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九種「特殊思考模型」的工具與範本,想通難題的有效輔助

esor huang(異塵行者)
2018-03-08
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我們通常都聽過用「心智圖」等工具可以幫助構思,但如果你有實作一段時間,你可能會發現並不是從中心點會畫延伸線就好,更重要的是背後的「思考方法」,也就是我在「心智圖方法教學我的真實經驗版,發散到收納複雜思考的 9 步驟」一文中所要說的。

有了「思考模型」,才能去善用工具。有了「思考模型」,也能幫助我們解決問題時,更快想通難題的前面幾個關卡,因為,你會開始知道怎麼去想更有效。

「思考模型」則有很多變化,同一個問題可以有不同思考流程,不同問題會有不同思考套路。

今天這篇文章,就讓我來整理幾種帶有特殊思考模型的工具與範本,有的會引導你做出年度計畫,有的則會引導你整理一套新知識,重點都在於「有一種特殊的引導規則」,於是你可以循著步驟,更快理清、進入難題的核心。

1. 複雜系統:MetaMap 用系統思考法工具畫圖表:整理好複雜考試理論重點

如果你要整理的是還一團混亂的知識體系,或者你想要釐清某個環環相扣的作業流程,那麼這時候「系統思考法」的「DSRP」模型,會比一般的心智圖、流程圖,更容易讓你畫出每個重點之間的層次與關係。

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2. 年度計畫:Mandalachart 幫你列印一張紙本曼陀羅九宮格年度計劃表格

在規劃一個長期計畫,例如個人年度計畫、公司專案規劃,但是還理不清目標、方向、重點行動時,或許可以試試看「曼陀羅九宮格」的思考模型,利用九格的延伸思考,擴展到 81 格的視野,幫助你看到展開到極致後,之前可能忽略的每個關鍵。

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3. 任務價值:Lean Canvas 精實畫布線上協作與列印:用一張紙理清商業模式

如果你要理清的難題,是跟你的商業價值、產品價值、任務價值有關,那麼或許你可以試試看「Lean Canvas(精實畫布)」這個思考模型,幫助自己找到定位,確認真正能產生的價值。

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4. 正反論辯:圖像化鍛鍊批判性思考:Arguman 幫你畫出論辯地圖

我們在思考時,通常很容易跳到結論,卻缺乏批判性思考,去驗證結論的邏輯性,以及思考反面的可能性。而利用「Arguman」這個線上工具,就可以利用它設定好的格式,從結論回推每一個前提、論點、證據,從而在正反論辯中展開更完整的思考。

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5. 邏輯條理:主題樹狀筆記法:上課讀書筆記第一次寫就有條理

如果要解決在思考時、筆記時,很容易雜亂、重點混亂、缺乏邏輯等問題,可以試試看最簡單的「大綱清單」的整理方式,不要分散的做雜記,而是跟著我上面這篇文章的方法與範例,把所有事情「納入」大綱清單中,幫每個事情都「找到層級與位置」。這時候,條理就會逐漸產生。

你還可以利用「WorkFLowy」或「Dynalist」這類大綱清單工具,去整理腦中混亂的思緒。

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6. 點子激盪:讓腦力激盪法有效!用 Candor 頭腦風暴免費線上工具激發靈感

或許你聽過「腦力激盪(頭腦風暴)會議」,你說不定嘗試過,但發現大家還是激盪不出什麼更好的想法。這有可能是「思考的模型」錯了,沒注意到思考的流程、技巧。而「Candor」這個線上工具,就是一個思考模型,引導你用正確的流程,完成腦力激盪的成果。

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7. 重點整理:用 Evernote 實作康乃爾筆記法,我的心得與範例下載

上面提供的是我的一份康乃爾筆記的範本。這個筆記思考模型,很適合用來整理考試、學習的重點,它讓你同時可以記錄原本內容,但又提示你要提煉出可以引導你回憶的關鍵重點,而我們很多時候忽略了這樣簡單又有效的整理方式。

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8. 情緒整理:練習三階段轉換心情筆記法:放下焦慮情緒的自我書寫技巧

事情要被整理,自己的情緒要需要被整理。只是在整理情緒時,我們可能只是讓心情隨著思緒亂跑,這有可能讓自己愈想愈鑽牛角尖,心情也愈來愈低落。

這時候,情緒也可以套用「思考模型」,上面這篇「轉換心情的筆記範本」,就是我在面對焦慮情緒時的思考模型,循著這樣的步驟,引導自我追問,然後逐步理清真正要面對的問題是什麼,從而解決或放下問題,也就能紓解情緒。

9. 改變日記:KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌

最後一種我常常使用的思考模型,會用在我寫日記、任務結案時,這時候我利用「KPT」的思考步驟,解決只是列出優缺點但什麼都沒改變的窘境,嘗試在反省檢討中,一方面不用給自己太大的壓力,但是另一方面又能讓之後有明顯的進度。這是一種關注在「下一次改變」的思考方法,很值得試試看。

以上,就是我自己使用過的九種特殊思考模型,有些是一套線上工具,有些則是你可以複製使用的範本,他們在面對不同問題時,可以幫我提供很好的導引,當然,不是說這樣想就能直接解決問題,但是能發現解決問題的通道。

想知道更多思考技巧的朋友,還可以延伸參考:「六種表格式思考法,讓筆記效果立即加分」、「圖像記憶與圖像學習愛好者必備的 10 大數位工具」。或是參考我的新書《電腦玩物站長的筆記思考術》,裡面提出了很多不同的筆記思考模型。

如果你還有使用什麼樣的「思考模型工具或範本」,也歡迎你跟我介紹,讓我後續也能來研究看看。

(本文出自電腦玩物

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

別讓交辦變「丟包」,高績效主管的授權防守線

掌握了工作期限與進度追蹤的技巧,但回到辦公室,你是否依然陷入「自己做比較快」的救火泥淖?

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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