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閱讀要有效,筆記不能少!4 個筆記術,幫你快速融會貫通、即學即用

2018-10-08 整理‧撰文 陳婉玲
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你都怎麼做筆記的?而又為什麼我們該做筆記?

《麥肯錫的筆記術》與《為什麼聰明人都用方格筆記本?》的作者都一致認為──大腦能記的有限,因此筆記可以是「第二個腦」;對麥肯錫日本分公司前總經理大前研一而言,筆記術不是用來記下別人說的話,而是用來 整理自己的思緒 的。

有些人做筆記時,喜歡東寫一點、西寫一塊,記完了連自己也看不懂;有些人不知道怎麼做筆記,乾脆把老師說的(連同上課說的冷笑話)全部寫在一本筆記本上,最後,考試根本派不上用場;有些人用十幾種顏色區分重點,但後來壓根忘了哪個顏色代表的是什麼……

在《了不起的未來筆記術》提到:

「整理過的資訊是『武器』,未經整理的資訊是『垃圾』。」

事實上,筆記不是把上課聽講的、讀書讀到的,一字不漏地抄好抄滿就好。有條理的筆記,不但能讓你理清思緒、幫助思考,也可以使你念書與工作更加順利。

如何才能做出「有效」的筆記呢?以下 4 種筆記術,提供你參考:

1. 康乃爾筆記法

康乃爾筆記法.jpg
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這套方法被稱為「康乃爾筆記法」,於 1950 年代由美國康乃爾大學(Cornell University)教授華特 ‧ 波克(Walter Pauk)所開發。

康乃爾筆記的好處在於:在你重讀那些匆匆寫下的內容後,用短標題或關鍵字的摘要方式記下,幫你重新消化一次筆記;最後,再將你對整體內容的心得或意見寫在「摘要欄」裡,作為篇章的歸納。因此,在理想狀況下,「摘要欄」的內容會是你已徹底了解、消化、吸收後的資訊。

做法:

  • 將筆記本頁面分成「一大兩小」;
  • 筆記欄(一大):聽講的內容、摘要,如關鍵事件、數據等;
  • 整理欄(一小):重讀筆記欄內容後,把重要的語句、特別的詞彙寫成短標題;
  • 摘要欄(一小):自己對筆記的心得、理解或其他相關聯想;

2. 心智圖

心智圖.jpg
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「心智圖」一般被認為由英國大眾心理學者湯尼 ‧ 博贊(Tony Buzan)所發明,但真正作者為何已不可考了。

愈靠近主題的關鍵字愈抽象,愈遠離則愈具體。

繪製心智圖能幫助你在思考時,能化繁為簡且層次分明地理清次序,不僅可刺激靈感、不偏離主題,更可在整體檢視時,讓你對主題的全貌有客觀的視角。

做法:

  • Step 1:準備一張紙 + 至少 3 種顏色的筆
  • Step 2:將主題寫 / 畫在正中間
  • Step 3:順時針寫上關鍵字,每一條拉出的線,只能對應一種關鍵字
  • Step 4:以放射狀分層向外延伸關鍵字,可在關鍵字周圍加上輔助圖案
  • Step 5:把在不同分支上、卻互有關聯的關鍵字連起來

3. 麥肯錫筆記

麥肯錫筆記術.jpg
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全世界最頂尖的商業顧問公司裡的員工,都是如何做筆記的?

《麥肯錫的筆記術》指出,麥肯錫(McKinsey & Company)顧問協助客戶解決問題時,必須先掌握現況、提出假設、找出問題,才能提供給客戶一個完善的解決方案。這套思考筆記,流傳於整個公司,成為麥肯錫人做筆記的主要架構──任何問題,都能透過它解決。

做法:

  1. 準備 A4 大小、方格 5 mm 左右的方格筆記本
  2. 從頁面上方往下 5 公分處,畫一條橫線切割成:上為標題欄、下為筆記欄
  3. 將標題欄用橫虛線平均分成兩等分:上方是標題、下方是整個內容的結論
  4. 將筆記欄平均分成三等分,由左至右分別記錄:「現狀」、「解釋」、「結論(行動、策略)」

4. XDite 讀書筆記法

XDite 讀書筆記.jpg
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「XDite 讀書筆記」去年由台灣工程師鄭伊廷(筆名 XDite)發明,目的是讓人能在 30 分鐘內讀完一本書,並且做完筆記。這個方法的好處不只是能在短時間內速讀完一本書,還能練習「問對問題」,並從書中得出一個答案。

做法:

  1. 找出你最想問這本書的一個問題
  2. 在 30 分鐘內,摘出 16 個跟你的問題有關的關鍵字
  3. 整理 3 ~ 5 個心得
  4. 根據這張表格,複述對此書的心得給其他人聽

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在我們徹底講解每一本書的過程裡,不妨使用以上 4 種筆記法,寫下聽書心得,讓你即學即用,還能逐步養成良好的閱讀習慣!

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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