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一看就懂!簡報、提案掌握 6 個技巧,瞬間說服力大增

2019-11-22 01:37:15
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3 秒定案的簡報、文件資料,有什麼不同?日本簡報諮詢顧問天野暢子在《一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術》書中,分享了 6 個改善簡報、提案的小技巧。趕快試著用用看吧!

編按:3 秒定案的簡報、文件資料,有什麼不同?日本簡報諮詢顧問天野暢子在《一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術》書中,分享了 6 個改善簡報、提案的小技巧。趕快試著用用看吧!

1. 濃縮為三種字級,提高資料的易讀程度

資料中的文字不宜全文大小一致,務必有所區別。那麼,最好採用哪些字型、幾種大小呢?

讓文字大小有別的原因只有一個,就是把希望對方注視的文字變得醒目。即使自認為字級愈大愈好,而一律設定成較大的級數,由於全文字型大小一致,導致頁面缺乏強弱有別的層次感。反之,就算細分成十種左右的字級,對方也無法察覺個中差別。由此看來,把文字濃縮為幾個差異懸殊的種類,的確有其必要。

認知心理學權威的海保博之教授主張「字型種類 × 字級種類 = 6 種以內」最為理想。

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換句話說,如果選用黑體和明體兩種字型,字級最好別超過三種,只要讓閱讀者得以不自覺地區分「大/中/小」,就綽綽有餘了

2. 善用符號,便能瞬間傳達,減少字數

電視界的特效字幕(telop)經常使用,但一般資料卻沒有充分活用的表現手法之一就是符號。光憑一個符號,就能讓對方秒懂個中含意,因此對減少字數而言,符號可謂一大利器。而一旦字數變少,頁面也會變得清爽許多,簡直就是一舉兩得。

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如此一來,不僅能減少一個字,連看不懂漢字的老外或小朋友也能瞬間秒懂。

3. 取消外框線,資料的「外觀」立即改變

電腦製作的資料,包含文字、數字、表格、圖表等種種元件。而製作的過程中,一般會為這些元件加上黑色的外框線。

然而,這種黑框線十分狡詐,往往變成雜訊,干擾本該傳達的資訊。打個比方來說,原本打算傳遞的訊息為「A 就是 B」,這時要是為這則訊息加上外框線,將立即產生「強調」和「異於周遭區塊」等意涵。

為了讓預定傳達的資訊更加醒目,不妨取消黑色外框線。PowerPoint 和 Word 針對文字方塊的預設狀態,應該是外框線為黑色,填入色彩為白色,不過可以重新設定為「無外框」和「無填滿色彩」。反之,也能設定其他色彩,做為強調之用。另外還能以企業標準色為基準,預先指定色彩和框線粗細,例如:「繪製圖案時的外框線為橘色,填入色彩為黃綠色,粗細為一點」。統一採用以上設定的企業實際存在。

除此之外,也能如下圖的「注意」部分一般,取消文字方塊的外框線,同時將填入色彩指定為同於頁面背景的顏色,如此一來,便能融入頁面背景之中。如果想呈現這樣的視覺效果,大家不妨試試這種「取消外框線」的減除技巧。

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並不是說外框線絕不能使用。一旦決定使用,務必講求視覺上的清爽與質感,策略性地加以運用

4. 橫書資料以「Z 型」配置為鐵則

為了讓對方快速理解資料的內容,掌控閱讀者的視線極為重要。換句話說,務必讓閱讀者於瀏覽資料時保持固定的視線走向,絕不能搞不清楚「接下來該看哪裡?」

單張資料中,如果橫書文章與直書文章並存,視線走向將縱橫交錯,無法維持一致。報紙的內文統一採用直書,網路文章則統一採用橫書,正因為如此,我們才能順暢無阻地持續閱讀下去。同樣的道理,資料的製作,也要讓閱讀者的視線走向維持一致。

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針對橫書文章,身為現代人的我們被教育成由左至右、由上至下閱讀。一旦組合這樣的鐵則,最適切的編排方式,應該是始於左上,一路下行後結束於右下的「Z 型」配置

