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經理人月刊第 172 期

如何做出一看就懂的圖表?學會 3 招,掌握職場最重要的「圖解力」

2019-03-25 整理‧撰文 高士閔
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 3 月號,封面故事:圖解力)

製作圖表不是把篩選後的資料放上圖表就夠了,好的圖表要能提出一個主張,讓觀眾相信論述為真,並且「說服」他們採取行動。

為了讓讀者動起來,《哈佛教你做出好圖表》認為,當你有資料以及一個主要想法後,可以用以下兩步驟規畫設計圖:

用數據訴說主張

先想好你的訴求,讓數據說出你的主張,而不是只呈現分析結果。

舉例來說,蒐集每個美國職業棒球大聯盟球場販賣小罐啤酒的價格,畫出 30 個球場的長條圖,你可能會看到亞利桑那響尾蛇賣得最便宜,紅襪隊球場的酒最貴,最後算出球場上啤酒平均價格為每罐 5.98 美元,這就只是在分析結果(棒球運動場啤酒價格的分布狀況)。

如果將圖表中啤酒的單位換成一箱,比較大賣場一箱啤酒賣 20 美元,再和球場啤酒價格(響尾蛇隊一箱 81 ∼ 99 美元;紅襪隊 186 美元)對比,傳達出「任何一個棒球場啤酒都貴的不合理」主張,讀者可能會因此向球場抗議,或對你想論證「球場飲料為什麼這麼貴」的內容產生興趣。

凸顯主要想法

有了主張後,再來是利用設計放大說服效果,如「強調」和「孤立」。

強調,像是幫文字加上粗體、斜體、顏色等手法;孤立,則是弱化圖示中的一些元素,讓主要想法自動跳出來。

例如,你可以用折線圖畫 5 條線呈現「就學貸款、汽車、信用卡、房屋抵押、其他」等非房貸債務;如果想說服讀者就學貸款提升的幅度太誇張,相比 5 條線用 5 種顏色,不如就學貸款用紅色,其他 4 條線則用灰色,更容易展現主要訊息。

《人人都能上手的資訊圖表設計術》指出,只懂得將資料轉換成圖表,讀者還是不知道你想告訴他什麼,想讓數據說話,規畫設計時,先要有一主要想法,再找出符合該概念的元素,用編排、圖示等技巧凸顯,視覺化圖表才有意義。

用圖像層次歸納、梳理資料,再依比例分配版面

做一張圖好懂的圖,竅門在於設計是否具「層次」和「結構」。

如(圖一左)的層次就太多(包含餅圖、指標、文字、指標、分類),導致焦點鬆散,大腦無法判別重點。應該改成(圖一右),刪除指標,讓讀者能一眼看到重點;結構則可參照(圖二)的比例,視覺區域應最大,否則容易發生標題太大,搶掉注意力的問題。

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圖(一)
經理人月刊第 172 期
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圖(二)
經理人月刊第 172 期
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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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