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Excel 內建按鈕竟能這樣用!高手私藏 5 個小祕訣,讓報表更專業

2019-11-19 01:57:45
Managertoday
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內建按鈕還能怎麼用?看起來基礎的功能,其實暗藏小撇步,小動作就能讓報表更專業。

(本文出自經理人特刊第 28 期,《110 招搞定 EXCEL 報表》

1. 選擇性貼上/捨棄原資料格式,只貼上想要的內容

選擇性貼上「值」

保留複製的數值,但不貼上公式和格式,可以避免因為公式自動調整而改變數值。

選擇性貼上「圖片」

複製表格資料,可以轉貼成不可修改的圖片,更方便轉傳和保留。

選擇性貼上「略過空格」

如果想將兩欄空格交錯的資料,整併為一欄,則可使用「略過空格」。比如將校對過的 C 欄更新至 B 欄。

2. 欄列互換/想調整欄列不用重新輸入,只要複製後轉置貼上

報表應該將欄列的內容對調才好閱讀?Excel 有內建欄列互換功能,不用重輸入,像範例表中的業績報表,如果要改為業務單位為欄、月為列,只要複製整個表格,在選擇性貼上中選擇「轉置」即可。

3. 跨欄置中/幫表格內容群組化,橫跨儲存格設定分類

跳出儲存格的限制來整理資料內容。像這張雜誌刊登價格表,可以選擇 A2 到 A6 的儲存格,再點選「常用」索引標籤、「對齊方式」的「跨欄置中」,讓人一眼看懂第 2 列到第 6 列都屬於「雜誌內頁」分類。

4. 自動換列/文字資料太長,就讓它折行才看得見

Excel 預設所有內容都以一列的方式呈現,超過儲存格寬度就無法直接顯示。但使出「常用」索引標籤裡、「對齊方式」的「自動換列」,能讓資料「折行」,在同個畫面完整呈現。

5. 統一欄寬、列高/讓儲存格大小一致,看起來更順眼

範例中「自然科學」的欄位字數較多,Excel 會以較大的欄寬呈現。全選所有想調整欄寬的欄位,並將滑鼠移到 B 欄與 C 欄分隔處,等出現欄位調整的符號後按下滑鼠往右輕拉,欄寬就統一了!