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你的投影片對演講有幫助嗎?TED:製作簡報時,要不斷問這個問題

2019-11-12 20:50:11
Managertoday
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演說中,如果能以道具來彰顯要傳遞的訊息,能為演講加分許多。一般來說,投影片是最常見、也最易上手的輔助工具。投影片的功用不是大型提詞機,而是幫助觀眾理解訊息。

(本文出自《經理人月刊》2017 年 7 月號,封面故事:向 TED 學說話的技術

「『超疏水』(superhydrophobic)的奈米技術,能讓噴有塗料的物體排斥水或任何液體。」說畢,TED的講者馬克.蕭(Mark Shaw)把一桶紅色油漆往白板潑去,隨著油漆逐漸從白板滴落,事先用超疏水畫出的「TED」字樣慢慢顯露。蕭不僅完美展示出產品的效能,也串連起主辦單位與聽眾的連結。

演說中,如果能以道具來彰顯要傳遞的訊息,能為演講加分許多。一般來說,投影片是最常見、也最易上手的輔助工具。《TED人氣講者這樣做搶戲投影片》指出, 投影片的功用不是大型提詞機,而是幫助觀眾理解訊息。 當然,如果你覺得自己的演講不必用視覺輔助,也可以讓觀眾的焦點只放在你身上。不過,如果決定要做,就得花心思設計。

TED官方提供的「講者指南」裡也強調,簡報要「以觀眾為重」,它的存在是為了讓觀眾更容易理解主題 。製作投影片時,要不斷問自己:這張投影片的存在,是幫助觀眾,還是幫助自己? 如果投影片對觀眾沒有幫助,甚至會讓他們分心、混淆,就不如不放。

投影片需有整體敘事邏輯,每張簡報歸納一個焦點

製作簡報就像在拍電影,要先想好要對觀眾說一個什麼樣的故事,才能決定用什麼風格、哪種敘事手法。

首先,找出核心訊息,也就是你希望觀眾從這場演講中帶走的概念是什麼。這個核心概念將決定投影片的數量、內容,如果投影片能凸顯概念,就納入;如果不能,就拿掉。

曾替美國前副總統高爾(Al Gore)操刀《不願面對的真相》簡報的南西.杜爾特(Nancy Duarte)指出,在打開簡報軟體之前,要先腦力激盪,「簡報工具會讓你不得不用線性思考,零碎拼湊各個概念,但製作簡報應該從整體著手。」

她建議 把概念寫在便利貼上,就像電影的分鏡圖,每張便利貼代表一張投影片,而每張投影片只講一個概念,若是概念可以用圖表示,就以圖代替文字。

使用便利貼的好處是,書寫空間不大,能抑制想填入多個概念的衝動,且可以隨意調動次序,找出最好的敘事邏輯。

投影片是幫觀眾提示重點,不是你的大型讀稿機

決定簡報順序與數量後,就要開始演練。切記,不要照著投影片一字一句念出,演說家克雷格.范倫坦(Craig Valentine)曾說:

「如果你跟投影片都在說同樣的東西,你們當中有一個是多餘的。」

透過演練,能更確定簡報邏輯是否順暢,也能練習如何解說、串連每張投影片。許多講者在更換投影片時,都會不自覺停頓、切換,這樣會使演講中斷。好的銜接方法應該是用一句話介紹下張投影片的概念,再切換下一張,才能使演說更流暢。

影像有助於理解訊息,但若只是一股腦兒地把數據、表格放進投影片,反而會讓觀眾失去焦點。把數據結合照片,才能加深觀眾的印象。

比爾.蓋茲(Bill Gates)在一場談論能源的演講中提及:「美國肯塔基州的鈾礦足以供應全美國200年的電力」,他不單單只是將文字放上投影片,而是搭配數千桶鈾燃料的照片,強化了他所要傳遞的訊息,也讓觀眾更理解議題的重要性。

無論哪種方法,視覺輔助的前提是「少即是多」,文字愈少愈好,或者直接用圖片說明,風格上也以「極簡」為最高準則,重點擺在「解說」。講者的工作是讓觀眾關心演講的主題,不只是觀賞精美的投影片。

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