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與主管談判、爭取資源,怎麼說比較好?4 步驟幫你打動他的心

2019-11-13 01:59:19
Managertoday
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「老闆,明年的行銷預算,能不能提高 1000 萬元?」「事情愈來愈多,能不能加人?」身為中階主管,你理解基層員工的需求,但向老闆提出要求時,不一定能拿出好的談判籌碼。

(本文出自《經理人月刊》2019 年 6 月號,封面故事:打動人心的說話術

「老闆,明年的行銷預算,能不能提高 1000 萬元?」「事情愈來愈多,能不能加人?」身為中階主管,你理解基層員工的需求,但向老闆提出要求時,不一定能拿出好的談判籌碼。

在權力、位階不對等的情況,想要讓高層願意坐下來跟你「談」,可以靠幾種方法輔助。好好說話指出,首先要避開的錯誤,就是一味用自己的價值觀說服別人,例如「我的部門營收最好,老闆應該考慮多給一點資源。」

你用自己的觀點說服,老闆也會以自己的觀點思考。以上述的例子,老闆可能會想,「你的部門營收好,但毛利不高,為什麼要給你們更多資源?」或老闆可能覺得別的部門業務會接觸更多有力人士,當然聽不進去你的提議。

刻意替對方製造不便,再提有利自己的解決方案

因此,與上級主管談判,要說中對方的痛點、在意的事,使他感同身受,雙方的溝通才能更進一步。 舉例來說,你平常在意員工辦事要經過很多手續、太瑣碎,希望更改官僚體系,但老闆並不需要寫公文、跑流程,這不是他的痛點。

這時你可以刻意製造情境,像是每件小事都請老闆簽名、蓋章,三不五時開會、交報告讓他審閱,老闆參與到麻煩的一環,可能會抱怨,「這點小事幹嘛找我來?」這時候,你再提出具體建議,「我們也不希望這樣,但公司程序上就是這樣規定,不然您覺得那些流程可以簡化?」

其次,談判的過程應重視「交換」。 《價值談判》指出,每個人在意不同條件,你必須取捨,把自己認為沒那麼重要的東西換給對方,但是又讓對方有獲得,才更有機會贏得你想要的結果。

如果要在談判或爭取資源之前,找到對方痛點、在意的條件,要先了解老闆的想法,《華頓商學院最受歡迎的談判課》作者、世界級談判專家史都華.戴蒙(Stuart Diamond)指出,可以先試著練習「角色互換」。

練習角色互換,談判不再是你爭我奪

他舉例,蘇聯解體後,他協助拉脫維亞總理與 28 名部長組成新政府,農業部長認為,大部分的預算應投入小麥,餵飽當地人口;國防部長則說,資金要購買武器,維持國家安全。兩人爭論不休,該怎麼辦?

戴蒙的做法是,請雙方在其他部長面前公開辯論, 「但要站在對方的立場。」 起初,兩人都極度抗拒,最後卻理解彼此,找到解法。與老闆談判前,你也可以請一位同事「演」老闆,模擬對話,像是「假老闆」聽到某項建議會說那些理由,你可以如何應答,如果強烈拒絕,真正溝通時就絕對不要再提。

在溝通技巧上,可以試著使用《說理 I》 裡提到的「遞進法」(climax,類似中文的層遞修辭),把論點從大到小,或由小範圍擴展至大範圍,或用遠近、升降,增加說話的節奏感,讓聽眾陷入你的論述,即便他並不同意你的說法,也會期待下一句的出現。

例如,我的團隊每開發一個項目,就能多帶進 20% 的收入;每增加 20% 收入,公司的獲利就會多 5%;多 5% 就能⋯⋯。

還有一種是用 「是的,而且⋯⋯」句型或說話方式,這意味不直接反駁對方說的話,而是接收對方剛才說的話,並依此編出新的話題。 例如,老闆說:「多編預算給你其他部門會覺得不公平。」「是的,而且別的部門也不像我們一樣大膽提高兩倍的業績目標。」順著主管的話說下去,讓他自然接受你的意見。

4 步驟,助你談判時爭取更多

向老闆爭取資源不容易,需要事前沙盤推演,列出雙方利益、阻礙、問題,最後更要進一步讓對方承諾並行動。以下 4 步驟,可以爬梳、分類每個階段會遇到的問題與注意事項,爭取更多好處。

經理人月刊第 175 期
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