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換位置沒換腦袋,小心整個人被換掉!新手主管千萬別踩的 3 大誤區

游舒帆
2018-10-23
作者 游舒帆
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多數人從專業職轉換到主管職時,多半是沒有做好心理準備的,甚至連主管這個職務到底有什麼樣的責任、義務與權利都不太了解,所以很多人都會發生撞牆期。

其實我也不例外,不過比較幸運的是當我還沒正式當主管前,我主管就已經將許多的權力下放給我,讓我提前適應當主管的感覺,而到底有什麼好適應的,不就是個管理職嗎?有什麼大不了?其實菜鳥主管對於管理職務常有許多的錯誤認知,以下我大概整理一下:

誤區一:管理職不過就是 Title 不同,工作沒什麼改變

這是個很大的錯誤認知,以業務員為例,你在當業務員時,拿到訂單、維繫好客戶關係是你的責任,很多的超級業務員在拿訂單方面非常的擅長,因為他們總是知道如何挖掘客戶的痛點,進而將產品或服務賣進去,我們也知道很多的業務主管都是由超級業務員升遷而來,但許多的人在升遷後仍在做著相同的事情 ── 拿訂單、維繫客戶關係,不停的衝業績,結果最後部門一團亂,業績甚至比本來更差了,這是什麼狀況?

因為業務主管的主要工作不在拿訂單跟維繫客戶關係,而在協助其他業務員拿訂單,並處理好客戶關係,以前可以單兵作戰,但當你成為主管後,你就必須要想辦法把你自己的能力複製給更多的人,協助 member 們完成他們的任務,當業務員時你一個人或許可以做到 120 分,但當了主管,你就要想辦法讓你的 member 都能發揮 120 分的能力。

如果你當了主管還是事必躬親,那團隊的成長會停滯下來,而你自己也無法擔負好你做為主管該擔負的角色,

接下主管職,你就必須要明白,你的任務是在促進團隊的成功,而不是你個人的成功。

因為專業而升遷,反而讓你無法信任自己的 member 的專業,因為你始終認為自己的專業能力比其他人都強,

切記不要緊抓過去的成功不放,現在的你應該更專注在指導與傳授。

團隊領導者的重要性,包含以下幾項:

1. 帶頭者清楚團隊需要什麼人

知道什麼人適合這個團隊,什麼人不適合;不清楚團隊目標的 leader 會亂找人,到時候就出現對的人在不對的位置上的問題。

2. 帶頭者必須要引領團隊往目標前進

他清楚了解團隊要達成目標應該擬定什麼行動方案,該定下什麼策略;反之則會做了很多白工。

3. 帶頭者通常需要去勾勒一個團隊的願景

務實保守的 leader 會將事情按部就班的做好;但冒險激進的 leader 可能會嘗試去勾勒一些突破性或不切實際的願景,但本身不一定有能力可以實現它。

4. 帶頭者本身必須融入團隊

與大家一起奮鬥、打拼,有時擔任啦啦隊,有時是救火隊,有時是最佳候補,有時是導師,有時是教練;若無法融入團隊,講了再多的團隊合作都是空談。

5. 領導者的風格決定一個團隊的文化與發展

誤區二:管理職的工作跟專案經理沒有兩樣

很多的主管都是先從 PM 做起,畢竟 PM 在訓練的很多能力都跟主管相同,以專業能力來說,PM 必須具備領域知識、能控制好專案三維度、了解人力資源、溝通、品質與外包管理等知識,其實跟主管已經幾乎相同了,但兩者還是有幾個關鍵性的不同。

1. 管理職擔負考績與人員職涯規畫問題

PM 畢竟是屬於比較階段性質的任務,不見得有機會對人員的考績做評核,一提到考績這件事情,就一定要分辨出哪些人是優,哪些人是乙,而這就決定每年的獎金與年終,這是很嚴肅的,你沒辦法做到人人都滿意,你要站在客觀的角度來評核,很多人在工作上是希望不要得罪人的,因此面對這樣的問題時會有所抗拒。

2. 管理職擔負部門長期的發展

與 1 相同,PM 所承擔的畢竟是個有時間性的專案,但管理職務則必須要承擔部門的長期發展與成敗,部門成不成功幾乎就決定你自己以及你底下這群人的出路了,而 PM 可不見得要擔下這些。

誤區三:換位置沒換腦袋

過去還沒接任主管前,覺得公司的管理制度有很多都不對勁,升上主管後決定大刀闊斧把每件事情都砍掉重練,其實當你還是基層員工時,你看公司的管理制度多少都會有些不對勁,但是當你升上主管後,請以現在的位階與角度去看同一件事情,有的時候只是站的角度不同,因此得出的結論也不同,以前覺得不好應該改變的,在現在看來說不定一切是如此的合理,因此,

你該做的可能不是改變這個狀況,而是如何讓底下的人知道這個制度這樣設計的原因,從合理性與員工的同理心角度去看事情。

你以前覺得「為什麼我的主管專業不如我還可以當主管」,但你現在發現「我根本沒有那麼多時間累積專業知識,因為我要協助其他人達標」;你以前覺得「人員流動,為什麼主管不給大家加薪留人」,你現在發現「加薪除了涉及到制度問題外,還涉及到部門成本問題,多方考量,原來結構性調薪是有其困難的」,當你換了位置,你就會發現很多事情與過去想像不同。

人家說換個位置就要換個腦袋,這句話說的沒錯,當你轉換了工作,但卻沒有轉換你的思維,那對公司、對部門、對你自己都不是一件好事,就像過去可以做好台北市長的人,有一天變成了總統,卻做的一蹋糊塗,這時候開始就會有人說他的格局不夠,只能當個百里侯,但無法做一國之主,這也是因為他沒有轉換思維,從整個國家的角度去思考,所以才被批格局不夠。

若我們今天升遷上去,但思維沒有跟上,那我們也會被批評為格局不夠,所以,換個位置就該換個腦袋吧。

以上點出 3 大錯誤認知,如果明天就升你當主管,你是否已經具備有正確的認知了?是否已經做好足夠的準備了?心理建設做好了,接任主管就不用太過擔心了。

(本文出自 游舒帆gipi的學習筆記

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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