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講得很清楚,對方卻聽得很模糊?簡報高手才會的 3 個溝通技巧

2019-10-17 11:13:04
Managertoday
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老闆很忙,連在公司要碰到他都難了,更何況是向他簡報提案呢?即使有時間把內容「講得很清楚」,但老闆還是「聽得很模糊」,怎麼辦呢?

老闆很忙,連在公司要碰到他都難了,更何況是向他簡報提案呢?
即使有時間把內容「講得很清楚」,但老闆還是「聽得很模糊」,怎麼辦呢?

向老闆說明前,你要先思考內容的先後順序,避免主觀的用詞或是太即興的內容,這會變得毫無邏輯性,使得對方聽得很吃力。最好的方式就是從「最重要的事」開始說,將你的重點歸納成一句話,並且少用過多短句與轉折詞如「不過」、「可是」等,這樣可以讓你顯得更有自信。

如何贏得老闆信賴?

在說明時,則按照「概況→細節」的順序解說。如此有助於對方描繪出整體輪廓,更容易深入了解情況。

陳婉玲/製作

你是否知道「老闆今天一整天的工作行程」呢?只從這裡就能夠看出,老闆和你之間的「信賴關係」有多深。

如果你想要受到某個人信賴,就要先從觀察對方的行為開始做起。「受到信賴的人」每天早上到公司,除了確認自己當天的預定行程,也會自然而然關心上司的行程。接著會思考「今天大約在哪些時間點能夠向老闆報告」「大概有多少需要報告或商量的事項」等細節,找尋適當的時機點完成自己的工作。

陳婉玲/製作

只要能夠掌握老闆的工作行程,就能自然地說出「抱歉在您忙碌的時候打擾您,我想您今天只有現在比較有空,是不是可以向您借 2∼3 分鐘說話呢?」這般「體貼周到」的話語。

老闆也會因為你的這句話,深刻地體會到自己的下屬有多用心在體諒自己的工作情況,良好的「信賴關係」也會從此時開始建立。

你會一分鐘電梯簡報嗎?

要是某天你在電梯裡遇到你的老闆,你能夠在不到一分鐘的時間內闡述自己的計畫嗎?

其實,「說明的人=講者」和「聽取說明的人=聽者」之間在想法上存在的巨大差距──說明的人會為了讓對方了解得很透澈,而在不知不覺間「用更多的話語,花更多的時間,講解得更清楚」;然而,聽取說明的人卻希望聽到簡單扼要、經過整理歸納的內容。也就是說,他們想要「花最少的時間,聽最少的話語,聽得更明白」。

而且通常聽取簡報的人,在現實生活中本來就需要做很多重要決策,所以他們沒有充裕的時間可以聆聽。「具成效的演說」正是在理解「講者」和「聽者」之間的心態落差後歸納準備的內容。

陳婉玲/製作

如何做出讓人一聽就懂的簡報?

讓工作繁忙到無法分出一點時間的人,聽你簡報的方法:

1. 一分鐘站立簡報
首先,講者要先將內容歸納成摘要後告訴對方。再將事先準備好一分鐘左右的企劃案,在現場簡單扼要地傳達給聽者。這就稱為「一分鐘站立簡報」。

等講者說明完以後,聽者應該會針對內容回覆或確認。如果對方回覆「我懂了」之類的話,後續就不用再做說明。

2. 重點郵件
然而,聽者也有可能會回覆「希望能多給一些時間考慮」。這個時候,就要換「重點郵件」登場了。

講者只要說「我將會把您所指教的答覆,和談話重點整理成電子郵件寄給您,再請您回信。」之類的話語,將自己和對方還需要時間思考的部分留待日後處理。

只需要進行到這個階段就行了。

從對方的立場來看,不用立刻回覆這一點,就讓他們鬆了一口氣。也因為不急於當場回覆,對方可以考量各種情況,再給予正式的答覆。「一分鐘站立簡報」的重點在於「不需要在當場達成共識」。

如果想要在當下把事情解決,就會認真地思考很多其餘的事情,需要花費的時間也會變多。只要避免消耗這樣的時間,就能提高工作的效率。

掌握老闆的行程創造「天時」,再出現在適當的場合形成「地利」,最後加上「人和」,用簡明扼要且有條理的表達方式解說。巧妙運用這些技巧,讓你輕鬆又有效率地完成提案,同時為你在老闆心中的形象加分!

(本文摘錄、編輯自《圖解工作說話術》,大田出版)