍵後才大喊糟了?專業人士不該犯的7個email錯誤


平常公事往來最常用的工具非email莫屬,比打電話輕鬆,又不像即時通訊那麼親密。不過,正因為大家都可以幾秒間寫一封email,很容易一不注意就忘了附件或寫錯對方的姓名,一點疏忽就可能對你的印象扣分,嚴重點還讓人懷疑公司的可信度。

致力於推動email效率畫和公司email規則的日本電子郵件協會代表理事平野有朗,,提出7個最常見的email錯誤,以及防範的方式。

1. 相似的email地址容易選錯

現在的email帳戶多半都有自動完成(auto-complete)的功能,也就是只要打前面幾個字它就會建議地址。看起來方便,其實是陷阱呢,比如公司裡可能有兩個Amy,妳想寄給業務部的卻選到行銷部的,業務部的Amy覺得奇怪開會怎麼沒通知她,行銷部的Amy則收到一封沒頭沒腦的信。

想避免這件事,一個確實的方法是回覆之前對方寄給你的信,再把改掉主旨和前文。或者是,從之前來往的信件中,複製對方簽名檔的email地址。

2. 該「回覆全部」的信,卻只回給主要收件者

當信件中包含副本時,常常需要「回覆全部」讓所有收件人都收到更新。常見的錯誤就是,應該「回覆全部」的時候,卻只回給主要寄件者。

要避免這件事,平常要養成檢查CC(副本)欄位的習慣,特別是副本人數較多時,注意每個人的姓名和職稱順序。

3. 喜歡用BCC(密件副本)

平常最好不要使用BCC(密件副本),為什麼呢?因為常常你要用BCC的時候會不小心放到CC裡,讓收件者知道你還寄給了誰。要防止BCC和CC的誤用幾乎是不可能的事。而且,BCC的收件者還是有可能把信件寄給別人。

4. 忘記附件 / 附錯檔

大概每個人都有過,該附件的信,沒有附件就傳送出去的經驗。需要附件時,一定要在信件內容中寫明你有附件。不然,對方收到沒附件的信,也不會知道你漏了東西,可能耽誤工作時程。另一個常犯的錯誤是,把要寄給A客戶的附檔,誤寄給了B客戶,因為檔名都叫做契約、請款單之類的。

如果要附檔,請附了檔再寫信,信中註明你有附什麼檔案。檔案的名稱不要取得相近,要一眼就看出來內容,例如「20170609_B公司_合約書」。

5. 內文姓名錯誤

因為打字輸入的關係,常常都會出現同音字,很容易打錯對方姓名中的一個字。姓名寫錯的問題在於,收件者一定一眼就看出來了,但是寄件者常常渾然不覺。等到信件往返好幾次,對方忍不住提醒你之後才覺得自己糗大了。

最好從對方的簽名檔或email地址裡複製貼上。如果是第一次寫信給對方,一定要慎重地和名片比對過後才送出。

6. 複製貼上的信件內容忘了修改內文

要寄給多個收件者,同樣內容的信時,會複製貼上第一封信,結果忘記修改姓名和文內數字,例如發邀請函或得獎通知的時候。在一開始作為範本的信件內容裡,把應該修改的字,如日期、姓名、職銜,用醒目的符號標註起來,提醒自己不要忘記改。

7. 忘記回信 / 回得太遲

通常會發生這種狀況,都是看了信之後沒有馬上回覆的關係。最好遵守,「讀完馬上回信」的原則,不然想著「晚點再回」最後就會忘記回。當下沒辦法回覆的信件怎麼辦?很簡單,讀完之後設成「未讀」,或者乾脆就先別開信,總之不要讀完信放著。

(本文編譯自《THE 21》2017.05.10)

延伸閱讀 /

1. 5種常見英文Email回覆格式,倍增你的工作效率

2. 頂尖人才怎麼溝通?Google 前執行董事長的9條email工作心法

3. 這5件事,你根本不該用email溝通!

萬用職場指南!訂《經理人月刊》二年,送6本經理人實用特刊,優惠價2,880!

出版社:
最實惠的工作指南,現在訂《經理人月刊》2年,就送6本特刊: 《SOP的力量》、《商業圖表製作與應用》、《獨立思考工具箱》、《自我管理》、《人生整理課》、《成功者的職涯規畫術》,優惠價2,880元!
From:: 23.20.120.3

延伸閱讀