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忙碌害你生活失去質感?一張「心理盤點清單」,幫你聚焦重要的事

2019-11-22 03:53:41
Managertoday
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這項任務重要嗎?非做不可嗎?生活、工作中,充滿等待處理的事,如果沒有辨別重要性、次序,可能會被雜事牽著走。過得忙碌,卻不是你要的生活的模樣。

研究顯示,我們每天會有多達五至七萬則想法。如果每個想法代表一個單字,這代表我們的心智每一天會產生相當於一本書的內容。但與書不同,我們的想法不是有條理地組織而成。狀況好的時候,這些想法之間隱約存在某種連貫性。所以我們的心智總是得想辦法釐清雜亂的思緒。

但是,應該從何開始?哪一個想法先?我們會發現,自己在同一時間處理太多事情,注意力太過分散,無法將應有的注意力投注在每一件事情上。

通常我們會說自己「很忙」。但是,忙碌不代表有生產力。

很多人「很忙」,背後真相是生活失控

為什麼這麼說?我們沒有時間,是因為要處理太多事情,但每件事卻沒有得到應有的足夠時間。而且隨著信手可得的科技工具無上限增加,問題也加速惡化。我們應該要用打字、文字訊息、電話、電子郵件、部落格、推文、Skype、視訊會議、簡訊,或是對著數位個人助理大聲喊叫來完成工作?如果全部都要用上,誰先誰後?

選擇的自由是一種特權,如同一把雙面刃。每個決定都需要你的專注力,你必須投入時間和精力。兩者都有限,因此格外珍貴。

巴菲特(Warren Buffett)是當今最成功的投資大師之一,他曾告訴他相當信賴的私人飛機駕駛麥可.弗林以下的忠告。當時他們正在討論弗林的長期計畫。巴菲特要求弗林列出最重要的二十五個生涯目標。弗林寫好之後,巴菲特要求他圈出最重要的五個目標。巴菲特問弗林關於那五大目標時,弗林回答說,「這五個是我首要專注的目標,其他二十個較為次要。但他們還是很重要,一旦時機適當,我就會陸續完成這些目標。他們比較沒那麼緊急,但我還是會投入必要的努力。」

結果巴菲特回說,「不,你錯了,麥可。沒有圈起來的目標就成了『絕對要避開』的工作項目。除非你完成最重要的五大目標,否則你不能分心去想其他目標。」

美國前總統歐巴馬在接受專訪時表示,「你會發現我只穿灰色或藍色西裝,就是為了減少決策。」臉書創辦人馬克‧祖克柏總是穿著灰色運動衫,蘋果創辦人史帝夫‧賈伯斯每次現身都是黑色高領上衣搭配牛仔褲。他們都意識到, 思考各項選擇是極為費神的事,因此盡可能減少生活中的決策。

要做的決策愈多,就愈難做出好決策

這是為什麼你比較可能會吃到不健康的晚餐,比較不容易吃到不健康的早餐,因為在早上你的心理能量仍夠用。

如果不多加注意,決策疲勞會導致決策趨避 ,特別是在面臨重大人生決策時,我們總會拖到最後一刻才做決定。我要讀哪一所大學?我想和這個人結婚嗎?我應該接受那份新工作嗎?通常你會先做其他決定,避開最重要的決定,直到最後不得不做出這個重大決定,但這時候你已經沒有多餘的專注力。這也難怪我們常常感到壓力、焦慮和崩潰。於是我們藉由其他事物分散注意力,減少情緒負擔。喝酒、吃美食、旅遊、追劇。

減少決策數量,才能專注真正重要的事

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消除決策疲勞的第一步,就是減輕必須承擔的決策數量,方法是與這些決策保持距離。

在你做出決定並採取行動之前,每項決策都只是一個想法而已。抓住想法就如同想要徒手抓魚一樣:他們會輕易地溜走,然後在你混亂不清的心智深處消失於無形。把想法寫下來,有助於掌握這些想法,並且冷靜檢視這些想法。建立心理盤點清單,找出所有會分散我們注意力的決策。這是重新掌控生活的第一步。

首先,拿出之前準備好的一張紙。將紙分成三個欄位。在第一欄,列出所有你現在正在做的事情。在第二欄,列出你應該要做的事情。在最後一欄,列出你想要做的事情。每一件事的描述盡量簡短,像是清單的形式。如果某項任務引發其他多個任務,就如實寫下來。

這份心理盤點清單可以讓你清楚看到,目前你的時間和精力都投入到在哪些事情。 這就是你的決策地圖。下一步便是篩選出值得你花時間的重要決策。

我們很難會注意到,平時負擔了多少不必要的工作與責任,卻一直承擔著。我們忙著處理手邊正在做的事情,卻忘了問自己,為什麼要做這些事情?心理盤點清單讓我們有機會問:為什麼。

接著,請仔細思考清單上的每項任務。你不需要深究,針對每一項任務,你只要問自己以下兩個問題:

一、這項任務重要嗎?(對你或是所愛的人而言)
二、這項任務非做不可嗎?(例如房租、學貸、工作)
如果心理盤點清單當中有任何一項任務,你無法做出明確的回答,那麼就問你自己:如果沒有完成這項任務,而且一直不去完成的話,會有什麼樣的後果?

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如果有任何一項任務無法通過這個測驗,就是會讓你分心的事物。他們無法為你的生活創造價值。你要將這些事物刪除,不要手下留情。

(本文摘錄、整理自《子彈思考整理術》,天下雜誌出版)