Managertoday 經理人

明明寫過筆記,想再看卻找不到?新筆記本先做這件事,記憶才會被活用

2019-11-19 21:26:36
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-07/img-1563789302-18763@900.png
筆記本記滿重要的工作進度、聯絡方式、會議內容以及自己的行程,但可能因為「再也找不到」,讓筆記功用失效!編列目錄索引是寫子彈筆記的第一步,才有辦法快速找回需要的內容。

(本文出自《經理人月刊》特刊:整理大腦的筆記術

你的筆記本可能就像一位專屬祕書,隨時記錄重要的工作進度、聯絡方式、會議內容以及自己的行程。

不過,這名祕書和真人不同的地方在於,當你想回憶這些內容時,沒辦法開口詢問,只能一頁一頁翻找,久而久之過去認為重要的資訊,也可能因為「再也找不到」「懶得翻出那一頁」,而無法替工作與生活帶來助益。

子彈筆記第一步:建立目錄索引+頁碼

為了解決這個問題,就像一本書最前方有提供目錄給讀者參考,編列目錄索引可說是寫子彈筆記的第一步,未來才有辦法快速找回需要的內容。(參見下圖 1)

圖 1:子彈筆記術開頭的索引和未來誌頁面,分別可以發揮方便查詢過去內容、規畫未來任務的功用。
經理人特刊 第 25 期

為了建立起索引,撰寫子彈筆記時得先習慣兩件事情:首先是標註頁碼,否則不可能會有目錄存在;其次是預期未來會新增哪些內容是困難的,因此子彈筆記中的索引頁碼不強求連續,例如隔了許久才在筆記本中的 40、41 頁寫上閱讀心得,但過去的心得都集中在 30~35 頁也不必擔心,只要在索引處的閱讀心得,補上 40、41 即可。

預留「未來誌」頁面,以後可填入每月新任務

另外,既然這套筆記術也能協助我們發展未來的計畫,因此緊接在索引之後的頁面,便是「未來誌」(參見下圖 2)。

圖 2:子彈筆記術開頭的索引和未來誌頁面,分別可以發揮方便查詢過去內容、規畫未來任務的功用。
經理人特刊 第 25 期

使用者可以在這個頁面上,填寫未來各月份中預計要執行的事情,舉例來說,你知道一名重要的客戶,每年都固定在 11 月決定隔年的行銷預算,就可以提早把這項任務填入未來誌中,確保自己提早開始準備要提供給客戶的簡報。

當然,你不一定是提早把某項工作寫在未來誌當中,也可能是某一天得知兩個月後,公司會導入一項新系統,並要求員工得撥空參加教育訓練,這時候可以把這項待辦清單轉移到未來誌,就不用擔心忘記,卻又覺得有一項工作沒有完成,分散自己的注意力。

資料來源:《子彈思考整理術》,天下雜誌出版