粗心是個性，還是可以改正的行為？4 個專業經理人的防錯祕訣

「寄給客戶的簡報內容很不錯，但是有幾個錯字。」「一寄出 email，就發現忘記附檔。」這些工作上常見的小瑕疵，雖然可以彌補，卻會成為對方貼在你身上的標籤，輕則影響個人形象，嚴重時甚至會損及公司商譽。

粗心，是可以改正、避免的嗎？以下歸納多位專業經理人的親身經驗，整理出實用的防錯祕訣：

1. 從不同視角拆解任務，避免遺漏

當專案規模大，工作細項又多又雜，為了避免掛一漏萬，補教公司 FCE 控股人事部門的勝家幸子建議，可以從聽取、聯絡、委託、操作、調查 / 檢討、交涉等視角，來拆解工作任務。

以舉辦頒獎典禮為例，準備得獎影片是「操作」、邀請貴賓就是「聯絡」。列出清單之後，再標明「誰」「做什麼」「何時完成」，清楚列在試算表上，就沒有遺漏的空間。

2. 寄送「今日目標 email」，取得跨部門共識

勝家指出，當主管和相關部門同事對工作進度不了解，就可能產生遺漏或延遲。因此，每天工作結束後，他都會寫下「明日待辦清單」，隔天早上寄出「工作目標 email」，具體寫出當天預定的進度，一方面可以讓主管和相關人士取得共識，另一方面如果自己規畫失誤，同事也能盡快提醒自己。

3. 寫完 email，等 1 分鐘再寄出

就像才關上家門，就驚叫忘記帶鑰匙，email 忘記附檔或寄錯人等小失誤，也通常都是在按下送出鍵之後才會發現。

富士全錄軟體工程師西出康思建議，email 軟體，可以設定寄信時間，只要將送信設定改為「1 分鐘後再寄出」，這樣在按下傳送鍵之後，就有時間做最後檢查。

4. 彼此出聲提醒，提高團隊注意力

任職於 ANA 航空服務部門，負責行李運輸與引導飛機起降的山下寬子說，貨物上下機只要稍有延誤，就會給乘客造成不便。山下說明，團隊以 3 人一組，每一架班機的作業時間不超過 60 分鐘，在急著把事情做完的情況下，又更容易失誤。

所以，工作時要有意識地營造冷靜的氛圍，任何斥責、發怒的行為，都可能讓其他同事緊張犯錯。而要確保工作又快又好，不是自己注意就好，還要讓團隊成員也不犯錯，所以工作時要不斷彼此出聲提醒、以手勢指示作業進度，「只要彼此都能多問一句，就能多防堵一次粗心過錯。」