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粗心是個性,還是可以改正的行為?4 個專業經理人的防錯祕訣

2019-11-14 11:07:13
Managertoday
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「寄給客戶的簡報內容很不錯,但是有幾個錯字。」「一寄出email,就發現忘記附檔。」這些工作上常見的小瑕疵,雖然可以彌補,卻會成為對方貼在你身上的標籤,輕則影響個人形象,嚴重時甚至會損及公司商譽。

「寄給客戶的簡報內容很不錯,但是有幾個錯字。」「一寄出 email,就發現忘記附檔。」這些工作上常見的小瑕疵,雖然可以彌補,卻會成為對方貼在你身上的標籤,輕則影響個人形象,嚴重時甚至會損及公司商譽。

粗心,是可以改正、避免的嗎?以下歸納多位專業經理人的親身經驗,整理出實用的防錯祕訣:

1. 從不同視角拆解任務,避免遺漏

當專案規模大,工作細項又多又雜,為了避免掛一漏萬,補教公司 FCE 控股人事部門的勝家幸子建議,可以從聽取、聯絡、委託、操作、調查 / 檢討、交涉等視角,來拆解工作任務。

以舉辦頒獎典禮為例,準備得獎影片是「操作」、邀請貴賓就是「聯絡」。列出清單之後,再標明「誰」「做什麼」「何時完成」,清楚列在試算表上,就沒有遺漏的空間。

2. 寄送「今日目標 email」,取得跨部門共識

勝家指出,當主管和相關部門同事對工作進度不了解,就可能產生遺漏或延遲。因此,每天工作結束後,他都會寫下「明日待辦清單」,隔天早上寄出「工作目標 email」,具體寫出當天預定的進度,一方面可以讓主管和相關人士取得共識,另一方面如果自己規畫失誤,同事也能盡快提醒自己。

3. 寫完 email,等 1 分鐘再寄出

就像才關上家門,就驚叫忘記帶鑰匙,email 忘記附檔或寄錯人等小失誤,也通常都是在按下送出鍵之後才會發現。

富士全錄軟體工程師西出康思建議,email 軟體,可以設定寄信時間,只要將送信設定改為「1 分鐘後再寄出」,這樣在按下傳送鍵之後,就有時間做最後檢查。

4. 彼此出聲提醒,提高團隊注意力

任職於 ANA 航空服務部門,負責行李運輸與引導飛機起降的山下寬子說,貨物上下機只要稍有延誤,就會給乘客造成不便。山下說明,團隊以 3 人一組,每一架班機的作業時間不超過 60 分鐘,在急著把事情做完的情況下,又更容易失誤。

所以,工作時要有意識地營造冷靜的氛圍,任何斥責、發怒的行為,都可能讓其他同事緊張犯錯。而要確保工作又快又好,不是自己注意就好,還要讓團隊成員也不犯錯,所以工作時要不斷彼此出聲提醒、以手勢指示作業進度,「只要彼此都能多問一句,就能多防堵一次粗心過錯。」