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想晉升職場前 20%?紐約商學院教授:做好 3 件事

2020-04-14 全球 50 大最佳商學院教授 史考特.蓋洛威
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我現在是顧能的員工,因為顧能收購了 L2 公司。雖然受雇還是痛苦,但比預期中的痛苦少了很多,因為同事都聰明又友善。我上一次受雇是 25 年前、從 UCLA 畢業後在摩根士丹利的第一份工作。我做過幾十份兼職,但沒有一份工作對健康有益,或是備受期待,希望我代表公司行動。

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職場專業人士必備的特質

媒體每天都在讚頌創業家所需的技能與特質,包含有遠見、敢冒險、具備恆毅力。但很少人提到擔任好員工所須的技能,而我幾乎完全沒有那些技能。大家多半誤以為因為我是個創業家,所以沒有公司容得下我非凡的才華。

事實上,90% 的創業家之所以會開公司,不是因為能力高超,而是因為「缺乏」成為出色員工所需的技能。

在校正風險之後,受雇於一家好公司或傑出公司,比當個創業家更有益。這又是著迷於「創新」的媒體,從來不討論的事情,那些表現卓越的員工多半具有以下特質:

1. 當個成人:認清自己不是世界的中心

當個大人糟透了,這一點我完全同意。你必須做自己不想做或可能沒道理的事,例如在尖峰時刻通勤上下班、出席和你的職務無關的會議等。但公司付錢給你,所以這些無理的事全變成責任,但願那薪水高到讓你付得起除痣費用。

當個成人的重點,在於認清你不是一切的中心,學會這件事就能讓你在組織中成為頂尖的 20%。

以上這些事在某種程度上都可以算是精神凌遲,如果你真的無法忍受這些事,就成為自雇者吧。最近我的公司發給每位員工一份企業桌曆,那個桌曆上每個月都有一句格言,我們一月要「發現、學習、成長」......謝謝指教。我相信在辦公場所張貼勵志格言,可以算是虐待員工,而把這件事寫出來則使我獲得安慰。

當你成為自雇者,所有事情主要都為自己而做。那時候,你的行動就合理了,你主導了一切。

2. 禮貌:「過分直率」在大公司並不管用

由於我是個創業家,大部分的時間還是主要決策者,大家都把我的直率浪漫化為遠見與領導力。然而,這混合了憤怒、誠實與回饋的化合物,在當員工時可行不通,因為「正確」和「有效」之間存在差異。員工必須穿梭在兩者之間,明白自己是團隊的一份子,需要彼此支持。

小型到中型公司裡,坐在總經理辦公室內的混蛋,通常是經營那個地方的主事者。一家公司愈大,地位最高的那個人愈不能耍流氓,因為這種「過分直率」在公司規模擴大時,不再適用。 小公司會因為 6 個到 12 個 A 級球員拚命工作而興盛,而這些人沒耐性到令人難忍;大公司則由數百或數千名彬彬有禮的 B+ 級球員組成。如果你想維持你的直率,就別渴望擴張公司規模。

3. 保有對自己的安全感:淡定面對職場生涯

為別人工作代表活在未知裡。你經常發現,自己無法詮釋語言或非語言線索,或對你的考核。你不確定那個可以影響你生活經濟水準的人,對你有或沒有什麼計畫。我一離開大學就非常缺乏安全感,缺乏安全感的程度,是每次別人走進會議室,我都假定他們在談論我。老實說,讓我走向創業的不是遠見,而是不安全感。

我現在是顧能的員工,必須忍受一些多數員工都要忍受的鳥事,但我變得比較淡定了。我不知道他們是不是怕我,不知道該拿我怎麼辦,或只是不在乎......但他們通常不管我,也支持我。

在自己創立的公司當個員工,而沒有直屬的員工感覺很奇怪。我和其他員工一樣,得從電子郵件得知公司下一個季度的計畫。這種感覺有點像飄浮在太空裡,我穿著閃亮的服裝,大家對我表示欽佩,眼前享有美景,也就是大家口中的成功,但和母船之間再也沒有繫繩相連。這股不安全感又開始了。我有創造價值嗎?我在這裡幹嘛?他們會喜歡我嗎?

做個被需要的人

我工作中最令人滿足的部分,是信任我的年輕人會向我諮詢下一步該怎麼走,或其他工作上的事。到了我這個年齡,其中一些小孩,如同我稱呼他們的方式,變成你的成年子女,你掛心他們過得好不好。這很令人感到滿足,搔動著我們隨年紀增長而出現的母愛或父愛。

我就像闖入噴射機隊(Jets)練習的美式球員喬.納瑪斯(Joe Namath)。所有人都尊敬我打造的一切,想跟我見面或談話。然而,我擔心自己很快就成為喝醉的喬.納瑪斯,搞得大家都試圖找個禮貌和最不尷尬的方式,請我離開那棟建築。

那個時刻就要來臨,這一點我相當清楚,但在他們做出那樣的決定之前,我都受雇為他們工作。

(本文整理、摘錄自《世界並不仁慈,但也不會虧待你》,天下雜誌出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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