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經理人月刊第 172 期

不會畫畫也能做!把資訊變圖表的 5 種方式,好懂又有說服力

2019-03-26 整理‧撰文 高士閔
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(本文出自《經理人月刊》2019 年 3 月號,封面故事:圖解力)

一張圖表設計得夠「吸睛」,資訊也能讓人「一眼理解」,最後還附上足夠資料證明它的「可信」,應該夠資格稱上是一個「好」圖表。但《視覺資訊的力量》指出,資料來源如果是由矛盾資訊組成,即使設計再有說服力,也只是誤導讀者。

海量資訊別全用!符合兩點才納入圖表

做圖表時,第一關是根據溝通對象鎖定找資料的方向,但接下來的難題是,面對海量資訊,我們該如何判別哪些可用,以下提供兩個檢驗原則:

1. 出處具可信度

政府機關,或學術出版機關的數據,一般皆具一定可信度,民調或智庫所做的調查要小心,是否隱含某種意識形態(例如政黨傾向)、不良表現(例如只公布過去 3 年業績成長部門,其餘不談)。

但不論哪一種資料,都要檢視它的出處背景,如來源、多少人接受調查。

2. 限制資料來源,保持一致性

資料來源並非愈多愈好,因為每份資料的調查方法會不同(如問卷)、不同研究背景(如年代)。為了保持資料的一致性與連貫性,最好採用一組數據集就好,至多則不超過 3 組。

確認資料沒問題之後,再來是分辨資料類型、重新組織,以增加圖表可讀性。

五帽架法則:把資訊變圖表的 5 種方式

《資訊焦慮》作者理查.沃爾曼( Richard Wurman)提出「五帽架法則」,把 組織資料分 5 種方式:種類、時間、地點、連續體和字母。

  • 「種類」是用相似性或關聯性來組織資料,像電器類。如果看到資料,會下意識幫它分類,就適合用種類。

  • 「時間」指的是依照先後次序,例如歷史,適用於想要呈現、對照一段時間內發生的事件。

  • 「地點」,例如飛機上的緊急出口座位圖,主要用於連結資料跟某處地理位置。

  • 「連續體」指的是以重要性或主題設定來組織資料,例如面積由大至小。

  • 「字母」意指根據字母順序,像是字典和百科全書,當資料不適用於其他 4 種組織方式時,可用字母順序。

繪圖時,利用不同的組織方法做圖表,讀者閱讀重點也會不同。

以下以台灣前 5 高建築為例,用「五帽架法則」其中的 4 項(種類、時間、地點、連續體)歸納資料;皆不適用時,再用「字母」分類。

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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