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員工在家上班,能省辦公室租金?別忽略了兩種「隱藏支出」,花費恐達百萬

2020-08-13 12:46:37
Managertoday
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但隨著疫情逐漸趨緩,企業必須決定未來是否保留在家上班的彈性,或是要求員工回到辦公室上班。

這幾個月來,新冠肺炎(COVID-19)疫情迫使許多公司開始實施居家辦公(work from home),但隨著疫情逐漸趨緩,企業必須決定未來是否保留在家上班的彈性,或是要求員工回到辦公室上班。

《CNBC》在 4 月 17 日至 4 月 18 日針對美國近 6000 位民眾做了調查,只有 24% 民眾希望維持居家辦公模式,55% 的人希望疫情趨緩後能回辦公室上班,剩下 20% 的民眾不確定。

延伸閱讀:在家上班,工作效率怎麼顧?我遠距辦公 1 個月後,總結 5 點提醒

至於企業端卻認為,在家工作應成為更普遍的選項,根據普華永道(PwC)4 月 20 日至 22 日的調查,即便從疫情過度回營運日常, 49% 的財務長認為應該把遠距辦公(remote work)視為長期的工作選項,在金融機構任職的財務長,認同遠距辦公的比例更高達 60%。

當遠距辦公成了日常,企業該考慮的 2 種支出

假如以後多數員工都採取在家工作或遠距辦公,或許能為公司減少辦公室租金等營運成本,但當企業真正以遠距工作做為長期營運模式,初期需要在財務上考量以下兩種支出:

建置線上會議環境:採購相關軟硬體

市場研究公司 Gartner 的分析師指出,營收超過 10 億美元的公司中,有多達 50% 的企業對居家辦公毫無準備,因疫情而匆忙採購軟硬體設施。

短期的居家辦公,選用 Zoom、Microsoft team 等免費版線上會議軟體,也許還能應急,但如果要長期維持居家辦公模式,必須考慮購買功能完整的付費版線上會議軟體。以思科(Cisco)推出的線上會議軟體 Webex 為例,一次須購買一年,才可以使用到分組討論、共享註記等功能。

日本第一生命經濟研究所(Dai-ichi Life Research Institute)推算,在日本資金資本額超 過 1000 萬日元的法人達95萬人,平均一家公司的員工數為 39.1 人,如果要讓員工透過網路遠端進行會議,平均每家公司每年需額外花費約 490 萬日元(約合新台幣 136 萬),完成系統初始設定,並支付系統使用費和帳號費用。這還不包含公司可要為員工採購更多設備、升級網路傳輸功能等費用。

設立居家辦公津貼:補助電費、電話費、辦公設備

除了建置線上會議所需的支出外,員工居家辦公所衍伸的各種開銷,也是企業該考量的支出項目。像是英國政府給予每位國會議員 1 萬英鎊的津貼,為居家辦公添購筆電或影印機等設備,另外還開放議員申報居家辦公期間的電費和電話費等開銷。推特(twitter)也開放員工申請添購居家辦公所需的辦公設備,像是辦公桌、電腦椅墊等,蘋果(Apple)則提供員工 100 美元的額度可以採購辦公用品後核銷。

勞動管理公司 Motus 的市場分析師估算,平均每位員工每月居家辦公衍生的相關費用,大約是 90 到 126 美元之間。待疫情趨緩後,假如企業希望將遠距辦公視為長期選項,可能得先評估以上兩種支出,才能做出最符合成本的決策。

資料來源 / CNBCPwCBloomberg第一生命経済研究所CNNBusiness insiderBusines Wwire