編按：3 秒定案的簡報、文件資料，有什麼不同？日本簡報諮詢顧問天野暢子在《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》書中，分享了 6 個改善簡報、提案的小技巧。趕快試著用用看吧！

1. 濃縮為三種字級，提高資料的易讀程度

資料中的文字不宜全文大小一致，務必有所區別。那麼，最好採用哪些字型、幾種大小呢？

讓文字大小有別的原因只有一個，就是把希望對方注視的文字變得醒目。即使自認為字級愈大愈好，而一律設定成較大的級數，由於全文字型大小一致，導致頁面缺乏強弱有別的層次感。反之，就算細分成十種左右的字級，對方也無法察覺個中差別。由此看來，把文字濃縮為幾個差異懸殊的種類，的確有其必要。

認知心理學權威的海保博之教授主張「字型種類 × 字級種類 ＝ 6 種以內」最為理想。

換句話說，如果選用黑體和明體兩種字型，字級最好別超過三種，只要讓閱讀者得以不自覺地區分「大／中／小」，就綽綽有餘了。

2. 善用符號，便能瞬間傳達，減少字數

電視界的特效字幕（telop）經常使用，但一般資料卻沒有充分活用的表現手法之一就是符號。光憑一個符號，就能讓對方秒懂個中含意，因此對減少字數而言，符號可謂一大利器。而一旦字數變少，頁面也會變得清爽許多，簡直就是一舉兩得。

如此一來，不僅能減少一個字，連看不懂漢字的老外或小朋友也能瞬間秒懂。

3. 取消外框線，資料的「外觀」立即改變

電腦製作的資料，包含文字、數字、表格、圖表等種種元件。而製作的過程中，一般會為這些元件加上黑色的外框線。

然而，這種黑框線十分狡詐，往往變成雜訊，干擾本該傳達的資訊。打個比方來說，原本打算傳遞的訊息為「A 就是 B」，這時要是為這則訊息加上外框線，將立即產生「強調」和「異於周遭區塊」等意涵。

為了讓預定傳達的資訊更加醒目，不妨取消黑色外框線。PowerPoint 和 Word 針對文字方塊的預設狀態，應該是外框線為黑色，填入色彩為白色，不過可以重新設定為「無外框」和「無填滿色彩」。反之，也能設定其他色彩，做為強調之用。另外還能以企業標準色為基準，預先指定色彩和框線粗細，例如：「繪製圖案時的外框線為橘色，填入色彩為黃綠色，粗細為一點」。統一採用以上設定的企業實際存在。

除此之外，也能如下圖的「注意」部分一般，取消文字方塊的外框線，同時將填入色彩指定為同於頁面背景的顏色，如此一來，便能融入頁面背景之中。如果想呈現這樣的視覺效果，大家不妨試試這種「取消外框線」的減除技巧。

並不是說外框線絕不能使用。一旦決定使用，務必講求視覺上的清爽與質感，策略性地加以運用。

4. 橫書資料以「Z 型」配置為鐵則

為了讓對方快速理解資料的內容，掌控閱讀者的視線極為重要。換句話說，務必讓閱讀者於瀏覽資料時保持固定的視線走向，絕不能搞不清楚「接下來該看哪裡？」

單張資料中，如果橫書文章與直書文章並存，視線走向將縱橫交錯，無法維持一致。報紙的內文統一採用直書，網路文章則統一採用橫書，正因為如此，我們才能順暢無阻地持續閱讀下去。同樣的道理，資料的製作，也要讓閱讀者的視線走向維持一致。

針對橫書文章，身為現代人的我們被教育成由左至右、由上至下閱讀。一旦組合這樣的鐵則，最適切的編排方式，應該是始於左上，一路下行後結束於右下的「Z 型」配置。

大家不妨回想一下，通知函或邀請函等，往往將收件人（對方的姓名）寫於左上方，聯絡方式（自己的姓名）則寫於右下方吧。基於此故，針對投影片或提案書等，摘要該頁資訊的一行字，換句話說就是頁面標題，應該編排於屬於資料開頭的左上方較為妥當。

