無論你在什麼樣的崗位，製作 PPT 肯定是絕大多數職場人所必須的。然而，多數人使用 PPT 的設置，都是不假思索地用了預設的軟體設置。這不但會讓你做 PPT 效率低下，往往也在花費大把時間之後，產出不堪入目的醜 PPT。因此，在開始做 PPT 之前，我們必須根據自己的需求，調整好 PPT 主題，讓 PPT 更符合我們的使用習慣。

一、投影片大小

打開 PPT，最重要的區塊肯定是放置內容的投影片本身。所以第一步，我們得先知道「如何調整投影片大小？」。

由「設計 ─ 投影片大小」，我們可以看到最常見的兩種大小「標準（4：3）」和「寬螢幕（16：9）」。其中，「標準（4：3）」主要用於老式 CRT 顯示裝置，而「寬螢幕（16：9）」則用於當下液晶顯示裝置的規格。也因此，在 PPT 2010 及其以前的版本，預設的投影片大小是「標準（4：3）」，而 PPT 2013 及其以後的版本，預設的投影片大小是「寬螢幕（16：9）」。你可以根據顯示裝置的需求，選擇你製作 PPT 時的投影片大小。

此外，如果你的 PPT 有其他需求，也可以選擇「自訂投影片大小」。裡面除了可以設置「Letter 紙張」、「A4 紙張」或「橫幅」等特別的格式大小以外，也可以自訂投影片的寬度和高度，以及調整投影片或備註的方向（直向、橫向）等。

二、主題字型

在製作 PPT 時，最常見的肯定是插入文字內容。如果你直接在版面配置區（注：預設版面中可供輸入文字內容的虛框）輸入文字，或者直接插入文字方塊，那預設的字型就會是分辨效果較差的新細明體（因其筆畫粗細不一的特性，很容易誤讀），還得多費一番功夫來修改字型。因此，選擇好合適的字型（例如：微軟正黑體），並自訂為主題字型，就能讓你省卻這些瑣碎的修改時間。

在「設計 ─ 變化 ─ 字型」中，有很多 Office 自動幫你配置好的主題字型可以選擇。你可以在此挑選合適的字型組合，也可以直接拉到選單下方的「自訂字型」來新建主題字型。在「自訂字型」中，分別設置好英文和東亞文字的「標題字型」和「本文字型」（註：英文和東亞文字字型建議分別設置，因為很多英文字型並不包含中文，而中文字型在設計考慮上也不太看重英文），並從示例中及時看到設置後的字型樣式。最後，為這組「主題字型」命名後即可保存。

依循上述的步驟，你可以為不同用途、不同場合分別先設置好各自的「主題字型」，待你需要使用時，就可以直接由「設計 ─ 變化 ─ 字型」來切換。使用上會方便許多。

三、主題色彩

講完了字型，我們來談談「主題色彩」。

在 PPT 中，修改文字或者圖案、線條的顏色，也是比較常見的操作。然而，不當地使用顏色，往往是造成我們做出視覺上較為雜亂的 PPT 的原因之一。

和修改「主題字型」一樣，你可以在「設計 ─ 變化 ─ 色彩」找到由 Office 幫你配置好的主題顏色。當然，也可以點擊選單下方的「自訂色彩」來新建主題顏色。

在「自訂色彩」的介面中，前四者是「文字／背景」的顏色，預設背景是淺色 1 的白色，預設文字是深色 1 的黑色；接下來的六種顏色（輔色 1-6）是對應形狀與圖表的配色，插入形狀時往往預設是輔色 1，而插入圖表時，則根據資料的不同序列，則依照輔色 1 至輔色 6 的順序顯示顏色。以上「主題色彩」與其對應的顯示方式，都可以在「自訂色彩」介面中的示例看到。

那該怎麼修改「主題色彩」呢？

先點擊你要修改的顏色選項（例如：輔色 1），拉開主題色彩色盤找到「其他色彩」。接著你可以在「標準」欄挑選一種顏色來替代原本的輔色 1，也可以在「自訂」欄的色盤中輸入 RGB 或 HSL 數值來取得精確的顏色。這些替代顏色後的變化，都可以在右下角的「目前／新增」看到。

如果你已將「主題色彩」設置完畢，那就為這組配色命名之後保存即可。

同樣地，你也可以為不同用途、不同場合分別設置各自的「主題色彩」，需要使用時，直接由「設計 ─ 變化 ─ 色彩」來切換。

四、快速存取工具列

在調整了投影片大小、也設置好主題字型與色彩之後，還有什麼是我們可以提前設置好的呢？這就得提到我們使用 PPT 時的一大問題了。

平常我們製作 PPT，真正會用到、且是頻繁用到的功能，往往就是那麼幾個，例如：插入文字方塊、修改文字的大小顏色、插入形狀或將對象對齊等。然而，這些頻繁使用的功能，往往是在不同選項卡中，你必須經過甚至 3～4 次的點擊才能找到。有沒有辦法將這些最常用的功能，集中在一起呢？有的，就是接下來要介紹的「快速存取工具列」。

什麼是「快速存取工具列」？你可以在 PPT 介面的最上方，看到一列預設設置是「儲存檔案」、「復原」等兩三個功能的工具列，這就是初始的「快速存取工具列」。

那該如何添加常用的功能到「快速存取工具列」呢？很簡單，你只需要將滑鼠移動到該功能後點擊「右鍵 ─ 新增至快速存取工具列」，就可以將這個功能加入到「快速存取工具列」了。

當你添加的功能稍微多了點，就會發現視窗上方擠著一整列工具，且使用時還得將滑鼠移到視窗上方，頗不方便。此時，你可以拉開「快速存取工具列」最右邊的選單「自訂快速存取工具列 ─ 在功能區下方顯示」，就可以將這一列工具移到功能區的下方了。

此外，在「自訂快速存取工具列」中，你還可以點擊「其他命令」，進一步調整或者匯出這個工具列。在這個介面中，你可以調整工具列中每個功能的順序，也可以與左邊的功能區作新增或移除。這邊建議你在排列每個功能順序時，儘量將同一類的功能集中在一起，例如：文字方塊與修改文字格式的一類、對齊與均分的功能放同一類……等。

1. 調整文字格式

2. 對齊工具

3. 合併圖案

在設置好「快速存取工具列」之後，你可以在「其他命令 ─ 匯入／匯出」，把專屬於你的「快速存取工具列」匯出自訂檔。這可以讓你在另一台電腦使用 PPT 時，能夠直接匯入這個檔案，而不用再重新設置「快速存取工具列」。

小結一下設置「快速存取工具列」的三個原則：

1. 添加最頻繁使用的功能。
2. 在功能區下方顯示。
3. 同類的功能放在鄰近的位置。

所謂「工欲善其事，必先利其器」，建議每個常使用 PPT 的職場人，花個 10 分鐘調整你的 PPT 軟體設置。之後使用 PPT 就能更省時省力，事半功倍。

（本文出自簡報‧初學者）