用 PPT 內建模板，簡報卻愈做愈亂？簡報高手的做法和你不一樣！|經理人

在製作投影片時，許多人往往有使用 PowerPoint 中 SmartArt 功能的習慣，覺得只要敲幾下滑鼠，就可以快速做出各種多彩繽紛的專業圖表。然而在實際使用時，卻往往會讓整張投影片變得花俏不已，不容易看見重點在哪。這時該怎麼解決呢？

案例解析 | 應用SmartArt的介紹投影片

這張投影片是一張在介紹各項保險類型的投影片，原始作者在製作這張投影片時，因為覺得相關介紹內容十分枯燥，而且僅有純文字的內容不易理解，因此決定應用 SmartArt 進行設計，並選擇了相近色系的配色。然而完成之後，原始作者卻又覺得 SmartArt 讓這張投影片看起來變得有些花俏。這時如果他想要改善這張投影片的話，他應該怎麼處理呢？

效益檢驗 | 哪些設計真的有助於達成目的？

想要改善這張投影片，我們就應該要先去蕪存菁，看看目前投影片上面有哪些元素是值得保留的。假設這張投影片的目的是要「讓觀眾了解各類型的保險，以及比較其彼此之間的異同」，那麼我們很快就可以發現，在 SmartArt 上面的小插圖其實與投影片的目的毫無相關，可以加以去除：

接著更進一步思考，可以發現其實 SmartArt 本身也是可有可無的存在，加以去除雖然會讓畫面單調些，但完全不影響目的本身：

同樣的背景投影片模板也與目的不太有關，可以加以去除：

做到這一步時，我們可以得到一個驚人的事實，就是原始投影片所有設計上的舉動，基本上與目的的相關性都不強。也就是說，這些背景模板、SmartArt 的應用以及插圖的添加，完全都是為了讓投影片「不無聊」而已，但結果卻適得其反。那麼實際上問題應該怎麼解決呢？

解決方案 | 用更簡單的動作達到更好的效果

其實，前面的例子反映了大部分的人使用 SmartArt 的心態，以為選一下就可以快速做出各種既多彩繽紛，又看起來很專業的圖表，可以省去自己思考如何呈現的煩惱。不過實際應用時往往不難發現，其實這些多彩繽紛的顏色往往會讓版面變得花俏，而且由於是模組化的功能，調整起來往往非常障礙。這時該怎麼辦呢？在這邊我們要推薦各位觀眾朋友3個取代使用SmartArt的簡單動作，讓你用更簡單的動作達到更好的效果：

行距與段距的調整、2.文字大小與粗細的調整、3.少量輔助線條添加。這些是一般人往往很容易忽略，然而一旦改善卻效果卓越的細節。接著我們來看看具體而言該如何應用吧：

首先是行距與段距的調整，目前投影片內容看起來密密麻麻的，可讀性相當低，因此我們可以稍微調整，像是這個樣子：

可以發現，調整過行距與段距之後，閱讀舒適度獲得了明顯的提升，同時因為段落與段落之間的間距加大，因此內容彼此的相對關聯性變得更好理解。接著我們可以進一步調整文字大小與文字的粗細，像是這個樣子：

調整過文字的大小與粗細之後，可以發現項目與內文之間的相對位階變得更加清楚，更容易幫助觀眾掌握目的與重點。最後我們再加入少量輔助線條，像是這個樣子：

應用輔助線條可以凸顯出項目彼此的區隔或關聯，讓他們彼此之間的邏輯連結變得更加清楚。做完這一步之後，有沒有發現你對內容的掌握度有明顯提升呢？現在把這樣的設計放回原先的模板之中，你會發現畫面變得乾淨許多：

當然有需要的話，也可以在符合目的的前提下，再加入些許的視覺元素，像是這個樣子：

一樣是簡單的視覺元素，是不是頗有畫龍點睛的效果呢？現在與原始投影片並陳比較，就可以發現雖然修改後的版本，比起原先 SmartArt 的設計視覺元素變少許多，但卻可以呈現出相同甚至更多的有效資訊量。因此我們在此可以獲得一個簡單的小結，那就是「呈現相同資訊量的前提下，動用越少的視覺元素就等於越少的雜訊，也就等於越好的設計」。

現在回到剛剛的修改版本。其實在一份簡報中，並列陳述多項資訊時，往往會有特定幾項是講者比較著重的。比方說在此我們比較著重第四點的內容，那我們就可以應用色塊的方式加以凸顯出來，像是這個樣子：

是不是凸顯的效果非常清楚呢？而這就是用前述方法取代 SmartArt 的另外一個優點了：原始投影片由於應用 SmartArt 的設計，所以視覺元素非常多，不容易凸顯重點；而應用前述的方式進行修改，就可以有效減少視覺元素，讓重點精準凸顯出來。所以可以說，投影片的視覺元素在精不在多，少而精準的視覺元素使用，就可以極大化有效資訊。

問題回顧 | 為什麼別讓 SmartArt 壞了你的簡報？

看到這邊，你可能會問：「誒所以 SmartArt 是不好的，不建議使用嗎？」雖然以結果來說大致如此，不過我們更希望你可以理解問題的根本原因。以投影片的製作時間及有項資訊的多寡來衡量。

使用前述針對3大關鍵調整的好處在於，隨著你時間投入的增加，簡報一定會越變越好，不容易遇到必須砍掉重練的情況。而應用 SmartArt 的方式進行設計卻不是如此，不一定投入越多就可以獲得越好的產出。一開始時由於快速填入色塊與大量視覺元素，可以讓資訊量迅速增加，讓投影片馬上看起來有模有樣；然而隨著內容的填入，視覺元素之間開始互相干擾、成為彼此的雜訊，整體有效資訊量開始劇烈波動。

最後受制於 SmartArt 預設模組化格式的影響，來回調整時間會大量增加，最終花掉的時間甚至比直接手動調整還要多。換句話說，應用 SmartArt 的初期效果明顯，看似完成度高，但是到了後期，視覺元素之間卻會互相干擾，加上調整不易，導致效益下降。而這就是為什麼我們不推薦使用 SmartArt 的原因。不過反過來說，沒有什麼東西是絕對的好或壞的，如果你想得出辦法避免以上三個問題的話，那麼對你來說，SmartArt 將不失為一項好用的輔助工具。

（本文出自「簡報藝術烘培坊」，原文請點此。）