聰明人都是這樣解決問題！「整理」4大原則，讓你面對雜亂資訊，不再理不出頭緒
為了寫提案，蒐集了一大堆資料，心思和辦公桌一樣雜亂；電腦桌面怎麼一不注意就又布滿了檔案；手機又沒容量了，看來是照片太多……。
每當遇到這種狀況，就知道「整理」的時候到了。不過，你是不是常常對於「該丟什麼、該刪什麼」躊躇不決，拿不定主意？
其實，「整理」的本質就是將複雜的事物簡化，「找出最重要的關鍵」。雖然現在人們已經較少使用隨身聽或音樂播放器，但是蘋果（Apple）的iPod將焦點放在唯一必要的功能—播放，如此精準的簡化設計，正是善於整理的表率。
《一張紙整理術》作者高橋政史提出了整理4大原則，幫助你面對龐雜事物時，輕鬆地以簡馭繁。
1.提出假設：
針對眼前的難題，提出「該如何解決」的假設。建立明確地願景後，才能確定之後「整理」的方向。
例如，主管要你提出「應屆畢業生的員工訓練企畫書」，為了釐清頭緒，你應該先弄清楚以下幾件事：目標對象、目標對象的困境或需求、解決方法、預期結果，以及你現在想提出的概念，同時也是這份企畫書最重要的「論點」。
你可以善用便利貼，記下初步想法，如果假設有誤，也可以反覆檢驗及修正。
2.將事物分類：
提出假設之後，就進入蒐集佐證資料、分類出有用資訊的階段。
一般人常會在這階段碰到像是「我剛剛把重點記去哪了」「我怎麼記了一堆無關緊要的資訊」等困擾。
對此，高橋政史認為，框架可以幫助人連想點子，所以建議將筆記畫成格子狀，以「一格一資訊」為原則，將想到的點子記錄在格子中，並適時用箭頭、圖示，或不同顏色的標記，把靈感連結起來，同時確保每個點子都和主題有關聯。
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3.判定重要性：
將資料分門別類後，即進入排定留下的優先順序階段。
這時候最讓人掙扎的就是「這個、那個都想留著」「我覺得那些資料可能之後會派上用場」，高橋政史將此現象稱為「這個那個症候群」。
想擺脫這個症狀，就是要謹記整理的本質—找出最重要的關鍵。你可以試著思考捨不得丟的原因，並藉由「是否使用過」「重要與否」衡量出事物的重要性。越重要的事物越具價值，應優先處理，至於重要性低的事物，可以暫時置之不理。
高橋政史建議，可以善用矩陣圖，歸納出資料的急迫性及重要性程度，這將能幫助你判斷該從何開始做整理。
4.捨棄不必要的事物：
經過一番過濾篩選，最後將「無法丟棄的事物」列舉出來，而且僅保留排序前三名（可依個人標準衡量）的選項，與其餘選擇果斷切割，這就是捨棄事物的大原則。
管理大師彼得‧杜拉克（Peter F. Drucker）曾說，「成功者在開始新活動前，絕對會將先前的舊活動捨棄。」
當你抓住整理的要領，慢慢養成整理事物的思考與應用能力，開始能簡化複雜的事物時，你將會發現，無論是生活或工作，好像也變得簡單明瞭多了。
圖片來源 / Creative Ignition via Flickr, CC Licensed
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