整理‧撰文 林庭安
心理學家的職場觀察：辦公環境長這樣的人，表現最好、做事最快
（本文出自《經理人月刊》2019 年 10 月號，封面故事：斷捨離）
辦公空間的整潔會不會影響工作效率，一直都是眾人討論的議題。有人認為辦公桌必須井然有序，才會有效率；有些人則覺得亂中有序才有創造力。
為了釐清辦公環境是否會影響工作效率，2010 年英國艾希特大學（University of Exeter）心理學家艾力克斯‧哈斯蘭（Alex Haslam）與克雷格‧奈特（Craig Knight）做了一個實驗。
自己布置的空間，工作起來最有效率
他們設計 4 種型態的辦公室：
精實辦公室，除了乾淨的辦公桌椅與紙筆，沒有多餘的東西。
在精簡的辦公室加上一些布置，如植物、海報等。
賦能辦公室（empowered office），它讓受試者依據個人喜好布置空間，如果不喜歡裝飾，也可以讓辦公室極簡化。
去能辦公室（disempowered office），先請受試者布置辦公空間，最後研究員會擅自更動擺設。
結果顯示，受試者在賦能辦公室的工作效率最高，去能辦公室最低，就算它的外觀跟賦能辦公室差不多。換句話說，不論風格，只要是員工自己做的布置，都能提升效率。
雖然實驗顯示讓員工自己布置辦公空間最能提升效率，但如何整理又是另外一回事。Pixie 是一家用物聯網定位的新創公司，他們做了一個「失物找尋調查」（lost and found survey），發現美國人每年要花費 2.5 天尋找物品，這可能導致上班遲到或工作延遲。
也就是說，人們一天大約會浪費 10 分鐘找東西，如果透過整理能讓自己不用白費力氣尋找物品，更能提升工作效率。《KOKUYO 的極簡工作術》指出，工作上的整理，是以「工作是否順手」為優先考量。
每個人對工作順手的想法不盡相同，有人傾向把當天工作會用到的東西全部擺在桌上，有些人則認為這樣會讓桌上很亂。日本辦公室整理術始祖壺阪龍哉表示，整理只是手段，最終是要帶出工作效果，它不需要拘泥整齊；美觀和用起來順手，也不一定會畫上等號。
下班前花 5 分鐘整理，節省平日找物品的時間
辦公空間的整理，首先要從「捨」開始，丟掉不需要的文件、物品等，只留下真正需要的東西。開始整理前，先把東西全部拿出來，排列在地板或桌子上，再依序分成文件、物品、書籍等，檢視這些物品、挑出需要的東西。
在丟棄時，要具體規範哪些東西可以直接丟掉，如「丟掉報價單與明細表」，整理時才不會花太多時間苦惱。如果在決定物品去留時冒出「未來可能會用到」或「捨不得」等念頭，就代表是不需要的物品；真的抉擇困難，就設立一個「猶豫箱」，先把無法抉擇的物品放入，未來 3 個月如果都沒有用到，就必須直接丟棄。
壺阪龍哉表示，判斷需要或不需要，不能用未來式（總有一天會派上用場）思考，而是要用過去式（過去幾個月有用上嗎？）來思考。如果沒用過或不見也不會傷腦筋的東西，就大膽丟掉。
再來，為了方便使用，將物品設定好排列順序、貼上標籤（參見圖表），確立物品的擺放位置，就能有效提升工作效率。
最後，持續保持工作順手的狀態，養成每天下班前 5 分鐘檢查桌上是否有沒收起來的物品，以及抽屜裡的資料是否可以順利拿出來，節省尋找物品的時間。
使用完物歸原位，工作才會順手
辦公桌的使用方式，一定要落實「取出→使用→歸位」，讓東西有屬於自己的家，用完放回到原始位置，工作起來就會順手許多。
1.直立收納：
直立收納可以有效運用空間，不只方便取出或歸位，也可以讓物品的數量一目瞭然。擺放順序依使用頻率而定，愈常使用的愈靠近自己。
2.貼上彩色標籤：
在檔案夾上貼彩色標籤，不需要給顏色特別的意義，只要將藍色標籤的文件放回貼有藍色標籤的架子或檔案夾裡，就可以做到物歸原位的效用了。
資料來源：《成功人士這樣整理辦公桌》，大是文化出版
