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用 PPT 內建模板,簡報卻愈做愈亂?簡報高手的做法和你不一樣!

2019-11-23 09:45:06
Managertoday
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許多人有使用 PowerPoint 中 SmartArt 功能的習慣,覺得只要敲幾下滑鼠,就可以快速做出各種多彩繽紛的專業圖表。然而在實際使用時,卻往往會讓整張投影片變得花俏不已,不容易看見重點在哪。這時該怎麼解決呢? 你也在用 SmartArt ?小心壞了你的簡報!簡報高手都在用的製作技巧

在製作投影片時,許多人往往有使用 PowerPoint 中 SmartArt 功能的習慣,覺得只要敲幾下滑鼠,就可以快速做出各種多彩繽紛的專業圖表。然而在實際使用時,卻往往會讓整張投影片變得花俏不已,不容易看見重點在哪。這時該怎麼解決呢?

案例解析 | 應用SmartArt的介紹投影片

這張投影片是一張在介紹各項保險類型的投影片,原始作者在製作這張投影片時,因為覺得相關介紹內容十分枯燥,而且僅有純文字的內容不易理解,因此決定應用 SmartArt 進行設計,並選擇了相近色系的配色。然而完成之後,原始作者卻又覺得 SmartArt 讓這張投影片看起來變得有些花俏。這時如果他想要改善這張投影片的話,他應該怎麼處理呢?

效益檢驗 | 哪些設計真的有助於達成目的?

想要改善這張投影片,我們就應該要先去蕪存菁,看看目前投影片上面有哪些元素是值得保留的。假設這張投影片的目的是要「讓觀眾了解各類型的保險,以及比較其彼此之間的異同」,那麼我們很快就可以發現,在 SmartArt 上面的小插圖其實與投影片的目的毫無相關,可以加以去除:

接著更進一步思考,可以發現其實 SmartArt 本身也是可有可無的存在,加以去除雖然會讓畫面單調些,但完全不影響目的本身:

同樣的背景投影片模板也與目的不太有關,可以加以去除:

做到這一步時,我們可以得到一個驚人的事實,就是原始投影片所有設計上的舉動,基本上與目的的相關性都不強。也就是說,這些背景模板、SmartArt 的應用以及插圖的添加,完全都是為了讓投影片「不無聊」而已,但結果卻適得其反。那麼實際上問題應該怎麼解決呢?

解決方案 | 用更簡單的動作達到更好的效果

其實,前面的例子反映了大部分的人使用 SmartArt 的心態,以為選一下就可以快速做出各種既多彩繽紛,又看起來很專業的圖表,可以省去自己思考如何呈現的煩惱。不過實際應用時往往不難發現,其實這些多彩繽紛的顏色往往會讓版面變得花俏,而且由於是模組化的功能,調整起來往往非常障礙。這時該怎麼辦呢?在這邊我們要推薦各位觀眾朋友3個取代使用SmartArt的簡單動作,讓你用更簡單的動作達到更好的效果:

  1. 行距與段距的調整、2.文字大小與粗細的調整、3.少量輔助線條添加。這些是一般人往往很容易忽略,然而一旦改善卻效果卓越的細節。接著我們來看看具體而言該如何應用吧:

首先是行距與段距的調整,目前投影片內容看起來密密麻麻的,可讀性相當低,因此我們可以稍微調整,像是這個樣子:

可以發現,調整過行距與段距之後,閱讀舒適度獲得了明顯的提升,同時因為段落與段落之間的間距加大,因此內容彼此的相對關聯性變得更好理解。接著我們可以進一步調整文字大小與文字的粗細,像是這個樣子:

調整過文字的大小與粗細之後,可以發現項目與內文之間的相對位階變得更加清楚,更容易幫助觀眾掌握目的與重點。最後我們再加入少量輔助線條,像是這個樣子:

應用輔助線條可以凸顯出項目彼此的區隔或關聯,讓他們彼此之間的邏輯連結變得更加清楚。做完這一步之後,有沒有發現你對內容的掌握度有明顯提升呢?現在把這樣的設計放回原先的模板之中,你會發現畫面變得乾淨許多:

當然有需要的話,也可以在符合目的的前提下,再加入些許的視覺元素,像是這個樣子:

一樣是簡單的視覺元素,是不是頗有畫龍點睛的效果呢?現在與原始投影片並陳比較,就可以發現雖然修改後的版本,比起原先 SmartArt 的設計視覺元素變少許多,但卻可以呈現出相同甚至更多的有效資訊量。因此我們在此可以獲得一個簡單的小結,那就是「呈現相同資訊量的前提下,動用越少的視覺元素就等於越少的雜訊,也就等於越好的設計」。

現在回到剛剛的修改版本。其實在一份簡報中,並列陳述多項資訊時,往往會有特定幾項是講者比較著重的。比方說在此我們比較著重第四點的內容,那我們就可以應用色塊的方式加以凸顯出來,像是這個樣子:

是不是凸顯的效果非常清楚呢?而這就是用前述方法取代 SmartArt 的另外一個優點了:原始投影片由於應用 SmartArt 的設計,所以視覺元素非常多,不容易凸顯重點;而應用前述的方式進行修改,就可以有效減少視覺元素,讓重點精準凸顯出來。所以可以說,投影片的視覺元素在精不在多,少而精準的視覺元素使用,就可以極大化有效資訊。

問題回顧 | 為什麼別讓 SmartArt 壞了你的簡報?

看到這邊,你可能會問:「誒所以 SmartArt 是不好的,不建議使用嗎?」雖然以結果來說大致如此,不過我們更希望你可以理解問題的根本原因。以投影片的製作時間及有項資訊的多寡來衡量。

使用前述針對3大關鍵調整的好處在於,隨著你時間投入的增加,簡報一定會越變越好,不容易遇到必須砍掉重練的情況。 而應用 SmartArt 的方式進行設計卻不是如此,不一定投入越多就可以獲得越好的產出。一開始時由於快速填入色塊與大量視覺元素,可以讓資訊量迅速增加,讓投影片馬上看起來有模有樣; 然而隨著內容的填入,視覺元素之間開始互相干擾、成為彼此的雜訊,整體有效資訊量開始劇烈波動。

最後受制於 SmartArt 預設模組化格式的影響,來回調整時間會大量增加,最終花掉的時間甚至比直接手動調整還要多。換句話說,應用 SmartArt 的初期效果明顯,看似完成度高,但是到了後期,視覺元素之間卻會互相干擾,加上調整不易,導致效益下降。而這就是為什麼我們不推薦使用 SmartArt 的原因。不過反過來說,沒有什麼東西是絕對的好或壞的,如果你想得出辦法避免以上三個問題的話,那麼對你來說,SmartArt 將不失為一項好用的輔助工具。

(本文出自「簡報藝術烘培坊」,原文請點此。)

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