如果資料不只一頁，確保各頁視線走向的一致性極為重要。要是頁數為 5 頁的資料中，只有一頁為 Z 型，其他頁面皆採用其他編排方式，那麼閱讀者每翻開一頁，便會頭昏腦脹一次。只要讓頁面標題固定出現於各頁的左上角，閱讀者將會不自覺地先看這個部分。

以投影片進行簡報時，也要從左上方開始，依重要性由高至低排列，循序說明。接下來，只要讓自己漸漸向右側移動，投射於螢幕上的文章或圖解，便不會被自己的身體遮擋。如此一來，資料的版面配置和簡報者的動作將能相互呼應。

5. 左為過去、右為未來！光憑版面配置就能讓對方秒懂

資料的版面配置除了基本的「Z 型」，其他各種構成元件也有固定的位置安排。由於存在這種多數人慣用的不成文規定，因此凡是違反規定的版面配置，有時會導致閱讀者弄錯時序或位置關係。

針對時序和順位，我們認定的排列方式為「左→右」、「上→下」。展示使用前後的照片時，如果不是左為使用前，右為使用後，極可能造成誤解。雖然倒置成「事後←事前」的圖解時有所見，不過，就算運用箭頭加以標示，也無法改變人的直覺，如此一來，將有誤解為「事後變成事前」的風險。

上下方向也是同樣的道理，如果將排行榜由上往下依序寫出「第三名　紅色」、「第二名　黃色」、「第一名　藍色」，極可能被誤解為由上而下的順位為第一名、第二名、第三名吧。

大家十分熟悉的氣象報告，通常是結合時序和地區，讓大家各依所需確認天氣概況。以一週天氣預報為例，橫軸由左依序列出周一、周二、周三等，縱軸則由上依序列出札幌、仙台、福島、東京、沖繩等從北到南的都市名。就算沒有標示箭頭，你也能依照這樣的順序，針對自己想知道的日期、都市，得知天氣預報。

數值遞增稱為升序排列，反之則稱為降序排列，針對需要排序的數據，應該採用升序、降序，還是其他準則？大家不妨先思考一下數據的關聯性和順序，再決定版面配置的方式。

6. 以橫條圖說明順位或排行榜

橫條圖並不是把直條圖旋轉九十度為橫倒狀態的圖表，一般用於介紹同屬性項目的順位。橫條圖與直條圖的差異，在於排序不以時間為基準。換句話說，與時間軸相關的項目，比較不適合採用橫條圖。

由於存在這個既定原則，因此不妨先確認一下原始數據是否具備排序屬性。接著再依照數值大小，以 Excel 重新排序（大→小的降序），製作圖表。按理來說，橫條的右側，應該會呈現出右上往左下內縮的狀態。

此外，分析比較的項目通常列於縱軸，數值則以橫條的長短顯示於橫軸。網路文章針對排行榜或問卷調查結果的說明，經常採用橫條圖。如果是排行榜，就算原始數據的項目多達二十個，也未必全數列出，只要濃縮成前五名或前十名即可；假設問卷調查的項目名為「與車站相距不遠」，為了減輕閱讀時的負擔，得費點心思改為「交通方式」。

就算沒有格線，只要附上標示數值的資料標籤，對方便能理解數量大小。其實幾乎所有的橫條圖，格線都被予以省略。

橫條圖還有其他的變形應用，例如將男女別的人口動態，以橫條各向左右延伸繪製而成的「金字塔圖」。舉凡如男女一般必須分成兩類的年齡層分析、選舉或醫療的調查結果等，都可採用金字塔圖。這類圖表的橫條間距緊密，得依據「面」來辨識突出部分與內縮部分。由於是靠填入色彩的面積讓對方理解，因此切勿把橫條色彩設定為漸層填滿或圖樣填滿，以免效果不彰，不妨選用實心填滿。

（本文摘錄、整理自《一看就懂！從NG到OK！制霸職場的簡報‧資料表達術》，商周出版）