大家不妨回想一下,通知函或邀請函等,往往將收件人(對方的姓名)寫於左上方,聯絡方式(自己的姓名)則寫於右下方吧。基於此故,針對投影片或提案書等,摘要該頁資訊的一行字,換句話說就是頁面標題,應該編排於屬於資料開頭的左上方較為妥當

如果資料不只一頁,確保各頁視線走向的一致性極為重要。要是頁數為 5 頁的資料中,只有一頁為 Z 型,其他頁面皆採用其他編排方式,那麼閱讀者每翻開一頁,便會頭昏腦脹一次。只要讓頁面標題固定出現於各頁的左上角,閱讀者將會不自覺地先看這個部分。

以投影片進行簡報時,也要從左上方開始,依重要性由高至低排列,循序說明。接下來,只要讓自己漸漸向右側移動,投射於螢幕上的文章或圖解,便不會被自己的身體遮擋。如此一來,資料的版面配置和簡報者的動作將能相互呼應。

5. 左為過去、右為未來!光憑版面配置就能讓對方秒懂

資料的版面配置除了基本的「Z 型」,其他各種構成元件也有固定的位置安排。由於存在這種多數人慣用的不成文規定,因此凡是違反規定的版面配置,有時會導致閱讀者弄錯時序或位置關係

針對時序和順位,我們認定的排列方式為「左→右」、「上→下」。展示使用前後的照片時,如果不是左為使用前,右為使用後,極可能造成誤解。雖然倒置成「事後←事前」的圖解時有所見,不過,就算運用箭頭加以標示,也無法改變人的直覺,如此一來,將有誤解為「事後變成事前」的風險。

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上下方向也是同樣的道理,如果將排行榜由上往下依序寫出「第三名 紅色」、「第二名 黃色」、「第一名 藍色」,極可能被誤解為由上而下的順位為第一名、第二名、第三名吧。

大家十分熟悉的氣象報告,通常是結合時序和地區,讓大家各依所需確認天氣概況。以一週天氣預報為例,橫軸由左依序列出周一、周二、周三等,縱軸則由上依序列出札幌、仙台、福島、東京、沖繩等從北到南的都市名。就算沒有標示箭頭,你也能依照這樣的順序,針對自己想知道的日期、都市,得知天氣預報。

數值遞增稱為升序排列,反之則稱為降序排列,針對需要排序的數據,應該採用升序、降序,還是其他準則?大家不妨先思考一下數據的關聯性和順序,再決定版面配置的方式。

6. 以橫條圖說明順位或排行榜

橫條圖並不是把直條圖旋轉九十度為橫倒狀態的圖表,一般用於介紹同屬性項目的順位。橫條圖與直條圖的差異,在於排序不以時間為基準。換句話說,與時間軸相關的項目,比較不適合採用橫條圖。

由於存在這個既定原則,因此不妨先確認一下原始數據是否具備排序屬性。接著再依照數值大小,以 Excel 重新排序(大→小的降序),製作圖表。按理來說,橫條的右側,應該會呈現出右上往左下內縮的狀態。

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此外,分析比較的項目通常列於縱軸,數值則以橫條的長短顯示於橫軸。網路文章針對排行榜或問卷調查結果的說明,經常採用橫條圖。如果是排行榜,就算原始數據的項目多達二十個,也未必全數列出,只要濃縮成前五名或前十名即可;假設問卷調查的項目名為「與車站相距不遠」,為了減輕閱讀時的負擔,得費點心思改為「交通方式」。

就算沒有格線,只要附上標示數值的資料標籤,對方便能理解數量大小。其實幾乎所有的橫條圖,格線都被予以省略。

橫條圖還有其他的變形應用,例如將男女別的人口動態,以橫條各向左右延伸繪製而成的「金字塔圖」。舉凡如男女一般必須分成兩類的年齡層分析、選舉或醫療的調查結果等,都可採用金字塔圖。這類圖表的橫條間距緊密,得依據「面」來辨識突出部分與內縮部分。由於是靠填入色彩的面積讓對方理解,因此切勿把橫條色彩設定為漸層填滿或圖樣填滿,以免效果不彰,不妨選用實心填滿。

(本文摘錄、整理自《一看就懂!從NG到OK!制霸職場的簡報‧資料表達術》,商周出版)