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一間公司該有多少主管?資深人資:組織內這 4 種主管,常會「被檢討」

2020-01-22 19:15:45
Managertoday
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在一些公司裡,經常看到「主管太多」的現象,特別是創立愈久的公司愈常有這樣的狀況。對公司而言,主管多是好還是壞呢?相信大部份的人心中都有答案...

多年前在一家跨國公司工作時,老闆找我去他辦公室,拿出一張國外廠商兩個月前提出的幾十萬元機器採購申請案。

「簽了兩個月才到我這裡,在我之前已有 7 位主管簽名,我只認識最後的兩個!」
「您的事業愈做愈大啊。」
「公司大不表示一定要這麼多主管,你去想辦法看能不能減少一些主管!」

相信有些公司老闆也有類似的想法。馬雲說過一個笑話,現在很多新創公司只有兩個人,一個是 CEO,另一個是 CFO。其實在一些公司裡,也經常看到 「主管太多」 的現象,特別是創立愈久的公司愈常見到這樣的狀況。對公司而言,主管多是好還是壞呢?相信大部份的人心中都有答案!

哪些主管會「被檢討」?

在組織規畫作業的檢討實務中,以下的狀況常會被檢視其合理性:

  1. 沒帶人或帶人太少的主管
  2. 官多兵少的單位
  3. 沒有單位歸屬的主管
  4. 一個單位有正、副二位主管

為何以上的主管會被拿出來檢討呢?最主要的考量還是 「效率」。如果主管太多,恐會拉長決策的時間,造成決策反應速度太慢 的問題;在一般的行政作業方面,主管太多會讓人覺得行政效率不彰、官僚化。然而這些主管之所以是主管,都是老闆與其主管給的,不是他們的錯啊!現在因為要強化作業效率就要檢討,該如何檢討?公司該有多少主管才算合理?

公司如何規畫主管職?

1. 以「組織架構」為基礎,決定主管編制

主管的編制來源是公司組織架構,公司組織圖裡出現的單位才是名正言順。例如哪個課的課長?哪個組的組長?在組織圖裡要有清楚的單位名稱。一家公司的組織圖必須是董事長或總經理核准後公告,其他主管說了不算數,有些主管認為可以決定他的部門組織,想怎麼增設新單位都可以,這是大錯特錯的想法!

即使有編制不一定要有一個主管,可以由其他主管兼任,但沒有組織編制就不應該有主管職缺;編制不是一成不變的,如果有組織變更的想法,應該去找老闆、總經理討論,確認之後再公告實施。

這裡順便提一下組織圖的畫法。組織圖是以公司整體運作的「功能分工」為準,不是以「人」!所以組織圖必須不要考慮目前誰是主管,等完成各單位名稱的功能架構圖後,才套入現有單位的主管及人員數量。

2. 依公司運作需求,分配適切的「管理幅度」

所謂的「管理幅度」是指直接指揮管理的下一階人員的人數,不是該單位的全部人數。然而主管的管理幅度沒有一定的人數標準,要視公司作業運作及職掌工作性質而定,一般來說,直接單位主管的管理幅度要比間接單位主管要多,資深下屬愈多的主管的管理幅度要愈多,能力愈強的主管的管理幅度要多一些。

實務上,當我們用管理幅度檢視現有組織時,不需要先制定一個管理幅度標準,只要用管理幅度的概念,加上公司現在的運作需求,比較公司內部類似單位之間的差異,檢視有哪些單位或主管可能需要調整。進行主管管理幅度檢視不是針對某些個別主管,而是從公司「作業效率提升」的角度,這點是非常重要的,否則會遭遇那些被檢討的主管強烈反彈。

3. 主管依編制缺額晉升,而非成為「加薪手段」

管理幅度偏低的主管之所以被晉升為主管,不是他的錯,是晉升他的主管的問題!大部份是他的主管用晉升主管的方式來獎勵工作績效優異的下屬,實際上是用晉升的加薪做為獎勵的手段。獎勵優秀下屬的加薪方式有很多種,底薪增加、績效獎金、年終獎金等都可以。如果有主管編制缺額,晉升該單位主管是名正言順,但如果沒有主管缺額的晉升恐遭人議論了。

同樣的狀況也常發生在優秀的儲備人員。有些主管覺得某位非主管人員很優秀,值得培養成為部門接班人,因此先晉升為副主管或小主管,以此為理由加薪。儲備人才是公司很重要的人資管理議題,優異的員工的確值得給予更好的薪酬,但我還是要說:

晉升主管不是加薪的唯一方式!每家公司都有既定的薪酬制度和考核制度,應該依照相關制度來執行。

如果公司相關制度不完善,就重新規畫修改就好,不是個別主管說了算。部門主管的考核權必須完全的尊重,即使他的考核被下屬質疑,那也是他自己要承擔的,但考核後的加薪必須按照公司的規定和標準,這樣才能避免部門之間的不公平差異。

主管職稱只是一頂「魔術師帽子」

我常用魔術師的帽子來比喻公司的主管職稱,當我們看到一個戴著黑色高帽子的魔術師,知道那頂帽子裡可以變出兔子、鴿子、花束等東西,但沒戴高帽子的魔術師,我們也不會認為他不是魔術師。

公司的主管職稱也是,當一旦戴上了主管的帽子,那表示你必須多承擔一些責任,包括管人,如果沒有,會讓人覺得你那頂帽子是空的、假的,但沒戴那頂主管帽子,應該也沒人會否定你在某領域的專業吧!

無論是用各部門作業整合/分割的方式,還是用管理幅度檢視,結果可能會有一些主管職會消失,原本是主管調整為非主管,在薪資不變的前提下進行職稱調整,但實務上還是有些人就是喜歡戴著那頂空帽子的感覺,怎麼辦?既然這樣的人喜歡戴高帽子,就換一頂帽子囉,例如課長改成高級專員、高級管理師,甚至特級專員的非主管職稱也可以,

公司制度和職稱不是不能改變;更實際地說,現有的主管薪資不變,拿掉空虛的主管帽子,不需做主管管理工作,專心做專長的事,反而更能發揮出工作績效。

員工拿掉主管頭銜之後,公司該如何協助?

能夠掛主管職的人多是在其專業領域裡優秀的人才,一旦拿掉主管的帽子後,要如何使其發揮出更好的工作績效,進而能因此獲得更多的報酬,這是薪酬制度規畫的重點之一。

很多公司有所謂的產品工程師,這些工程師幾乎都不是主管,但薪資比其他部門還高,因為他們的專業技能,是公司創造營收很關鍵的角色;電子業多設有 PM 專案經理,這些 PM 是統籌某一客戶相關業務的作業整合者,也不一定是有帶人的主管,但薪資也很高;因此,這些被拿掉主管帽子的資深人員,可以協助部門主管處理一些重要的專案,或是擔任某一項跨部門整合的工作,這其實也是一種人才儲備的做法。

主管的多寡還是要根據每家公司的營運管理需求而定,要盡量避免「人治」的因素而造成組織裡「主管過多」的現象。然而要推動所謂的組織扁平化,公司高層的決心是成功與否的關鍵!

(本文出自菲大的私房話