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你有「零秒思考力」嗎?一張表訓練大腦,成為俐落、靈光的工作者

2019-11-19 18:34:31
Managertoday
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好好整理了自己的大腦,就像在整潔的儲物空間,可以很快找出想要的物品,自然能有條理地說話、高效率地執行工作。

(本文出自《經理人月刊》2019 年 10 月號,封面故事:斷捨離

一站到台上,準備好幾天的簡報,卻突然像是被打散一樣,只能胡亂講完就匆匆下台;拜訪客戶時,明明事前蒐集很多資訊,還是難以清楚回答對方的問題,最終以未成交收場。

這些腦袋打結的時刻總是令人不甘心,但職場上總是有些人被稱讚「頭腦靈光」「行動俐落」。《思考更要斷捨離》指出,他們能夠做到的關鍵,是因為好好整理了自己的大腦,就像在整潔的儲物空間,可以很快找出想要的物品,自然能有條理地說話、高效率地執行工作

把你知道的事,整理成有系統的說法

用來儲存「想法」的腦袋,如同生活環境,需要定期清掃、整頓,才會擁有清晰的思緒,一旦大腦變得雜亂無章,會嚴重影響我們的工作表現,最直接反映的便是溝通能力。

但許多人經常把知識、資訊和工作能力畫上等號,以為溝通能力好,是因為對方懂得多、知道的資訊更多,但如果只知道吸收卻不懂整理,只是把這些訊息丟在腦海當中,不進行下一層次的思考,形同白白浪費頭腦空間,淪為「想得太多、做得太少」。

《零秒思考力【行動篇】》作者赤羽雄二表示,想搶得先機與及早驗證想法,每個人都該培養即斷、即決的瞬間執行力,比別人早一步制定可行的計畫。要具備執行力,得調整我們整理想法與思考的習慣

《思考更要斷捨離》提到,頭腦處於沒有整理的狀態時,基本上難以組織出有邏輯、吸引他人的語句,這意味著無法好好傳達訊息,即使產品、服務或提案內容再優秀,也不會有人願意埋單。

二分法決定有價值資訊,不重要的事先拋棄

整理思緒首先要分類,保存有價值的資訊,捨棄不重要的念頭。最直接的方式是採取「二分法」,攤開全部的事情,一件一件質問自己,對於想達成的目標有沒有幫助。

例如今天待辦事項包括回信給客戶、提供出差報告、和主管討論明年計畫等等,這時候問自己一個能用「是、不是」回答的問題:這件事可以今天不完成嗎?釐清哪些事項可以繼續放在腦中思考

二分法看似簡單,多數時刻大家卻不會逐一檢視,所以無法排定優先順序。隨著提問次數增加,便能理出個人標準,未來每當一項資訊進入頭腦時,就可以快速決定是否需花心力處理。

再來要改變吸收過多資訊、浪費大腦的習慣,赤羽指出,可借助「假說思考」的方式訓練。舉例來說,主管要求提出高齡化商機的報告,如果以這組關鍵字大量網羅資訊,就像把腦袋放在毫無方向、混亂的環境,正確順序應該顛倒過來:預設一個結論,再驗證它是否正確

假設認為機會出現在外送產業,可先了解長者日常的購物困難,並分析目前外送業者無法滿足哪些需求,再提出具體提案。假說思考建立了明確目標,每當獲得新資訊時,就有基準判斷有沒有用處,同時縮小思考範圍,即使一開始決定錯方向,也能迅速發現與修正。

最後,靠減少資訊干擾、聚焦特定脈絡之外,赤羽也提供一套筆記術(參見下圖),憑直覺快速寫下對特定議題的想法,可以轉移、整理混亂的想法,同時「寫下來」的動作,也有助於還給大腦乾淨、容易全盤檢視的狀態

經理人月刊 第 179 期

一分鐘快速產出想法,練習零秒思考力

花愈多時間不代表思考能更透徹,還可能無法聚焦要解決的事情。赤羽雄二指出,可練習直覺、不猶豫地寫筆記,漸漸提高思考速度,解決想太多、太久帶來的反效果。

(本文取材自《零秒思考力》,悅知文化出版)