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一天工作 11 小時,如何兼顧家庭與生活?台灣 NEC 總經理持續十幾年的好習慣

2019-11-19 00:08:27
Managertoday
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每天早上 8 點半進公司,9 點開會一直到下班,重大決策一定在會議中決定,絕對不會有會而不議、議而不決的情況。

(本文出自《經理人月刊》2018 年 9 月號,特別企畫:邏輯工作術

每天早上 8 點半進公司,9 點開會一直到下班,重大決策一定在會議中決定,絕對不會有會而不議、議而不決的情況。會議與會議間空檔的 30~40 分鐘,用來完成較瑣碎的工作,像是回 email、簽公文。

一整天下來,至少收發 150 封 email、參與 6 場會議,平均工作時間 11 個小時,這是台灣恩益禧(NEC)總經理賴佳怡的日常。

即便工作忙碌,賴佳怡下班後還是能留給家人 2~3 個小時,「道理其實很簡單,我每天一定做到今日事,今日畢。」賴佳怡自豪地說,只要到了下班時間,收件匣的未讀提示一定是零,這是十幾年來養成的好習慣,也是達成工作與生活平衡的不二法門

一開始接任主管時,賴佳怡每天都很焦慮,擔心工作做不完,腦袋總是處於高速運轉的狀態,不僅工作無法順利完成,還把個人情緒帶回家裡。

直到有次先生提醒,「你沒發現當你在家裡打開電腦,就沒有人敢接近你了嗎?」賴佳怡才驚覺,自己的生活竟然只剩下工作。她想,自己一天的工時已經夠長了,回到家所剩不多的時間,應該專注陪伴家人。

從那之後,賴佳怡嘗試改變自己的工作模式,直到現在當主管將近 20 年的時間,摸索出管控經理人兩大時間殺手 —— 會議和 email 的祕訣,帶領部屬實踐效率工作與生活。

開會前先確認目標,確保討論繞著軌道走

主管一定有大大小小的會議,少則 30 分鐘、多則兩個小時,賴佳怡將會議區分成 3 種類型:

  • 第一,例行性會議,像是周會、月會。
  • 第二,專案會議,比如說政府的標案、客戶的案子。
  • 第三,突發會議,可能是臨時情況、專案追蹤。

常態性會議,就可以盡早安排時間,事先了解會議內容、提早做準備。後面兩種屬於目標型會議,賴佳怡習慣以「插旗法」,充分利用時間完成決議。

會議一開始,賴佳怡會詢問主持人「今日的議程最終要達到什麼結果?」確認方向後,再把目標的旗子立在中心,提醒與會者繞著核心發言。只要大家對目標有共識,會議就可以有效進行。

高層不卡簽呈,公司流程才順暢

除了會議之外,還有堆積如山的 email,面對源源不絕的資訊,賴佳怡有自己的一套處理邏輯。首先,處理電子簽呈,公文會影響到作業流程;若因為總經理這關遲遲沒有消息,就沒辦法正常運作。

接著,email 抬頭表示給總經理,內容一定與總經理切身相關,必須趕緊了解狀況;抬頭是給其他人,表示寄件者是附檔給總經理,通常只是盡告知義務。最後,才是處理上述兩類以外的 email。

無法立即處理的 email 該怎麼辦?「所以我沒有 calendar(行事曆)和 mark(郵件標示)沒辦法工作。」賴佳怡說。例如,行銷部報告專案進行的狀況,因資訊部的資料未統計完成,就需要再訂一場會議。這時,就可以利用 email 的提醒功能,設定時間跳出此封 email。如此一來,下班時就能清空收件匣。

採訪前,賴佳怡坐下就問,「今天(採訪)的目標是什麼?」專訪準時在約定的一個小時結束時,她也確認,「我們是不是達到這場採訪的目標了?」如同她的時間管理法則,採訪之前先確立目標,就可以準時、甚至提早完成採訪。

賴佳怡的時間管理心法

1. 整理待辦清單(to-do list)

處於壓力大的情況,把工作一筆筆記錄下來,清空腦袋後,比較可以安撫焦慮的情緒。

2. 提前 3 個月規畫個人行程

避開公司的業務高峰,提早 3 個月安排休假,較容易獲得老闆同意,也有充裕的時間交接。

3. 充分授權,彼此分工

主管不可能每一件事都親力親為,適時放權給小主管,不僅員工感覺被信任,也有自己的思考時間。

賴佳怡

淡江大學資管系、台灣大學管理學院 EMBA 畢業,現任 NEC 台灣總經理。曾任 SAP 台灣總經理、戴爾(Dell)台灣副總經理。