Managertoday 經理人

別讓生活忙得像陀螺!職位變高、事情變多,才領悟出 3 個管理時間的祕訣

2019-10-19 10:51:57
Managertoday
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如果你想練習一個跨產業、跨職務、跨世代、跨國界都需要的專業能力,那非時間管理莫屬。

如果你想練習一個跨產業、跨職務、跨世代、跨國界都需要的專業能力,那非 時間管理 莫屬。

我是個快手,講話快、吃飯快、思考快、決策快,但待處理的項目還是一直加進來,我恨不得像外星人那樣可以讀心、看腦,吃飯能以吞藥丸帶過。在時間壓力極大的顧問業工作時,每天更是以 15 分鐘為單位在安排會議或對話。我很清楚這樣不是辦法,在如瘋狂陀螺轉了一些年後,我鍛鍊出幾個時間管理的好方法,至少能讓我在忙碌之餘,找到工作的節奏:

1. GTD(get things done)

一個想法或做法,寫下來就是跟放在腦袋裡不一樣。我每天收工前,會把隔天所有要做的事列下來,這樣的 好處是晚上睡得安穩,早上一進辦公室也馬上知道要做什麼事,有效減少瀏覽網站或亂開檔案所耗費的「暖機」時間。

每做完一件事就逐項打勾,沒做完的事則挪到隔天的待辦事項,通常挪到第三天,我就會因為受不了拖延的自己,更不想再謄寫一次,就把該做的事做掉了。長久下來,逐漸訓練出自己做事不拖超過 3 天的態度,也堆疊出自己的信譽。

2. FTF(first thing first)

每天進辦公室後,我會從待辦清單中挑最難、或最重要的那件事先做。人難免有趨吉避凶的天性,會先做一點不痛不癢、容易完成的事,但其實心中明明一直掛念著另外一件大事,等到不得不面對時,通常還會伴隨著壓力與負面情緒。採取 FTF 後,因為最難或最重要的事情已經處理了,其他事情都不會比那件事更難面對,因此一天中有八成的時間,都能處於情緒相對輕鬆與踏實的狀態。只是改變做事順序,就能帶來這麼好的「副作用」──有效降低無意識或不必要的情緒干擾。

3. 加強版時間四象限

將時間以重要、不重要、緊急、不緊急區分為四象限,是很多人都熟悉的作法了,我也深受其益。但隨著管理事業愈來愈複雜,團隊人數也越來越多,特別是牽扯到資源配置(包括人力時間與金錢)的項目時,我會加入 2 個關鍵提問:

  1. 這件事做了會怎樣?
  2. 這件事不做會怎樣?

例如公司需要建置一套 SOP,原本總是被我分到重要但不緊急的象限裡,但當部門主管有 1/3 的時間處於救火的不健康狀態,就會進一步思考:把 SOP 做出來的好處是會有 60% 日常營運的重覆性詢問可以被解決,不做的話可能會讓公司持續面臨人員流動的空窗期對公司造成的損害,更重要的是可能有 50% 的部門主管即將因為 loading 過重而離職,這件事就會被我拉回重要又緊急的象限裡。當把做了的好處,或不做的壞處都想過一遍,會對自己與組織能享受或承受的範圍有個底,節奏就不會亂。

我們和成功者唯一相同的條件就是時間,能把時間做高效的運用,就擁有多一分的彈性與可能性。