Managertoday 經理人

我每天要收 800 封信!不想被 email 壓垮,這是我的方法

2019-11-22 10:32:13
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-08/img-1534754026-97430@900.jpg
你一天收到幾封 email?又花了多少時間在處理它們?不少工作者回想 email 的使用狀況時:有時進公司打開信箱,隨即湧入多不勝數的信,光是看完、逐一回覆就耗去一整個早上……根本是專心工作的大敵!

你一天收到幾封 email?又花了多少時間在處理它們?不少工作者回想 email 的使用狀況時:有時進公司打開信箱,隨即湧入多不勝數的信,光是看完、逐一回覆就耗去一整個早上……根本是專心工作的大敵!

美國知名投資家芭芭拉.柯克蘭(Barbara Corcoran)也是如此,根據她粗略統計,她平均一天會收到 700~800 封 email,為了不遺漏任何可能的商機,她會一一打開,但處理這些信卻侵蝕她寶貴的時間和心力,實在恨透了這種接收訊息與溝通方式。

最後,她痛下決心「拋棄」email,甚至讓所有寄信給她的人都知道,別再用 email 打擾她。她設定的自動回覆這麼寫著:「感謝您的來信,我不會回覆您這封郵件。您可以將這封信轉寄給我的助手 Emily ,如果需要聯絡我,請致電給她。」

由助理篩選出必要的信件,再寄到柯克蘭的私人信箱內。與過往近千封的 email 相比,她現在需要處理的信大幅減少,例如要面試員工前,她只收到 3 封必須閱讀的信件。

不過,一般工作者又不像她有助理協助,也無法把分內的工作交代給其他人,怎麼辦?

你可以試著這麼做:

1. 管理收信時間

不少人害怕錯漏任何一封信,而把手機上的 email 通知打開,這也意味著你隨時隨地都在收信。一旦有新郵件進來,工作節奏立刻被中斷,可能得花上好一陣子重新進入原先的工作狀態。

因此,為了讓自己有一段完整的作業時間,就從關閉新信通知開始,減少每隔幾分鐘就檢查信箱的次數,並在固定時間收信,像是中午時段或是某一個小時。

2. 讓寄信者知道何時會收到回覆

如果你擔心這麼做會讓寄信者因等待而焦慮的話,可以仿效柯克蘭:設定自動回覆,主動告知對方知道他將在多久之內(例如 4 小時、或 12 小時)收到你的回信,也避免對方因等不及而頻頻催促的狀況。

3. 不為沒立即回信道歉

有些人會認為要是沒有立即回信,需要在信中道歉,或禮貌性說聲不好意思。但實際上,每封 email 不需要即時回覆,若真的有急事,對方就會打電話過來,實在不需為此致歉。

別在信中寫「很抱歉,回信遲了些」、「不好意思,今天事情比較多,現在才回覆」等句子了,因為你一旦寫了,就等於讓對方認為你「應該」要立刻回信,因此千萬別造成這種無謂期待。

資料來源 / Inc.