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工作間幾分鐘的空檔,千萬別浪費!做這 5 件事,今天就能早點下班

2019-10-19 08:40:20
Managertoday
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如果兩項待辦事項之間,只有 20 分鐘的空檔,你會用來做什麼?時間管理教練伊莉莎白.桑德斯(Elizabeth Saunders)發現,許多人會將「20 分鐘以下」的時間視為零碎時段,不足以做些認真的工作。

如果兩項待辦事項之間,只有 20 分鐘的空檔,你會用來做什麼?

時間管理教練伊莉莎白.桑德斯(Elizabeth Saunders)發現,許多人會將「20 分鐘以下」的時間視為零碎時段,不足以做些認真的工作。桑德斯提醒,

浪費細小瑣碎的空閒,正是工作永遠做不完的關鍵因素。

如果懂得把大任務拆成小項目,在零散時段先完成邊邊角角的庶務與聯絡,不僅可以推進整體進度,也能集中精神處理最費腦筋的核心工作。以下是 5 種適合在小時段處理的事項:

1. 制定「快速任務」清單

從你的工作中,找出那些不到 10 分鐘就能做完的任務,它們就稱為「快速任務」。例如,影印文件、預訂會議室、送檔案到其他部門等等。事先把這些事情列出來,在兩個大型工作、會議之間的空檔做掉。列在清單上,有助於避免忘記處理這些太瑣碎而容易忘掉的工作。

2. 找同事討論小事

你肯定可以想到一些要與同事確認,但不需長篇大論討論的小事,就在零碎時間去吧。如果有需要的話,在開會前,你也能找參加同一場會議的同事,快聊一下議程或待論方向,彼此對焦,能讓會議更順利。

3. 拆碎大型項目,擺脫拖延症

拖延症最常見的肇因,是一想到某項工作(像是完成企畫書),就覺得「好大啊,無法在短時間做完」,以致逃避不做,永遠不開始著手。降低這種心理壓力的方法,便是把它拆碎成很輕易就能完成的細項。

以寫企畫書為例,任務一「打開 Word 文件」、任務二「叫出所有蒐集好的資料」、任務三「挑出需要的數據」等等。在每段零碎時間做一項,進度就往前推一點點,很可能當你在完整時段要寫企畫書時,不知不覺已完成一半了。

4. 打電話處理「聯絡」類事務

如果狀況不是很必要,回覆廠商、同事的電話就在零碎時間做吧。講電話是一件很打斷工作情緒的事情,更別說當你已經在心流當中,手上劈哩啪啦地處理文件時,一通電話把你拖出來,又得花時間重新進入狀況。

5. 重新醒神

一直坐在辦公桌前、沉浸在工作裡,一下子耗費太多注意力,容易愈做愈精神不濟,腦袋也不清楚。這時候最好不要做任何與工作相關的事情。花 5 到 10 分鐘散個步、做伸展操,減低壓力也充充電,都能恢復些元氣。

資料來源/Fastcompany