沒人教就不知道!3個PowerPoint小技巧,馬上改善工作效率


大家好、我是大學生玩簡報的Wade,今天要跟大家分享「三個秘技,讓你的PPT生產效率更高」!

每周開會、上台簡報都要使用PPT,使用頻率之高,讓人有必要從中找出效率最高的工作方法,減少操作時間,用更短的時間產出需要的投影片資料,才能把時間花在更重要的事情,改善整體的工作產出。

今天要為大家帶來 3 個製作PPT的小技巧,讓你製作簡報更快速、更有效率!

1. 快速存取工具列:固定常用功能的位置,省下尋找的功夫

經常需要在簡報中插入方程式的阿明,每次都要重新跑回「插入」,才能找到方程式的選項。

Wade Jing

「如果把最常用的功能放在一個不會變動的地方,需要使用時直接點選,應該方便不少吧!」

這是可以做到的!設定的步驟如下:找到想要的功能→點擊右鍵→選擇「設定為快速存取工具列」。或是直接在工具列點擊右鍵→選擇「自訂快速存取工具列」。

Wade Jing

如圖所示,新增後的功能選項將會秀在左上角最頂端處,下次阿明再度需要插入方程式功能時,就能直接點選。

Wade Jing

2. 預設圖案:減少重新設定圖案格式的時間

假設阿明最近常常要做市場上的競爭者分析,簡報內容開始需要用到大量的圓形百分比圖,但每次新增的圖案都是淺藍色,為了搭配簡報整體設計,導致阿明每新增一個圖案,都要再改成配合底圖的淺綠色。

Wade Jing

「要是預設的圖案是淺綠色,那就方便許多了!」

這個也做得到喔!設定的步驟:設計好需要的圖案樣式→點擊右鍵→選取「設定為預設圖案」

Wade Jing

下次新增圖案時,就會直接出現你預設的淺綠色樣式。

Wade Jing

3. 取代字型:想統一簡報中的字型?不要一個一個改!

簡報字型預設為新細明體,如果不改字型的話,感覺有點陽春。但每個文字框都要重設字型真的好麻煩…

Wade Jing

「怎麼做,才能迅速修改幾十頁簡報的字型呢?」

以下就教大家設定「取代所有字型」的步驟。從「常用」進入→點擊最右邊「取代」→選取「取代字型」。

Wade Jing

設定「被取代的字型」以及「取代後的字型」,如圖所示。

Wade Jing

最後確認整份簡報的字型皆已改變即可!以上就是讓製作簡報更快速、更有效率的「三大密技」。

想知道更多實用的簡報設計技巧嗎?瞭解更多

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Wade Jing

大學生玩簡報創辦人

致力於讓簡報設計的學習變得更簡單的簡報教學者,同時也是大學生玩簡報創辦人。在簡報設計領域有大量的實務經驗,尤其擅長將大量資訊簡化、圖像化的閱讀型簡報設計。

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