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同事把事情搞砸了,怎麼告訴他才不失禮?3 個聰明的說話技巧

2019-12-08 05:25:26
Managertoday
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同事或部屬出錯了,你都怎麼告訴他?直接點出錯誤,還是要他回去再想想?

同事或部屬出錯了,你都怎麼告訴他?直接點出錯誤,還是要他回去再想想?

傳統的管理觀念大多主張「三明治讚美法」,把你要給的回饋夾在兩個讚美之間,以「稱讚-建議-稱讚」的方式進行,認為這麼一來能夠照顧對方的心情,比較不像在罵人。然而,這很可能會令聽者混亂,心情起伏像在坐雲霄飛車一樣無所適從。

要想禮貌、婉轉,又能直接指出他的錯誤(有時太婉轉、不直接,對方反而聽不出來你要他改善某些事,反而認為你在稱讚他),不妨多多使用以下 3 句話:

1.「能麻煩再看一次(某物)嗎?」

問句可以讓對方感覺你和他像是同一陣線,委婉引導他的注意力聚焦在搞砸的部分。比起直接告訴他:「你第 5 段的數據錯了,應該是 200 萬!」能更促使他思考為何犯下這個錯誤。當他重新檢視時,較能發現哪個環節出問題,並且從中學習。

要使用這句話,你必須確實了解問題出在哪、為什麼出錯,才能有效引導他得注意的確切位置。 例如,「你可以再看看報告的第 3 段和第 7 段嗎?數字好像有點對不起來。」

2.「(某事)需要改善、調整,有哪裡是我幫得上忙的?」

在指出他人錯誤時,目的是為了把事情做好,而非刻意起衝突。與其讓自己聽來像是指責他,倒不如成為支持的力量。

有個技巧是,刪去句子中所有「你」字,聽起來比較不像在責難某人,而能將注意放在該校正的工作事務上。 接著,詢問對方需要什麼協助,以表明你的支持與援助。

3.「沒關係,我以前也搞砸過(某事)!」

降低批評壓力的另一種方法,是將自己歸類於同類人,你提出的建議會更像在支持他,而非高高在上地批評。原因在於,犯錯使人處於脆弱的位置,而你顯示出曾有過相同的脆弱,能使對方感到不孤單且安心一點。

這句話也意味著:「別擔心,我會幫你從我的錯誤中吸取教訓。」他知道這個錯不是不可彌補,也能立刻獲得解決。此時,你提供方法、工具,將事情完美收尾。

舉例來說,「我之前也常弄錯 excel 中的公式,真的有點複雜,需要費點心思仔細檢查。通常是因為設定的順序反了,我有一份驗證清單,你每次做完都照著檢查一遍就 ok 了。有問題再告訴我。」

資料來源 / The Muse