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管理理論也能解決人生課題?用「人生量尺」審視每個選擇,使工作、家庭、健康分配得當

2020-09-30 整理‧撰文 林庭安
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剛出社會後舉辦的同學會,大家或許會踴躍出席,每個人亟於分享各自的工作與生活;但時間一拉長,參加的人數愈來愈少,到了 20 年後,甚至有些人完全聯絡不上。

創新大師克雷頓.克里斯汀生(Clayton Christensen)在哈佛大學商學院擔任教授時,學校每 5 年會辦一次同學會。有些學生持續出席,有些逐漸消聲匿跡,他打電話詢問才發現,他們雖然各個都在知名企業擔任主管,或是創業有成,但其實並不快樂。

有些人痛恨工作,有些人婚姻觸礁,有人甚至好幾年沒跟自己的孩子說過話,更有人因為財務造假而被起訴,「我能感受到他們的尷尬,他們不知如何向其他老同學解釋。」

能進哈佛的人都是佼佼者,他們怎麼會落入這種窘境?

看了太多這樣的案例,克里斯汀生思考,經營管理理論,是否也能用來審視人生的重要課題。《你要如何衡量你的人生?》一書就是以此為出發點,希望能幫助讀者創造圓滿人生。

知道哪些事能激勵自己,才有辦法真心投入工作

人的一生,除了睡覺,醒著的時候大部分都在工作,如果你花很多時間做不喜歡的事,你的人生還有什麼意思?只是,能做自己覺得有意義、喜歡的工作,這種人少之又少,許多人都是過一天算一天,向現實妥協。

然而,我們是有機會讓自己每天早晨被夢想叫醒。

首先,你必須思考:在工作生涯中,你覺得什麼最重要?你要如何從中找到快樂?先知道哪些東西能激勵自己,才有辦法投入工作。

美國心理學家弗雷德里克.赫茲伯格(Frederick Herzberg)認為,影響人們對工作滿意度的因素主要有兩種,一是保健因素(hygiene factor),二是動機因素(motivation factor)。前者跟工作的薪水、社會地位、穩定度、環境及公司政策與管理方式等有關,後者則是包括工作內容具有挑戰性、得到認可、責任和個人成長等。

他稱之為「雙因素理論」(two-factor theory),他發現,即使不斷改善工作的保健因素,你也不會變得熱愛工作,只會削減你對這份工作的厭惡感。但是,很多人在選擇工作時,會以保健因素做為首要條件。為了發掘真正的快樂,你必須不斷找尋有意義的機會,讓你得以學到新東西,肩負更多責任。

評估眼前機會,你的假設行得通嗎?

不過,就算清楚知道自己想要什麼,人生還是有許多不確定性與機會,如何選擇會左右你是否能活出有意義的人生。

管理大師亨利.明茲伯格(Henry Mintzberg)指出,我們在思考策略時,會有兩個完全不同的源頭,

  • 一個是幾經考慮決心追逐的目標,稱為審慎策略(deliberate strategy);
  • 另一個則是應急策略(emergent strategy),是不可預期的機會,通常是在照原定計畫執行時冒出來的問題與機會。

在生活和工作中,我們總是一方面按照審慎策略往前邁進,另一方面則是應付無法預期的選擇。然而,在遇到新機會與問題時,到底該堅持既有方案,還是轉移目標?

「發現導向計畫」(discovery-driven planning)是一種檢驗策略的方式,簡單來說,你必須找出「如果這個策略行得通,前提是什麼?」的關鍵假設。

比方說,推出新產品或服務,都必須先提案、預估數字。這些數字必須夠漂亮,才能說服主管,但事實上,在還沒執行前,大家都不知道消費者的反應如何,也不確定要投入多少成本。

許多時候,是投入一定時間、金額及人力後,才發現假設是錯的,但那時已經太遲了。巴黎迪士尼至今還在虧損的原因,就是因為當初的假設錯誤。

迪士尼根據主題樂園附近的人口密度、收入水準等因素,預估每年將有 1100 萬名遊客,帶入其他地區的迪士尼樂園平均停留時間(3天),估計全年入場人次為 3300 萬。在建造飯店和其他設施時,他們都依據這個數字規畫。

然而,營運第一年的確有 1100 萬名遊客,但平均只待一天,整整低於預估量。原因是,遊客在其他地區的樂園待上 3 天,因為有 45 種設施,但巴黎迪士尼當時只有 15 種設施,一天就能玩完。也就是說,預估遊客人數和停留時間的真正假設是「設施數量」。

要避免走冤枉路,在一開始就必須驗證假設是否成立,這種方式也能幫助你衡量出現在眼前的種種機會。在接受一項工作前,請仔細想想:如果你想要達成目標,別人必須做什麼,或是配合你什麼?把想到的列出來,再問自己:如果要成功達成任務,哪些假設是真的?這些又是你能控制的嗎?

一個策略能否成功,還會牽涉到資源分配。許多人為了追求卓越,不知不覺把資源分配在短期能看到成效的事,不少人都希望自己的一生能有成就,而工作表現往往是衡量標準。

因此,在分配資源時,大家會把心力投注在工作,以求好表現。但人生並不是只有工作,還有家人、朋友與自己的身體。

「我們很容易在工作上過度投資,但家庭生活是人生重要的一部分,我們卻任其枯萎。」

你是自己人生的投資人,別為工作犧牲所有

在決定投入資源時,可以從投資人的角度思考。塔夫茲大學(Tufts University)教授阿瑪.畢德(Amar Bhide)提出好資金與壞資金理論,幫助你分辨投資是好是壞。在事業剛起步時,大家對於資金運用特別小心,會用最少資源讓公司趕快獲利,這種情況投入的資金就是好資金。相反地,如果投入資源或資金,卻急於看到成長而非獲利,就是壞資金。

人的一生無時無刻都在做決定,在分配資源時,你必須注意決策是否與心中的優先順序相符合,提醒自己不要被短期利益牽著鼻子走,而犧牲了長期目標。

例如,我們在教養兒女或和家人培養感情的結果往往不明顯,需要等到多年之後才會得知成效,但把精力投注在工作上,可能會有升遷、加薪的可能,以致會過度投資工作。

然而,如果你遲遲不在家人和朋友身上投資時間和精力,等到你想這麼做的時候,有可能已來不及,「如果我們不在人際關係上投資,再有錢也無法彌補內心的空虛。」克里斯汀生強調。

用人生量尺,找到一生中最重要的目標

你想成為什麼樣的人?克里斯汀生用構成公司目的的 3 要素尋找人生目標:畫像、投入與量尺。畫像是員工和經理人共同期待的樣貌,投入則是靠執行描繪出公司輪廓,量尺是用來評估進步的標準。以克里斯汀生為例:

NO190_93_克里斯汀生人生量尺1
經理人月刊 第 190 期
NO190_93_克里斯汀生人生量尺3
經理人月刊 第 190 期
NO190_93_克里斯汀生人生量尺2
經理人月刊 第 190 期

資料來源:《你要如何衡量你的人生?》,天下文化出版

一名交易員的錯誤決策,讓一家 233 年的商業銀行倒閉

很多人認為妥協僅此一次,但當一個又一個決定累積下來,會讓你走上一條不歸路。成立於 1762 年的英國霸菱銀行(Barings Bank),因為一位交易員隱瞞虧損,讓一家 233 年的商業銀行倒閉。

NO190_94_Barings Bank
經理人月刊 第 190 期

為了發掘真正的快樂,你必須不斷找尋有意義的機會,讓你得以學到新東西,肩負更多責任。--《你要如何衡量你的人生?》第二章

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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