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子彈筆記為什麼紅?3大做法,讓你事情再多也能思考集中、搞定一切

2019-11-19 01:12:11
Managertoday
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卡洛發現寫下腦袋中的想法,有助於自己盤點手頭上的任務,知道應該優先處理哪些事情。最後以這套筆記術中,類似子彈的黑點符號命名為「子彈筆記」。

(本文出自《經理人月刊》特刊:整理大腦的筆記術

你平常都怎麼排定工作行程、記錄待辦事項?許多數人會利用各種記事本、日曆 App 來完成工作安排。不過,這些工具通常只能幫助你記錄、計畫,讓你知道自己的行程,卻不一定能和生產力畫上等號。

《子彈思考整理術》作者瑞德.卡洛(Ryder Carroll)從小患有注意力缺失症,導致他很難集中注意力在各種想法、計畫,累積愈來愈多的待完成任務,讓他感到十分受挫。

為了解決這個問題,他就試著把所有的想法和任務,都寫在一本筆記本中以共同管理。結果他發現,寫下腦袋中的想法,有助於自己盤點手頭上的任務,知道應該優先處理哪些事情。最後以這套筆記術中,類似子彈的黑點符號命名為「子彈筆記」。

子彈筆記的好處

這套筆記術不只是記錄,還能釐清想法,幫助自己專注在目標上,所以除了不容易專心的人,工作混亂、不知道要如何理清輕重緩急的人也十分受用。卡洛認為,子彈筆記術有 3 大好處:

資料好找、釐清想法

第一,能快速找到資料。寫子彈筆記要在筆記本的前面幾頁,建立索引頁碼頁,原因是,一般雜亂的筆記容易造成「明明有寫,卻找不到在哪裡」的困擾,加上想法也會隨著時間和忙碌漸漸變淡,此時索引和頁碼的功用便是能幫助我們快速找回之前記錄的工作心得。

除了每天的待辦事項,你也能加入閱讀或旅遊規畫等主題群組,還可以透過頁碼的「串聯」,協助自己更有效率地整理想法

舉例來說,你最近正在執行的計畫,可能與過去某些閱讀心得以及上過的教育訓練相關,便可以在該計畫群組的頁碼旁,標明那本書的心得是在哪一頁,未來就可以迅速翻找,等於是把整本筆記本打造為想法資料庫

聚焦行動方案

其次,子彈筆記能讓你聚焦具體行動。卡洛解釋,筆記中描述每項任務與事件皆應該簡短、明確,能練習掌握自己的行動,例如「記得提醒上司得重新安排會議時間與地點」,就可以縮短為「上司:調整會議時間地點」。

更進階的寫法是讓任務內容偏向行動方案而非結果,像是「準備令人驚豔的簡報」,不如改為「牢記簡報內容」。原因是你太過關注「令人驚豔」時,注意力會難以放在簡報基本功,可是一場簡報能否在別人腦海中留下深刻印象,不是你能掌控的事情,不如把心力集中在真正能控制的任務。

而這套筆記術中,最特別的是子彈筆記有一組輔助的符號系統(參見下圖),可以幫助使用者快速記錄、分類和調整任務與事件,同樣能起到掌握行動的作用。

經理人特刊 第 25 期

一再延後的行動,考慮捨棄

最後,在子彈筆記術的符號系統中,特別要提到「轉移」符號,代表這件事情從今天的任務,被排至其他天、月甚至年的計畫當中,也是相當新穎的做法,這種註記方式背後的用意,是反思哪些事情才是自己真正的目標

卡洛指出我們太容易接受指派的工作,經常不思考它的必要性,而定期檢視自己在日誌中轉移了哪些任務,可以幫助我們設定停損點。當某項待辦清單被一延再延,是不是代表它沒有那麼重要,甚至可以直接捨棄?

能夠轉移的項目不只是單項任務,當年度尾聲或換筆記本時也需要轉移最開頭的索引,這時候同樣要檢視哪些既有群組值得留下,於來年繼續執行,而哪些群組其實重要性不高,應該直接捨棄,把達成目標的主控權拿回自己身上。

資料來源:《子彈思考整理術》,天下雜誌出版