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期待員工樂在工作、追求挑戰?主管先反思,有沒有做到這 4 件事

2020-08-03 整理‧撰文 高士閔
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「再讀完一章就睡、破完這關就休息、看完這一集就好。」談到廢寢忘食,一般人或多或少都有經驗,不過多半是來自於小說、追劇或打遊戲,鮮少是因為工作。所以,工作到廢寢忘食是不存在的?也不對。

發現心流》指出,只要符合「特定條件」,人人都可以化身「工作狂」。看到這裡,很多老闆就迫不及待了,想知道如何讓員工忘我工作?《心流》作者米哈里.契克森米哈伊(Mihaly Csikszentmihalyi)回答,你得幫員工喜歡上工作,讓他們進入心流,員工才會心甘情願地投入於某件事。

有些老闆會認為,我花錢請員工來上班,還要讓他們開心?實情是,生產力的高低,和工作環境、企業領導人相關。《信任因子》指出,根據霍桑效應(Hawthorne effect)的實驗,一開始以為改變照明、輪班和休閒時間,會提升作業員生產力,但其實員工生產力提高,是因為受到關注,被觀察者知道自己成為被觀察對象,因此改變行為。換句話說,如果員工知道主管關心他們,工作表現會更好。

契克森米哈伊也發現,員工想在工作中得到快樂,領導者有決定性的關鍵,於是寫了第 3 本書《好生意》(暫譯,英文書名為《Good Business》),教領導者怎麼幫助部屬進入心流。

1. 公司目標要連結對員工的意義

想幫助員工進入心流,第一件要做的就是訂立明確的目標,它又是由兩種目標:「組織願景」與「績效目標」組成。《心流》指出,

明確的目標是進入心流的條件之一,但這個目標必須是人發自內心想完成,不是外在強迫。

但在現行的公司結構中,不論組織願景或績效目標,都是來自外在。要如何把這些外在目標轉化成員工的內在動機呢?

領導者必須向部屬解釋工作的意義,讓員工認同公司的目標,才可能在工作中進入心流。《先問,為什麼?》作者賽門.西奈克(Simon Sinek)舉例,同樣是製造電腦,戴爾(Dell)跟員工說「我們要製造最棒的電腦」,蘋果(Apple)卻詢問員工「如何幫助使用者挑戰現況,以不同角度看世界?(員工:打造最棒的電腦)」,員工知道為什麼要打造最棒的電腦,工作起來會更有動力。

華頓商學院教授安德魯.卡頓(Andrew Carton)在論文〈領導者如何克服模糊焦點偏誤?〉(暫譯,英文為〈How Can Leaders Overcome the Blurry Vision Bias?〉)指出,願景愈具體,愈能說服人行動。不過,多數執行長喊出的願景,都非常抽象,卡頓稱這樣的現象為模糊焦點偏誤(blurry vision bias)。一旦焦點模糊,員工很難找到對的方法執行。比方說,「我們的目標是讓你快樂」以及「我們的目標是讓你露出笑容。」然而,每一個人對快樂的理解都不同,衍伸出的行為自然也不同,最後導致無法激發出一致的行動。

卡頓的另一篇文章〈我不是在拖地,而是幫人類登上月球〉(暫譯,英文為〈I'm not mopping the floors, I'm putting a man on the moon〉)則建議,領導者在描述願景時,必須想像在未來的某一個時間點,你的產品或服務能替世界帶來什麼改變,並且把這個改變「可視化」。當一個願景可視化而且讓人覺得他參與了更重要、更有意義的事,執行者就不會覺得自己無足輕重,只為了賺錢而拖地,工作起來自然會拿最高標準、最大心力投入。

2. 工作遊戲化,員工自動挑戰更高產出

有了明確的目標,也不是所有員工都有能力找到達成目標的方法。比方說,同樣組裝一台電腦,有些作業員能自己設下每分鐘要完成幾個,並嘗試找出更快的組裝手法;有些則是按表操課,只求符合最低標準。《好生意》指出,後者不只很難進入心流,甚至會拖累前者,因為做再快,還是要等其他零件完成,讓對方也進不了心流。

遊戲改變世界,讓現實更美好!》指出,對於有標準作業的工作流程,可以加入遊戲設計(game design),讓員工接受挑戰的同時,感受到克服挑戰的樂趣。美國目標(Target)百貨曾在收銀機上增添一項機制,刷卡速度太慢,會出現紅色,完成結帳之後,螢幕會出現處理速度的評分。結果,員工認為自己掌握了主導權,每處理一次交易都能獲得成就感,最後使結帳隊伍往前移動的速度變快。

3. 讓員工自訂個人目標,再和主管一起討論達標方式

如果部屬是知識型工作者,作業沒有固定流程、標準,像是業務員依照每次面對的客戶不同,成交手法也不一樣。目標和關鍵成果(OKR,Objectives and Key Results)可以解決這個問題。《OKR:做最重要的事》指出,OKR 能讓員工自己從願景、主管的目標,延伸出自己的工作,以及衡量指標。

舉例來說,橄欖球隊的總經理,目標是「為橄欖球隊的所有人(老闆)賺錢。」搭配的關鍵成果:贏得超級盃、每場至少塞滿 90% 觀眾台;第二層的管理者:教練,則會依照總經理的關鍵成果,訂立自己的目標,像是每場至少 300 碼傳球進攻、防守射門少於 17 分。

OKR 還有另一項優點:追蹤進度。《執行OKR,帶出強團隊》指出,OKR 要求使用者一個禮拜要舉行一次會議。如此一來,即使工作多變,也能在事情變糟的當下發現問題,讓領導者能和員工一起討論出解決方案。

4. 給予回饋,於公於私都要付出關懷

有了目標與方法,最後就是回饋確保員工面對的挑戰稍微高於自身的技能,這樣部屬在完成目標之後,才會獲得成就感,並樂在其中。契克森米哈伊特別提及,回饋不是員工進來才做,是在面試時就要做。

管理的本質》指出,對多數企業而言,職務設計不是太小,導致工作缺乏挑戰性,以至於人員沮喪,生產力低落。要不就是太過艱困,導致員工常常無法如期完成工作、犯錯,失去成就感而請辭。

領導者必須了解「職務」和「任務」的差異。任務,是一份職務中被列為最優先的工作。比方說,職務同樣是銷售經理,任務卻可以分成銷售產品、增加回客率、帶領銷售團隊等等,每一種都需要迥然不同的能力。面試官必須了解,應試者是否認為「任務」很有意義,以及對方的能力是否達到標準

進入公司之後,再依照部屬表現給予反饋,透過對話、回饋、認可來了解員工,並協助對方做工作調整。

《教練》作者、曾輔導蘋果創辦人史蒂夫・賈伯斯(Steve Jobs)、Google 母公司 Alphabet 前董事長艾力克.施密特(Eric Schmidt)等人的威廉.坎貝爾(William Campbell)指出,他每次開會都是從私事開始聊起,像是周末過得如何,從員工的休閒(像是從事極限運動)跟女兒的互動方式,了解同事的性格、價值觀,進而了解員工個性、現在遇到的難題,再提出適合的建議。

最後,契克森米哈伊提醒,不要一遇上管理問題,就想引進新科技。舉例來說,隨著手機能夠精確定位,有公司決定引入新系統,在客戶出現問題時,呼叫離他距離最近的業務前往服務。系統本身很有效率,但業務卻失去自己規畫交通路線的主控權。由於無法掌握自己的工作行程,心情沮喪,工作表現反而比之前更差。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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