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心理學家的職場觀察:辦公環境長這樣的人,表現最好、做事最快

2019-11-19 10:59:56
Managertoday
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有人認為辦公桌必須井然有序,才會有效率;有些人則覺得亂中有序才有創造力。

(本文出自《經理人月刊》2019 年 10 月號,封面故事:斷捨離

辦公空間的整潔會不會影響工作效率,一直都是眾人討論的議題。有人認為辦公桌必須井然有序,才會有效率;有些人則覺得亂中有序才有創造力。

為了釐清辦公環境是否會影響工作效率,2010 年英國艾希特大學(University of Exeter)心理學家艾力克斯‧哈斯蘭(Alex Haslam)與克雷格‧奈特(Craig Knight)做了一個實驗。

自己布置的空間,工作起來最有效率

他們設計 4 種型態的辦公室:

  1. 精實辦公室,除了乾淨的辦公桌椅與紙筆,沒有多餘的東西。

  2. 在精簡的辦公室加上一些布置,如植物、海報等。

  3. 賦能辦公室(empowered office),它讓受試者依據個人喜好布置空間,如果不喜歡裝飾,也可以讓辦公室極簡化。

  4. 去能辦公室(disempowered office),先請受試者布置辦公空間,最後研究員會擅自更動擺設。

結果顯示,受試者在賦能辦公室的工作效率最高,去能辦公室最低,就算它的外觀跟賦能辦公室差不多。換句話說,不論風格,只要是員工自己做的布置,都能提升效率。

雖然實驗顯示讓員工自己布置辦公空間最能提升效率,但如何整理又是另外一回事。Pixie 是一家用物聯網定位的新創公司,他們做了一個「失物找尋調查」(lost and found survey),發現美國人每年要花費 2.5 天尋找物品,這可能導致上班遲到或工作延遲。

也就是說,人們一天大約會浪費 10 分鐘找東西,如果透過整理能讓自己不用白費力氣尋找物品,更能提升工作效率。《KOKUYO 的極簡工作術》指出,工作上的整理,是以「工作是否順手」為優先考量

每個人對工作順手的想法不盡相同,有人傾向把當天工作會用到的東西全部擺在桌上,有些人則認為這樣會讓桌上很亂。日本辦公室整理術始祖壺阪龍哉表示,整理只是手段,最終是要帶出工作效果,它不需要拘泥整齊;美觀和用起來順手,也不一定會畫上等號。

下班前花 5 分鐘整理,節省平日找物品的時間

辦公空間的整理,首先要從「捨」開始,丟掉不需要的文件、物品等,只留下真正需要的東西。開始整理前,先把東西全部拿出來,排列在地板或桌子上,再依序分成文件、物品、書籍等,檢視這些物品、挑出需要的東西。

在丟棄時,要具體規範哪些東西可以直接丟掉,如「丟掉報價單與明細表」,整理時才不會花太多時間苦惱。如果在決定物品去留時冒出「未來可能會用到」或「捨不得」等念頭,就代表是不需要的物品;真的抉擇困難,就設立一個「猶豫箱」,先把無法抉擇的物品放入,未來 3 個月如果都沒有用到,就必須直接丟棄。

壺阪龍哉表示,判斷需要或不需要,不能用未來式(總有一天會派上用場)思考,而是要用過去式(過去幾個月有用上嗎?)來思考。如果沒用過或不見也不會傷腦筋的東西,就大膽丟掉。

再來,為了方便使用,將物品設定好排列順序、貼上標籤(參見圖表),確立物品的擺放位置,就能有效提升工作效率。

最後,持續保持工作順手的狀態,養成每天下班前 5 分鐘檢查桌上是否有沒收起來的物品,以及抽屜裡的資料是否可以順利拿出來,節省尋找物品的時間。

使用完物歸原位,工作才會順手

辦公桌的使用方式,一定要落實「取出→使用→歸位」,讓東西有屬於自己的家,用完放回到原始位置,工作起來就會順手許多。

1.直立收納:

經理人月刊 第 179 期

直立收納可以有效運用空間,不只方便取出或歸位,也可以讓物品的數量一目瞭然。擺放順序依使用頻率而定,愈常使用的愈靠近自己。

2.貼上彩色標籤:

經理人月刊 第 179 期

在檔案夾上貼彩色標籤,不需要給顏色特別的意義,只要將藍色標籤的文件放回貼有藍色標籤的架子或檔案夾裡,就可以做到物歸原位的效用了。

資料來源:《成功人士這樣整理辦公桌》,大是文化出版