Managertoday 經理人

待辦清單行不通、時間永遠不夠用?一張圖告訴你為什麼

2019-11-12 16:50:51
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-05/img-1557075036-96445@900.jpg
很多書籍或文章,都會教你制定一套完美的行程表,將你的一天發揮到最大值、開啟超高效率。事實上,並沒有一套所有人都適用的「完美」行程表,每個人在不同項目上的產能跟時間管理都各有優缺點,適用 A 的行程表放到 B 身上可能是場災難。

很多書籍或文章,都會教你制定一套完美的行程表,將你的一天發揮到最大值、開啟超高效率。事實上,並沒有一套所有人都適用的「完美」行程表,每個人在不同項目上的產能跟時間管理都各有優缺點,適用 A 的行程表放到 B 身上可能是場災難。

與其套用一個公式,不如用對方法,自組一套專屬行程。 《Fast Company》雜誌網站提供了 5 種安排行程的好方法,你可以馬上來試試!

1.時間框架法

先規畫好明天要做的事、哪個時段要做哪件事、花多久時間完成,等你釐清好每件待辦事項的時間軸後,再將它們列入行程表中,隔天依照時程按步就班,就不會拖拖拉拉做不完。

時間軸裡又分兩種區段, 一部分是你必須盡全力、專注思考的行程 ,例如下一季的產品規畫或擬訂重要專案文件等; 另一部分是你可以被打擾的時段 ,這時你可以處理email或參加一些臨時會議。

【優點】比起只列出 To-Do-List ,時間框架法多了一點強制性,對於具時效性的任務,更有提醒與督促的效果。搞清楚什麼時候該做什麼事、該放幾分心力,才能在對的時間、專注做對的事。

2.大事法則

與其洋洋灑灑列出一大堆要做的事,不如聚焦在一件必做的重要大事,並且努力完成它。大事法則的做法是,事先確定 1 ~ 3 件絕對必要的任務,然後全心全意投入其中。別誤會,這並不是要你一天只做 3 件事,而是搞定大事再來做小事,千萬別做了 10 件小事,結果反而忽略最重要的任務。

【優點】密密麻麻、長到天邊的 To-Do-List ,容易讓人失去方向感、覺得心慌。大事法則能幫助自己在著手工作前,靜下心思考,哪些是真正重要的事。最多列出 3 點的原則,精準扼要,也避免高昂鬥志,被一張看不到盡頭的待辦事項熄火。

3.番茄鐘工作法

經理人

1980 年由義大利人弗朗切斯科.奇里洛( Francesco Cirillo)創立的番茄鐘工作法,是現今很流行的時間管理技巧,以下是番茄鐘工作法的技巧:
- 選定一項任務
- 時鐘設定倒數 25 分鐘
- 努力投入任務,直到鈴聲響起
- 短暫休息 5 分鐘
- 重新開始
- 每經歷 4 組循環,就休息 15 ~ 30 分鐘

【優點】這個技巧的好處在於,因為有 25 分鐘時間壓力,你會比平常更專注,但緊繃之餘又獲得 5 分鐘或 15 ~ 30 分鐘的放鬆機會,可平衡你的工作辛勞。

4.九十分鐘專注法

經理人

你是否有留意過自己專注度的規律呢?美國哈佛大學商學院資深講師、麻省理工斯隆管理學院講師羅伯.波岑(Robert Pozen)建議,每隔 75 ~ 90 分鐘休息一下,有助於集中注意力並完成大量的工作。波岑指出,「我們研究過專業音樂家,他們在這段時間練習時效率最高。」此外,波岑說,工作 75 ~ 90 分鐘利用了大腦的兩種模式:學習或聚焦和整合。「當人們完成任務然後休息一下,有助於大腦整合訊息。」

【優點】人體的專注度是有區間的,每到高峰期精神會特別好,思考鋒利,但過了高峰期,效率就會遞減。因此,找出一天內最有效率的 90 分鐘工作,處理最棘手的事,接著再休息 20 ~ 30 分鐘,你會發現你的產值大大提升。

5.多階段睡眠法則

這是一種相對特別的時間管理法,只適用於少數人。大多數人每天需要 7~8 小時的連續睡眠,多階段睡眠法則(polyphasic sleep schedules)指的是,將睡眠拆解為多個短階段,減少整體睡眠量而增加整體工作效率。

較有名的多階段睡眠實踐者是,美國建築師、發明家和哲學家巴克敏斯特.富勒(Richard Buckminster Fuller),在一天當中,他工作幾個小時然後小睡一會,醒後接著工作,他實現了高效率生活。

【提醒】睡眠醫師提醒,每個人狀況不同,一個人可能適合多階段睡眠,其他人可能因為睏倦撞壞了他們的汽車。在不確定身心反應前,要避免開車、操作重大機械等攸關人身安全的事項。

以上 5 種法則供你參考,你可以嘗試依單一方法或混搭各法則制定行程表,無論如何,這套行程表都要合乎你的工作模式和生活習慣,才能發揮最大效用!

資料來源 / Fast Company