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怎麼與人閒聊才自然?9 種溝通技巧,讓任何人都想跟你多說幾句

2018-05-25 日本溝通大師 齋藤孝
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無論在職場或生活中,我們都會偶然遇見不太熟的朋友,或是一位陌生人。在彼此打完招呼後,要如何自然開啟一段對話,就考驗著你的「閒聊能力」。

巧妙的閒聊有著某種程度的共通性,如果你想要成為閒聊高手,請務必掌握以下 9 個訣竅。

1. 讚美對方顯而易見的優點

要讚美對方顯而易見的優點,優點再小都沒關係。這麼做會產生親密感,替現場氣氛加溫。讚美對方花不了多少時間,只要短短幾秒鐘,就能輕鬆建立互信的基礎。

2. 首先是肯定和同意

閒聊最重要的一點,就是在談話中「不要劈頭就否定對方說的話」、「不要一開始就持反對意見」。有「可是……」、「雖然這樣說……」等口頭禪的人要特別留意,任何人在講自己喜歡的事情時,遭受反駁絕對不會開心。

我們要把對方的談話引導到正面的方向,這樣對方才願意暢所欲言。萬一遇到自己沒興趣或討厭的話題,也請先表示肯定與同意。因此,我們平常要練習在各種事物中找尋優點,不要把好惡看得太重。這麼做就能增加閒聊的題材,並培養出良好的人際關係。

3. 以「提問」回應對方的問題

要提升閒聊的能力,你得先當一個擅長傾聽的人。

讓對方掌握對話主導權,閒聊的氣氛才會更活潑。人類在聽到自己喜歡或感興趣的事情時,會忍不住打開話匣子。所以,我們要用「提問」來回應對方的談話,徹底當一個好聽眾,努力引發出更多的話題。

4. 以「8:2」比例當一個聽眾

前面說要徹底當個聽眾,但只聽不說也很難持續聊下去。再者,對方可能擔心你根本沒有認真在聽。要避免類似的麻煩,在整場閒聊中「讓對方開口講 8 成,自己講 2 成就好」。當然,這種比例需要隨狀況改變而調整。

5. 以「一問二答」方式回應對方的提問

主管或部屬、老師或學生的對談,最常採用「一問一答」的對話方式;亦即上位者問一句,下位者才答一句。用一問一答方式對談,就算你準備再多話題也會聊不開

閒聊就像一來一往的傳球遊戲,假設別人問你:「興趣是什麼?」你只有簡短回答:「看電影。」這是不妥當的做法。

當別人問你興趣是什麼,你在回答完看電影後,不妨加幾句不一樣的內容,例如你之前看了什麼電影,那部電影的評價如何等。也就是用「一問二答」的方式。這樣一來,對方可能接著會問你演員卡司或其他問題,對話就有一來一往的互動了。

6. 尋找雙方的共通點並銘記在心

難得有機會閒聊,不讓對方留下印象就沒有意義。反之,難得有機會見面聊天,忘記對方特質也很可惜。請努力尋找雙方的共通點,以免發生互相遺忘的憾事。例如你很喜歡狗,聊天後你發現對方也喜歡狗。那麼你就容易記得,這個人也是愛狗人士,對方也會記得你是愛狗同好。

因此,在簡短的對談中,我們也該努力尋找雙方的共通點。閒聊講究「共通點」,找到一項可以聊得很開心的共通點就夠了。兩個不期而遇的人,找到一項共通或有交集的話題,聊個幾分鐘後也許又各奔東西。但這樣的萍水相逢多來幾次,就能夠強化我們的人際關係。

7. 愛用時事話題

誠如前述,時事話題是打開話匣子的契機,吸收到資訊後最好馬上拿來用。時事話題是大多數人都感興趣的事情,也是非常好用的閒聊題材。但時事話題很快就過期了,就跟吃壽司一樣講究新鮮度,愈新鮮的題材聊起來就愈愉快。

8. 把日常生活中的疑問當成題材

各位在日常生活中碰到的疑問,也是很棒的閒聊題材。例如,不知道怎麼使用新式的電腦軟體,數位相機的照片不曉得怎麼印出來等。現代的科技產品日新月異,沒有人了解所有產品的使用方法。因此,大家或多或少都有「不曉得該怎麼使用科技產品」的頭痛經驗。換句話說,這是大家都有興趣的問題,很適合當閒聊的材料。

9. 聯想更多話題

增加閒聊題材最好的方法,不光是蒐集各式各樣話題。你可以從一個話題延伸出去,擴展到其他不一樣的話題。當一件有趣的事情找上你,不要只注意事件核心,還要觀察當中每個要素,從中進行各種聯想。這樣一來,話題自然用不完。

(本文整理、摘錄自《大人的溝通全技術》,寶鼎出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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