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你懂得照顧自己的「心」嗎?面對顧客欺凌,服務業的你該會「情緒日記」

2018-12-25 諮商心理師公會全聯會媒體公關主任 林萃芬
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曉瑜在飯店工作多年,每天都要接觸顧客的情緒,喜怒哀樂都有。對服務業而言,顧客就是上帝,顧客就是衣食父母,所以幾乎大部分的同仁都把「以客為尊」當成最高指導原則。

曉瑜原本以為自己早就練成百毒不侵的心靈,不管顧客丟什麼情緒給自己,都不會受到影響,但慢慢的,曉瑜發現自己有時候會突然變得很不耐煩,這是以前從來沒有的感覺。

後來曉瑜觀察其他同仁,看到同仁累積太多負面情緒後,也會出現一些反常的行為,有些同仁會變得悶悶不樂,逐漸喪失服務的熱忱;也有些同仁會變得暴躁易怒,一個不小心就會跟顧客產生不快。

在服務現場,曉瑜最怕遇到顧客大聲咆哮,為了避免影響其他顧客的觀感,曉瑜多半會低聲道歉來安撫顧客的情緒。有時也會遇到不滿服務流程的顧客,堅持要主管出來處理,而且要主管承諾處罰曉瑜才能氣消。甚至曾經出現過有顧客情緒激動到翻桌子、砸椅子的驚險場面,讓曉瑜飽受驚嚇。

還有一次曉瑜被顧客情緒性的謾罵而難過不已:「自己明明是一個人,卻被罵成一隻豬。」感覺為了工作連靈魂都被踐踏。曉瑜甚至因此產生強烈的自責感:「只有我一個人被罵,我都沒有聽到其他人被顧客罵,我覺得自己無法解決顧客的問題,做不好顧客服務的工作,好無力喔。」

當曉瑜受不了的時候,會一個人跑到廁所宣洩,痛快地哭一哭,才稍微舒服一點。但是,曉瑜覺得自己好像變得愈來愈孤僻,休假的時候喜歡一個人獨來獨往,不想參加任何「有人」的聚餐活動,曉瑜開始會有點「怕人」。

雖然公司也知道曉瑜受到委屈,然而,基於「顧客永遠是對的」,似乎曉瑜除了忍耐亦無法改變什麼。

小心「耗盡症候群」上身

台灣已經逐步從製造業轉為服務業的工作型態,兩者最大的差別就在於,製造業銷售的是有形的商品,需要靠體力組成產品。而服務業提供的是無形的感受商品,需要付出高度的熱忱,可說是「體力」與「情緒」的雙重勞動。

由此可知,從事服務業很容易面臨情緒耗損或過度延展的狀況,就像曉瑜一樣,如果每天將各種情緒塞進心裡,從來不整理照顧,久而久之,自然會爆炸開來。

最常見的症狀是 「耗盡症候群」(Burn out syndrome) ,譬如說,曉瑜開始自覺脾氣變差、很容易不耐煩,倘若放任不管,可能還會失眠、頭痛、記憶力不集中,只要一放假休息,就會覺得全身不舒服。

面對同仁的情緒困擾,有些公司會採取激發潛能的活動來提振同仁的士氣。事實上,激情亢奮會讓情緒的負荷更重,反而會加快情緒耗損的速度。也有些公司會設置一些沙包、拳擊讓同仁宣洩情緒,這種做法的危險性是,一旦同仁養成習慣,未來當同仁有情緒的時候可能會自動轉化成肢體發洩。

6 步驟,寫下你的情緒日記

想要照顧自我情緒,比較健康安全的作法是,先找出情緒的來源,在此介紹一個我常用的方法,寫情緒日記:

  • 第一步,找出引發情緒的事情 ,曉瑜可以覺察一下:情緒醞釀多久才發作?頻率有多高?
  • 第二步,具體描述當時的感覺 :曉瑜最在意的是什麼?
  • 第三步,辨識情緒的狀況 :曉瑜大概要花多久的時間情緒才會離開?產生情緒的時候,曉瑜會想做什麼事情?或是說些什麼話?
  • 第四步,練習轉化情緒 :哪些事情曉瑜有改變的餘地?哪些事情不在曉瑜的控制範圍內?有情緒的時候,曉瑜做什麼會讓感覺好過一些?曉瑜要多給自己一點鼓勵、溫暖。
  • 第五步,對外尋求有用的資源 :誰可以為曉瑜分憂解勞?誰能幫忙解決困難?
  • 第六步,接受現實 :同時也接納自己。

長期寫情緒日記,不僅可以清楚看出曉瑜情緒的波動狀況,還能找到情緒刺激的來源:什麼狀況曉瑜會覺得不舒服?什麼事情曉瑜會感到生氣?何種挫折會讓曉瑜產生沮喪感?曉瑜若能每天清理不好的情緒,就不會留下殘渣陰影,心靈即可長保新鮮健康。

(本文整理、摘錄自《鍛鍊心理肌力》,時報出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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