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你有「Monday Blue」嗎?用錯心態工作,再努力也只能原地踏步

2018-06-04 整理·撰文 楊修
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星期天的晚上,你的星期一憂鬱症提早來到。稍微分析一下這種渾身無力、沮喪煩悶,原因無疑指向「明天又要上班了」。

為什麼上班會讓人如此憂慮?許多人也許會說:「我明明就很賣力工作,卻總是達不到業績要求,無法獲得老闆的賞識。」「每天忙得疲累不堪,眼前總還是有一堆做不完的事情在等著我⋯⋯」總而言之,對廣大的上班族來說,工作基本上是痛苦的、不快樂的。

日本商管暢銷作家小宮一慶認為,這正是許多人無法成功的癥結原因。因為唯有抱著愉快的心情工作,才能擁有充沛的動力提升業績,在精神與經濟上獲得富足與成就感後,繼續快樂地面對下一件工作。如此良性循環,正是一步步邁向成功的方法。

要能心情愉快的工作,必須先有正確的職業觀。他引用日本「經營之聖」稻盛和夫說過的成功方程式,來定義他認同的工作觀念:

人生與工作的成果=能力 X 熱忱 X 思考方式

成功方程式中的能力和熱忱的評分數值介於「0 分」到「100 分」之間;思考方式介於「正負 100 分」。

由於最後成果是三者相乘後的數值,所以,即使能力很好或充滿熱忱,如果思考方式錯誤,最終依然會變成負數值。總而言之,

要想功成名就,關鍵就在於學習正確的思考方式。

要如何培養正確的思考方式?小宮指出,面對工作時,要將自己視為老闆

如果僅僅將工作看成是賺錢的工具,把自己置於被動的一方,別人要求才去做,那麼不管工作多麼有趣,做起來都會變得很辛苦。反之,如果能把自己當成老闆,在工作上就會位於主導地位,也將產生相對的責任,做事主動積極,也能在完成工作的過程中,享受到成就感和愉悅感。

當我們了解怎麼讓自己從工作中得到快樂,就已經踏出邁向成功的第一步。乘著這個勢頭,進一步提升工作能力,才能更有效率掌握業務內容。小宮認為在必須培養的能力中,「深入學習基礎知識」與「做好時間管理」尤為重要。

深入學習基礎知識和技能,強化思考複雜事物的能力

很多人在年輕時工作能力很強,一旦上了年紀之後,職位卻一直停留在某個階段,直到退休。原因就出在,這些人擅長處理一些單純的工作,卻缺乏思考複雜事物的能力,這正是要靠深入學習基礎知識和技能來提升

小宮舉了世界知名建築師安藤忠雄的例子,說明掌握工作本質的重要。安藤在念高中時就決定將來要成為一位建築師,卻因為家中經濟情況出了問題,無法上大學。於是高中畢業之後,他把大阪大學和京都大學工業建築系的教科書全部買齊,並花了一年的時間全部讀完,奠定深厚的建築基礎知識。

我們可以想像,不論安藤天生的美感再怎麼出類拔萃,要是打造出來的建築物,一遇到地震就化為瓦礫的話,恐怕也是無法獲得社會大眾的好評。這些穩固的基礎知識,讓他日後成為一位知名的建築師,甚至當上東京大學的教授。

回到我們的工作上,要檢視自己有沒有掌握工作基礎的方法,可以從身邊的小地方開始。

如果你是銀行行員,你讀過存單背面印的文字嗎?如果你是業務,你有將合約書從頭到尾仔細看過一次嗎?這些細節每天所見,許多人卻視而不見,但這正是工作上的基礎知識所在。

做好時間管理,隨時都能進入工作狀態

小宮也提到時間管理的重要。英文諺語常言「Time is money」,這句話除了有「時間就是金錢」的意思外,他自己另外給了一個詮釋:「懂得時間管理的人,才能創造財富」。

意思是說,所有人擁有的時間都一樣,了解如何有效率地運用這個有限資源的人,就能比別人多創造一些財富。

他認為每個人都有自己工作最起勁的時段,稱為「起始時間」,並盡量利用這段時間集中精神工作。如果你是上午最有精神,就利用這段時間處理一些比較棘手、需要腦力的問題;下午體力較差的話,就趁此時做些整理和打掃等,比較不需要高度注意力的事務。

此外,小宮觀察到工作能力不好的人通常都有一種傾向,就是要花很久的時間才肯開始著手工作;而工作能力強的人,則是很快就能進入工作狀態。

他進一步分析,工作能力差的人往往對開始著手工作有很強烈的抗拒感;相反地,能力強的人都會認真思考事情的優先順序,然後先從非做不可的事情開始處理

想要消除抗拒開始工作的心態,小宮建議先將桌面收拾乾淨,並經常讓桌上保持隨時可以開始做下一項工作的狀態。

舉例來說,如果隔天必須寫一篇報告,就在前一天工作結束時,把準備好的資料先拿出來放在桌上,再離開辦公室。隔天一早進入辦公室時,馬上就能進入工作狀態,減少抗拒感。

(本文取材自《邁向成功,就從自己會的事開始做起》,寶鼎出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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