（本文出自《經理人月刊》2018 年 9 月號，特別企畫：邏輯工作術）

每天早上 8 點半進公司，9 點開會一直到下班，重大決策一定在會議中決定，絕對不會有會而不議、議而不決的情況。會議與會議間空檔的 30～40 分鐘，用來完成較瑣碎的工作，像是回 email、簽公文。

一整天下來，至少收發 150 封 email、參與 6 場會議，平均工作時間 11 個小時，這是台灣恩益禧（NEC）總經理賴佳怡的日常。

即便工作忙碌，賴佳怡下班後還是能留給家人 2～3 個小時，「道理其實很簡單，我每天一定做到今日事，今日畢。」賴佳怡自豪地說，只要到了下班時間，收件匣的未讀提示一定是零，這是十幾年來養成的好習慣，也是達成工作與生活平衡的不二法門。

一開始接任主管時，賴佳怡每天都很焦慮，擔心工作做不完，腦袋總是處於高速運轉的狀態，不僅工作無法順利完成，還把個人情緒帶回家裡。

直到有次先生提醒，「你沒發現當你在家裡打開電腦，就沒有人敢接近你了嗎？」賴佳怡才驚覺，自己的生活竟然只剩下工作。她想，自己一天的工時已經夠長了，回到家所剩不多的時間，應該專注陪伴家人。

從那之後，賴佳怡嘗試改變自己的工作模式，直到現在當主管將近 20 年的時間，摸索出管控經理人兩大時間殺手 —— 會議和 email 的祕訣，帶領部屬實踐效率工作與生活。

開會前先確認目標，確保討論繞著軌道走

主管一定有大大小小的會議，少則 30 分鐘、多則兩個小時，賴佳怡將會議區分成 3 種類型：

• 第一，例行性會議，像是周會、月會。
• 第二，專案會議，比如說政府的標案、客戶的案子。
• 第三，突發會議，可能是臨時情況、專案追蹤。

常態性會議，就可以盡早安排時間，事先了解會議內容、提早做準備。後面兩種屬於目標型會議，賴佳怡習慣以「插旗法」，充分利用時間完成決議。

會議一開始，賴佳怡會詢問主持人「今日的議程最終要達到什麼結果？」確認方向後，再把目標的旗子立在中心，提醒與會者繞著核心發言。只要大家對目標有共識，會議就可以有效進行。

高層不卡簽呈，公司流程才順暢

除了會議之外，還有堆積如山的 email，面對源源不絕的資訊，賴佳怡有自己的一套處理邏輯。首先，處理電子簽呈，公文會影響到作業流程；若因為總經理這關遲遲沒有消息，就沒辦法正常運作。

接著，email 抬頭表示給總經理，內容一定與總經理切身相關，必須趕緊了解狀況；抬頭是給其他人，表示寄件者是附檔給總經理，通常只是盡告知義務。最後，才是處理上述兩類以外的 email。

無法立即處理的 email 該怎麼辦？「所以我沒有 calendar（行事曆）和 mark（郵件標示）沒辦法工作。」賴佳怡說。例如，行銷部報告專案進行的狀況，因資訊部的資料未統計完成，就需要再訂一場會議。這時，就可以利用 email 的提醒功能，設定時間跳出此封 email。如此一來，下班時就能清空收件匣。

採訪前，賴佳怡坐下就問，「今天（採訪）的目標是什麼？」專訪準時在約定的一個小時結束時，她也確認，「我們是不是達到這場採訪的目標了？」如同她的時間管理法則，採訪之前先確立目標，就可以準時、甚至提早完成採訪。

賴佳怡的時間管理心法

1. 整理待辦清單（to-do list）

處於壓力大的情況，把工作一筆筆記錄下來，清空腦袋後，比較可以安撫焦慮的情緒。

2. 提前 3 個月規畫個人行程

避開公司的業務高峰，提早 3 個月安排休假，較容易獲得老闆同意，也有充裕的時間交接。

3. 充分授權，彼此分工

主管不可能每一件事都親力親為，適時放權給小主管，不僅員工感覺被信任，也有自己的思考時間。

賴佳怡

淡江大學資管系、台灣大學管理學院 EMBA 畢業，現任 NEC 台灣總經理。曾任 SAP 台灣總經理、戴爾（Dell）台灣副總經理。