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簡報時,你說的第一句話是什麼?專業人士絕不漏掉這 3 大重點

2019-11-14 06:44:15
Managertoday
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empty summary這篇文章不在於說明簡報者應如何進行開場,對於這個主題有興趣的讀者,可 Google 關鍵字:「簡報 開場白」,就能找到許多建議,內容諸如:說故事、提出問題、引用數字、結合時事、名言名句...這篇文章的重點在於釐清開場與前言之間的關係,並說明簡報者進行職場簡報時,前言的表達方式。

這篇文章不在於說明簡報者應如何進行開場,對於這個主題有興趣的讀者,可 Google 關鍵字:「簡報 開場白」,就能找到許多建議,內容諸如:說故事、提出問題、引用數字、結合時事、名言名句......這篇文章的重點在於釐清開場與前言之間的關係,並說明簡報者進行職場簡報時,前言的表達方式。

從前言組成看開場白的比例

如果要凸顯簡報開場白的重要性,我們大可說:好的開始是成功的一半、頭過身就過、別讓你的簡報輸在起跑點、簡報就該浪費在開場上......但實際上,開場白沒那麼偉大,它最多只占簡報整體敘述的 5%

從結構上來看,簡報分為:前言(15%)、內容(70%)、結論(15%)等三大部分,前言可再細分為:開場白、背景敘述、目的說明、大綱導覽等四種元素。因此,好的簡報開場,不會是成功的一半,最多也僅占 5%(前言 15% 中的 1/4)。整體簡報、前言、開場白之間的展開關係,請參閱下圖。

職場簡報可以忽略開場白

如果你進行的是 TED 簡報、大眾演說、業務銷售、讀書心得分享......在這些場合中,加入一些開場白設計,可以增加觀眾注意力。但是,當你進行職場簡報時(我想 90% 以上的讀者應該屬於此種類型),開場白則不見得需要,而且最好能省就省。

職場簡報的對象大多是高階主管,這群人經常是全公司最忙碌的人士(除非你的老闆是許文龍類型)。因此,對他們簡報時,最好採取單刀直入加上快狠準的方式。上台時,請別說:在今天簡報開始之前,先讓我說一則故事......

哪些才是前言的重點?

進行職場簡報時,開場白並不是必需品,前言的其他三種元素:背景敘述、目的說明、大綱導覽,才是所有簡報的必說重點。它們的運用方式如下:

一、背景敘述

溝通的共通法則是從大到小、由廣而狹。背景敘述主要說明簡報的前情提要,也就是導致你必須出現在台上的主要原因。溝通是一趟 Why 到 What 的旅程,簡報者必須先提供觀眾一個全景森林(Why)之後,才能導引他們逐步看見樹木(What)。

二、目的說明

說完背景敘述之後,簡報者必須說明簡報目的。在這個階段,我們不能被「目的」兩個字所迷惑。目的說明真正的重點在於產生連聯性,也就是從 So What 觀點,提供觀眾必須關心的聆聽動機。當簡報者喚醒了觀眾注意力之後,才能讓後續的溝通更加順利。

三、大綱導覽

接續目的說明之後,簡報者必須進行大綱導覽,說明構成簡報內容的主要想法。如同進入遊樂園前,必須針對入場旅客發放導覽手冊,才能在他們的腦海中建立起概念地圖,以避免觀眾迷失於五里霧中。

這是一個主導性的問題

在探討開場白與前言之間關係這個議題時,其實我們真正想釐清的是簡報者主導性的問題。TED 簡報、大眾演說、業務銷售、讀書心得分享......在這些溝通場合中,簡報者都是擁有主導權的,此時使用開場白具有加分效果。

至於那些主導權不在你手上的情境,建議直接跳過開場,但是一定要清楚掌握:背景敘述、目的說明、大綱導覽的使用重點。

補充:公式之外的開場方式

說故事、提出問題、引用數字、結合時事、名言名句......這些都是開場白的基本公式,套用它們至少 80 分。在國內,我最欣賞的開場方式是:大小創意齋姚仁祿先生的「歷史上的今天」開場法,我猜想他的作法是利用 Google 查出簡報當天曾發生過的歷史事件(每天在歷史上都曾經發生大事),再將這個歷史事件與簡報主題進行串連。

「歷史上的今天」開場方式如下:今天是 9 月 11 日,在 13 年的今天,美國發生了一件震驚全球的攻擊事件,今天的簡報主題與這個事件相關......

(本文出自商業簡報網