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北市 6 年零舉債、還債 570 億的關鍵是?從衛生局的「小改變」談起

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臺北市政府衛生局局長黃世傑的辦公室裡,L 型的辦公桌上只有名牌與水壺;環視一圈,不只桌面,牆面書櫃也是簡潔整齊,東西少到讓人不禁懷疑,這間辦公室真的有人使用嗎?

「看我辦公室就知道,我非常奉行 5S,」5S 起源於日本,指整理、整頓、清掃、清潔與素養,是組織推動精實生產的重要基石。黃世傑在擔任臺北市衛生局局長前,曾在臺大醫院服務近 40 年,與臺北市長柯文哲共事多年。他指出,臺大醫院一直都有精益求精的文化,「市長想要更有效率,也常說節省浪費、淘汰冗事,這些都是精實的概念。」

黃世傑奉行 5S 管理,辦公室隨時保持整潔、工作順手狀態。他表示,從日常作業開始思考有什麼地方可以改善、什麼方法可以讓流程更精準、有效率,有助養成精實思維。

改變商家名單輸入方法,稽查重複率降至 2%

兩人骨子裡都有精實的精神,卻不知道如何推行。2015 年,黃世傑邀請馬偕醫院前副院長張文信來分享實務經驗,他成功把精實概念落實在馬偕的行政流程、動線,覺得衛生局也可以試試看。

試行一段時間後,柯文哲請他們到市政會議報告,最終下令「用兩年時間推廣到全市府」,在 2016 年 10 月,北市府開始全面推動精實管理。

起初以工作坊的方式進行,分組上課,每組自行決定改善項目,最終上台報告成果。以北市衛生局衛生稽查科為例,為了維護食品安全,必須定期稽查商家,但由於系統登記的業者名稱不一致,導致 13.6% 業者重複登記。而在選擇要稽查哪家店時,通常會用人工彙整名單,不只費時,更難精準掌握高風險業者。

資訊視覺化,一鍵取得高風險名單

稽查科決定重新訂定資料的建置規則,統一業者名稱。如夜市攤販統一改成「店名-OO 夜市」;開發地理圖資應用管理系統,將稽查成果、違規熱點等資訊視覺化,一鍵取得高風險名單。專案執行 8 個月後,稽查母數重複率降至 2.6%,名單彙整的時間也由 40 分鐘縮短至 3 分鐘。

北市衛生局衛生稽查科自行開發一套系統,將稽查成果、違規熱點等資訊視覺化,一鍵取得高風險名單。讓原本人工彙整名單的時間從 40 分鐘縮短至 3 分鐘。

採「零基預算」,幫市府還債 570 億

黃世傑表示,衛生局一開始先思考日常作業有什麼地方可以改善、有什麼方法可以讓流程更精準、有效率,「因為習慣做,比較容易發現有什麼痛點可改善,慢慢就會養成文化。」

漸漸地,精實思維延伸到專案、政策等跨團隊、跨流程的運作。臺北市政府是全台第一個跨機關全面推動精實管理的政府單位,它並非只解決當下問題,更著眼未來發展。

柯文哲表示,每個機關或員工的一點小改變,對整個臺北市而言就是大改變。推動 4 年的結果,不僅提升各機關解決問題的能力,他也把還債超過 570 億元的成果歸功於精實管理。

舉例來說,市府採用「零基預算」(zero base budgeting),就是組織面的精實瘦身,指不參考以前的年度預算,從零開始檢討每項計畫是否真的有需要。黃世傑表示,組織在編列預算時,都是想獲得資源,但很少人會思考「這個是不是可以不用做」,「零基預算就是逐項檢討活動能不能合併、簡化或重新安排,減少浪費。」而這些盤點出來不需要的預算,總共占了近 7 成的還債金額。

柯文哲 9 月在「2020 精實醫療國際研討會」中致詞道,精實管理是持續改善的文化,它能消除各種形式的浪費,讓資源充分運用。過去每個計畫都要人、要錢,組織預算、人事不斷膨脹,但精實管理讓政府運作更有效率,讓臺北市政府過去 6 年零舉債,更能還債 570 億元。


黃世傑

1949 年生,臺大臨床醫學研究所博士,曾任臺大醫院副院長、臺大附設醫院雲林分院院長、署立臺北醫院院長、臺大醫院附設醫院骨科部主治醫生、臺大醫院小兒科主任,現為臺北市政府衛生局局長。

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