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改變 Gmail 預設的延後時間,聰明排除瑣事郵件干擾

2020-09-30 13:06:34
Managertoday
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「延後郵件」不只是設定一個延後時間,等到處理時間一到,「重新出現」在收件匣的「最上方」。同時滿足了排除干擾、不忘記處理兩個需求。

在 2018 年推出的新版 Gmail 中,有一個「延後郵件功能( Snooze Times )」,不知道你是否利用過?(參考:如何立即開啟 Gmail 新版介面,以及八個改版新功能實測簡介)。這個「延後郵件」可不是偷懶功能,而是一個很有用的任務排程功能:

  • 把次要瑣事的郵件先隱藏,集中到下班前再一起出現並處理。
  • 當下已經有更重要的事情要忙碌,先把干擾的次要郵件,延後到明天或幾天後的上班時間處理。
  • 把某個時間點才需要處理的郵件,延後到那個時間點提醒。

「延後郵件」不只是設定一個延後時間,而是可以讓郵件先從收件匣「消失」,但等到處理時間一到,反而會「重新出現」在收件匣的「最上方」。

同時滿足了「排除干擾」、「不忘記處理」兩個需求。

但這個功能有個小問題,當你在 Gmail 中按下[延後郵件]時,會出現一些預設的延後時間選項,例如:

  • 下午六點時。(意思是下班後再處理)
  • 明天早上八點時。(意思是明天上班再處理)
  • 下周早上八點時。(意思是下個工作週再處理)
  • 周六早上八點時。(意思是周末私人時間再處理)

如果你需要的提醒時間不在其中,也可以「手動設定」一個時間,只是操作就變得比較麻煩。

我的上班時間其實是早上九點多,下班時間是五點多,我希望把「預設的延後時間」改成配合我真正工作的時間,要怎麼做呢?

目前 Gmail 網頁中,似乎找不到可以調整「預設延後時間」的選項。

但這時候可以利用另外一個 Google 工具:「 Google Keep 」來設定這個預設的延後時間,這兩個服務中的預設延後時間是通用的。

開啟 Google Keep 網頁,打開右上方的[齒輪設定]按鈕,在設定中可以看到「提醒預設」的選項,調整這邊的時間即可!

我自己會這樣定義三個時段,提供大家參考:

  • 上午:設定我上班後要開始處理郵件的時間。
  • 下午:設定我下班前打算處理郵件的時間。
  • 傍晚:設定下班後我打算處理私人郵件的時間。

我的建議是,預設時間不是以自己的上下班時間為準,而是以自己「真正打算處理郵件」的時間為準。

例如我上班是九點,但是我想先專心做今日要事,所以我希望每天第一個提醒郵件的時間是上午十一點後。

如果早上看到一些次要郵件,則都延後到下午 5:30 下班前處理。

若是有私人郵件、家務郵件,則提醒我晚上 8 點回到家後要處理。當然,你可以根據自己的需要自訂。

透過 Google Keep 來改變預設的延後時間,這樣 Gmail 上看到的延後郵件時間,也會跟著改變了!

如果你覺得 Gmail 預設的「延後郵件」時間,和你的工作節奏不相符,或是你想改變自己的工作節奏,都可以好好調整一下預設時間,更方便延後郵件。

想進一步了解 Gmail 與其工作方法的朋友,則可以參考:[全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學]、[Evernote for Gmail 內建外掛,在手機也能擷取郵件與插入筆記]、[Gmail 16 個祕密功能教學,學會最高效率郵件管理]等文章。

(本文出自電腦玩物