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2020 重新整理！7 種數位工作工具與資料，我的整理心法教學
重新整理，去除無用的東西，讓有用的東西放在有用的位置。可以幫助我們增加使用東西的速度、準確度。
整理，不只是居家收納的整理，我們的日常工作流程、使用的數位工具與產生的雜亂資料，也很需要整理。
今天這篇文章，我想分享自己在不同工作流程、數位工具與資料上的整理方法，提供大家一份 2020 工作整理的參考。
1.重整郵件
電子郵件的混亂，會拖慢我們處理的速度，帶來壓力，並且可能讓我們更容易錯失一些重要的任務細節。所以多年來，我一直維持著自己認為很重要的郵件處理習慣：
每天清空收件匣
- 已經處理完成、不需處理的郵件封存
- 讓收件匣只出現今天要處理的郵件
設定有用的郵件稍後處理流程
- 適時的延後次要郵件
- 讓某個時間點要處理的郵件，有準確的提醒
在 Gmail 中，我們可以利用下面兩個方法，完成清空收件匣、延後處理的工作流程：
在 Outlook 系統中，則可以利用下面的設定，完成類似的郵件重整：
郵件可以用上述方法整理，那麼更即時，但也可能更混亂的「即時通」呢？無論是 LINE 還是 Slack ，因為裡面的訊息往往更加零碎片段，同樣一個任務的資訊往往散落多處，在這樣的前提下，我的建議是：「想要整理即時通本身，就是吃力不討好的事情」。
我的意思是，一開始就不要想去在即時通本身做整理，例如要怎麼備份即時通對話紀錄、要怎麼整理對話中的重點等等。因為最後這都還是要花上不少心力（不像前面的郵件，一次性搞定，後面就很輕鬆）。
我的作法是，把 LINE、 Facebook 即時通、 Telegram、 Slack 或任何即時通工具的重要訊息、重要檔案，收到的第一時間，就要整理到自己真正的專案系統、工作管理系統中，以後就不是在分散的即時通系統找資料，也不用擔心即時通的資料不見，而是在自己統一的專案系統中確認任務即可。這才是一勞永逸的方法。
我的兩個對即時通管理的建議方法如下：
LINE 的專案管理方法：把零散訊息整理成下一步行動（我最推薦的是這篇文章中的第三個方法）
2.重整雲端硬碟
最有效的重新整理，是回頭改變我們的工作習慣，而不是等到製造了大量混亂後才來整理。
例如前面的郵件或即時通，很多時候的破碎溝通、檔案傳遞不一定有必要，如果可以善用「雲端協同合作」的工作流程，那麼就會減少很多郵件、即時通訊息，自然要整理就變得更簡單。
但這又可能進入另外一個問題，就是在協同合作的雲端硬碟中，共用硬碟裡大家的資料分類不一致，難以協調出共通的檔案分類方法，導致雲端硬碟上合作的檔案愈多，但大家都只是丟上去，檔案混亂下，反而常常找不到或遺漏重要檔案。
為了解決這樣的問題，我也有一套自己的雲端硬碟整理方法：
最簡單、最少的專案資料夾分類。
利用連結，建立重要文件的目錄連結。
在雲端硬碟的「網頁端」，善用其搜尋、通知的特性。
- 搜尋方便直接找出檔案。
- 通知確認不要漏掉檔案。
這套方法，我也長期在自己慣用的 Google 雲端硬碟上實作：
3.重整相簿
我們的整理，應該要符合自己真實的「需求」，而非「要求」。不需要做需求以外過多的整理。
例如相簿中的大量照片、影片，如果我們是專業攝影師，那麼照片就是我們的工作，自然我們會需要花費大量時間，更多技巧的去整理這些資料。
但如果我們的相簿是生活照、旅行回憶，相對單純的工作花絮呢？這時候或許可以採取對自己更輕鬆，讓工具更自動化的整理方式：
自動備份：節省自己還要記得手動備份的時間。
自動分類或索引：節省自己還要分類相簿的時間。
自動辨識人事時地物：節省自己找出特定人物、旅行照片的時間。
共享相簿：節省跟家人朋友分享照片的時間。
因為對我們大多數人來說，上述的整理，就能滿足我們的需求：
我們可以思考看看，更大膽的解放自己整理照片的「要求」，回頭確認自己真正的「需求」。找到雖不完美，但可能更輕鬆，也有效的「平衡」整理方式。
4.整理紙張文件
整理不是收納，而是思考未來我如何更有效率的使用東西。
即使是在現在的工作流程、生活流程中，用著電腦、手機處理工作，還是免不了會產生很多紙張文件。例如各種單據、筆記、備忘錄、講義、合約、說明書等等，我們拿到紙張，當然想要也需要收納起來。
但對紙張文件來說，收納不一定是最好的整理方式：
與其收納到抽屜，我更要思考的是未來如何快速取出來使用？
與其好好保存，我更要在意的是這些紙張資料有沒有跟他們真正的任務整合在一起？
與其放進文件夾，我還要注意的是，未來我需要時，如何記得有這些資料？
而我自己解決上述問題的方式，並非如何收納紙張文件，而是把紙張文件數位化，讓他變得可以搜尋，讓這些資料可以跟我們工作任務流程結合在一起：
5.重新整理手機 App
整理不是把全部已經有的東西收好，而是讓自己專注在真正需要的東西上。
就像手機上安裝了很多 App ，與其思考怎麼把這些 App 分類？還是嘗試什麼很厲害或複雜的整理技巧？
或許可以試試看，如果把大多數不是一定需要的 App 刪減，大膽的讓手機只剩下少數真正需要的 App 呢？這樣或許根本不需要整理，手機就可以很有效率。
當然，這時候如何判斷「大量刪減」，對我們來說不是那麼容易，感覺很多都要留下來？我推薦可以試試看下面這個做法：
6.重新整理工作流程與工具
如果我們覺得自己需要一直回頭重新整理，很有可能是我們的工作流程設計有問題。
最有效的整理，不是整理資料，而是整理好自己的工作流程。如果工作流程設計好，那麼工作、生活中無論產生什麼破碎的任務或資料，都可以在流程中「自動歸位」，而一旦這些碎片隨時都能歸位，那麼也就不會有「累積一段時間就會變得混亂」的循環問題了。
前兩年又再次很紅的「從近藤麻理惠的整理魔法，思考 5 個時間管理的關鍵啟示」，也有提到這種一次性整理好，就再也不會回到混亂的概念。聽起來好像是魔法，但其實是因為她整理的就是工作流程，而非物品本身。
所以，我們也不要只做資料的整理，試試看重新規畫自己的工作流程，統整自己的工具，讓那些總會不斷混亂的碎片開始歸位：
7.重新整理筆記資料
有一種東西急需整理，而且比那些資料更重要，那就是我們的「經驗」。
而這時候，「做筆記」本身其實就是一種最有效的「整理」。
在工作上寫任務日誌：「工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵」。在人生中做好自己的知識管理：「提早「為自己」做筆記，做好個人知識管理，但不只寫閱讀筆記」。
而不同的人生專案，我們可以用筆記做好不同的整理：
- Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統
- 如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5 年食譜筆記為例
- 寫日記任務化，我從育兒日記練習生活洞察
- Evernote 家居收納整理方法一年後心得
結論：
或許看到這邊，我們會發現，在新的一年，最有效的重新整理，不一定去整理過去的資料。而是：
為未來建立一個更有效的整理流程。
一直回頭去整理過去的資料，只會再次陷入混亂的循環。重新建立一個更有效的整理流程，是我更推薦的整理方法。
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（本文出自電腦玩物）
