你一天收到幾封 email？又花了多少時間在處理它們？不少工作者回想 email 的使用狀況時：有時進公司打開信箱，隨即湧入多不勝數的信，光是看完、逐一回覆就耗去一整個早上……根本是專心工作的大敵！

美國知名投資家芭芭拉．柯克蘭（Barbara Corcoran）也是如此，根據她粗略統計，她平均一天會收到 700～800 封 email，為了不遺漏任何可能的商機，她會一一打開，但處理這些信卻侵蝕她寶貴的時間和心力，實在恨透了這種接收訊息與溝通方式。

最後，她痛下決心「拋棄」email，甚至讓所有寄信給她的人都知道，別再用 email 打擾她。她設定的自動回覆這麼寫著：「感謝您的來信，我不會回覆您這封郵件。您可以將這封信轉寄給我的助手 Emily ，如果需要聯絡我，請致電給她。」

由助理篩選出必要的信件，再寄到柯克蘭的私人信箱內。與過往近千封的 email 相比，她現在需要處理的信大幅減少，例如要面試員工前，她只收到 3 封必須閱讀的信件。

不過，一般工作者又不像她有助理協助，也無法把分內的工作交代給其他人，怎麼辦？

你可以試著這麼做：

1. 管理收信時間

不少人害怕錯漏任何一封信，而把手機上的 email 通知打開，這也意味著你隨時隨地都在收信。一旦有新郵件進來，工作節奏立刻被中斷，可能得花上好一陣子重新進入原先的工作狀態。

因此，為了讓自己有一段完整的作業時間，就從關閉新信通知開始，減少每隔幾分鐘就檢查信箱的次數，並在固定時間收信，像是中午時段或是某一個小時。

2. 讓寄信者知道何時會收到回覆

如果你擔心這麼做會讓寄信者因等待而焦慮的話，可以仿效柯克蘭：設定自動回覆，主動告知對方知道他將在多久之內（例如 4 小時、或 12 小時）收到你的回信，也避免對方因等不及而頻頻催促的狀況。

3. 不為沒立即回信道歉

有些人會認為要是沒有立即回信，需要在信中道歉，或禮貌性說聲不好意思。但實際上，每封 email 不需要即時回覆，若真的有急事，對方就會打電話過來，實在不需為此致歉。

別在信中寫「很抱歉，回信遲了些」、「不好意思，今天事情比較多，現在才回覆」等句子了，因為你一旦寫了，就等於讓對方認為你「應該」要立刻回信，因此千萬別造成這種無謂期待。

資料來源 / Inc.