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5 分鐘快速畫一張漂亮簡單甘特圖,讓專案進度簡報更吸睛

2019-12-12 22:00:06
Managertoday
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簡報、提企畫案時,為了報告時的視覺需要,想插入一張表達目前專案進度的甘特圖時,可以怎麼做?Gantt.io 是個快速、易上手的工具。

甘特圖」是專案管理中進度排程、資源分配的專業工具。專業的甘特圖軟體,用來計算專案的人力、時間資源,並且可以進行動態排程。但當你在簡報、提企畫案時,因為報告時的視覺需要,想插入一張表達目前專案進度的甘特圖時,要怎麼做最能滿足需求呢?

雖然可以把專業甘特圖軟體的圖表直接呈現,但這樣可能太複雜,會議、簡報、企畫案的報告文件中不一定適用。要用 PowerPoint 或是 Excel 畫,也無法一時間快速完成,或是畫得不好看,因為沒有專為甘特圖設計的工具流程。

這時候,或許「 Gantt.io 」就能派上用場, 這是一個免費的線上繪製甘特圖工具,幫助我們 5 分鐘內畫出簡單清楚、漂亮美觀的甘特圖「圖檔」。

要注意的是,不要把 Gantt.io 當作真正的甘特圖軟體來使用,雖然也可以這樣做,但 Gantt.io 設計目的主要是提供:

「適合簡報呈現的風格化甘特圖」。

這有點類似之前介紹過的幾種「線上統計圖繪製工具」,這些繪圖工具,目標不是取代 Excel 試算表,而是幫我們快速畫出報告時需要的漂亮圖表,例如:

(推薦閱讀:TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

5 分鐘完成一張甘特圖「簡報圖」

接下來示範 Gantt.io 的操作流程。首先,要註冊一組帳號密碼。

進入線上工具介面,開始新增第一張甘特圖圖片,可以選擇從空白甘特圖開始建立。也可以選擇透過[範本(Template)]來修改。

透過預設範本修改文字、風格、調整時間,大概 5 分鐘就可以完成一張。

下面這張我模擬的書籍製作專案進度甘特圖,就是透過預設的範本,修改文字、風格、調整時間,大概 5 分鐘就可以完成一張!(前提是我已經清楚專案時程,只是需要一張好看的專案進度時程圖,而不是用這個工具開始從頭規劃。)

不熟甘特圖的人,也能快速畫出好看且具體的進度表。

再次要強調的是 Gantt.io 不是真正的甘特圖專案軟體,所以不要期待裡面要做複雜的專案設定,而是要想 Gantt.io 如何幫我們快速畫出一張好看的專案時程進度圖。

從零開始添加甘特圖新內容教學

接著,從一張簡單一點的甘特圖,來說明 Gantt.io 的功能操作。

打開一張新的甘特圖,上方已經預設好一排時間軸,可以點擊時間軸,來設定整個專案的開始時間。

然後可以設定時間軸上的週期,例如每天一個週期、每週一個週期、每月一個週期等等,設定好上方時間軸的樣式。

上方已經預設好一排時間軸,可以點擊時間軸,來設定整個專案的開始時間。

左方的清單,則可以新增一個一個要進行的任務名稱,滑鼠游標移動到任務名稱上下方,會出現[綠色新增任務]的功能,可以插入新任務。

左方的清單,則可以新增一個一個要進行的任務名稱。

任務名稱可以輸入中文,不過這邊會有一個問題,就是「中文字數的寬度計算有問題,會導致中文任務會和右方的進度條重疊」,這時候怎麼辦呢?也很好解決,在其中一個任務名稱的最後面,多按幾次[空白鍵],把距離空出來即可。

接著就是設定每一個任務的「進度條」,按住滑鼠就能拖曳進度條,改變日期,或是調整進度條的時間長度。

按住滑鼠就能拖曳進度條,改變日期。

然後在時間軸上,還可以新增專案的[里程碑],設定哪些時候要完成的關鍵專案成果。

時間軸上,可以新增專案的里程碑,設定何時候該完成的關鍵專案成果。

透過這幾個簡單功能,你就可以把一個專案的時間軸、重要任務、每個重要任務的進度條,排出專案的進度排程,並設定好關鍵成果完成的里程碑了。

替換甘特圖的風格

是的, Gantt.io 的甘特圖功能就是這麼簡單,因為它主要的核心是畫出好看的、清楚的、可以秀出來報告的甘特圖,而不是複雜專業的甘特圖。

所以在 Gantt.io 左方有一個風格版面的替換選項,即使是免費帳號,也有幾種基本的風格可以替換。

左方有風格版面的替換選項,即使是免費帳號,也有基本風格可以替換。

看你是要專業一點的深藍色、多點變化的黃藍色、簡單嚴謹的黑灰色,都可以快速選擇轉換。

甘特圖的進階設定教學

如果有需要, Gantt.io 也有進階一點的甘特圖設定。

例如每一個進度條上可以設計[完成度],一個8天的進度條,完成了 5 天的進度,就可以透過樣式呈現出完成率。

每一個進度條上可以設計完成度,透過樣式呈現出完成率。

或者在進度條前選擇樣式,可以在一般的進度條,和重要階段性進度的進度條中,設計不同樣式來區隔。

此外,如果排好下方的進度,那麼只要修改上方的時間軸專案開始時間,後續的時間也會自動修改到延後的日期。

(推薦閱讀:用 Google 試算表製作甘特圖!範本直接套用與自動排程教學

匯出甘特圖圖檔

在免費的 Gantt.io 帳號中,可以在下載時選擇 PNG 、較低解析度的方式,下載畫好的甘特圖圖檔。

雖然說是較低解析度,但是也不用擔心,其實用在簡報、報告中,這樣的圖檔大小還是綽綽有餘。

你可以參考我實際測試的這個「甘特圖圖檔實例」。

公開甘特圖網頁

除了下載圖檔, Gantt.io 還能將畫好的甘特圖網頁公開,只要提供網址給他人,他人就能線上瀏覽專案進度。

可將畫好的甘特圖網頁公開,只要提供網址,其他人就能線上瀏覽專案進度。

跑一遍完整操作流程,就會發現 Gantt.io 主要是設計成一個「畫出好看甘特圖」的線上工具,而非真的做專案管理的甘特圖工具。

如果你需要的是在簡報、企畫中插入甘特圖樣式的專案進度時程表,那麼 Gantt.io 確實能快速幫我們解決問題。

Gantt.io 也有區分免費帳號、付費帳號,付費帳號有「更多的樣式可設計」,而免費帳號則:

  • 可以新增無限甘特圖圖檔。
  • 只有幾個免費風格版面可替換。
  • 只能用 PNG 較低畫質輸出,但其實夠用。
  • 甘特圖圖檔右下方會有商標。

如果你需要的是真的用在專案管理上的甘特圖,則可以參考:GanttProject 免費中文專案管理軟體下載,製作甘特圖快速教學TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理GoodGantt 用甘特圖排程 Trello ,可同時管理多專案看板進度在 Google Drive 協作畫甘特圖! Gantter 排程教學

(本文出自電腦玩物