整理‧撰文 周頌宜
向公司申請一包衛生紙，你多久會拿到？談組織中常見的官僚文化
美國政府的員工，申請衛生紙要花多少時間？答案是 6 個月。你得先提出申請，填妥問題評估表後，交由採購組，他們會聯絡供應商確保產品符合監管要求，衛生紙到你手上，最快也要 180 天。
你或許覺得很荒謬，只不過是一包衛生紙，為什麼要這麼久？事實上，一般企業在沒有生產力的工作上，耗費的時間與精力，超乎我們想像。
最常見的紅綠燈，是塞車的罪魁禍首？
《組織再進化：優化公司體制和員工效率的雙贏提案》作者亞倫．迪格南（Aaron Dignan）解釋，企業極少留意或反思組織架構或規則，遇到問題，就會先求助過去的做法，像是一套制定好、不可更動的系統，規則層層疊疊的結果，造就了買支筆也要填採購單的文化。
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另一個例子是紅綠燈，當眼前出現兩條交叉的路，怎麼做可以不同方向的來車通行？最常見的道路設計是紅綠燈，駕駛依據紅燈停、綠燈行的規則採取行動。還有另一種方式是圓環，車子開進連結 4 個方向的共享圓形車道，駕駛自行判斷何時該通過。
差別在哪裡？紅綠燈不需要花腦筋，乖乖照指示做就好；圓環靠的是駕駛的判斷，他必須專心開車。簡單來說，紅綠燈監控一切，圓環讓大家自己看著辦。
在美國，圓環相當罕見，卻造就較好的車流。相較紅綠燈，圓環減少 75% 的車禍受傷率、減少 90% 的車禍致死率、減少 89% 的車流延遲率，就連維護費用也便宜逾 5000 美元（約新台幣 14 萬 7000 元），更不用說停電時，圓環仍運作順暢。
在企業裡，組織的各種政策、流程、措施和常規也是如此，熟悉的工作方法不見得管用，但人們很難相信或嘗試另一個做法，彷彿「常見」就是「理所當然」。
例行工作中，近半數不具價值
根據倫敦商學院（London Business School）教授蓋瑞．哈默爾（Gary Hamel）的研究，美國勞工每周共花 1000 萬小時執行例行事務（compliance activity），占工時 16%，但近半數的工作不具價值。近 2515 萬名員工未發揮應有的效益，換算起來相當於虛耗 5 兆 4000 億美元（約新台幣 160 兆元）。官僚體制的代價，就是龐大的組織負債。
迪格南認為，現代企業對官僚制度上癮，即使事情迫在眉睫，仍堅持開會，或是對用詞斤斤計較；凡事叫大家謹慎、理性，避免造成麻煩，又稱為骨董組織。
皮克斯曾因官僚文化陷入低潮，全員停工一天展開「便條日」
就連以創意聞名的動畫公司皮克斯（Pixar），也曾因官僚制度在 2013 年陷入低潮。當時，公司的階層文化日益明顯，菜鳥不敢提意見、老鳥沉醉豐功偉業，時任軟體工具部門副總監的吉多．克隆尼（Guido Quaroni）提議，全員停工一天，展開「便條日」。
這一天，沒有會議、沒有訪客，1059 名員工投入 106 個主題、171 個計畫案，大家隨意參與任何提案，包含協助主管了解製作開支、讓好點子俯首即是等，便條小組蒐集各組建議，選出進度負責人，接下來數個月執行 10 幾個點子。便條日的成績大家有目共睹，睽違兩年，皮克斯走出陰霾，推出《腦筋急轉彎》，獲得當年度的奧斯卡最佳動畫片獎。
3 個方式，把改變的權力交給員工
皮克斯的例子可以歸納為 3 個執行方向：
1. 由員工而不是管理者主導。
領導者要激勵大家，帶領大家面向未知，終極目標是「團隊不再需要領導者」。比如說，海爾集團（Haier）執行長張瑞敏擔心組織龐大到難以應變，將 6 萬名員工改組為 2000 個「自主經營體」，由成員選出負責人，各自為損益狀況負責。2016 年收購奇異家電（GE Appliances）時，張瑞敏也將此套模式移植過去，奇異的營收終結連 10 年衰退，2017 年成長 6%。
2.邀請抗拒的一方加入。
改變的風險很高，負責人容易因壓力產生控制欲，這也是為什麼變革通常都是由上往下推動的原因。一旦有人站出來提出變革的點子，最好也邀請肯質疑你的同伴。找出那個團隊最喜歡吐露秘密的人、有新想法會分享的人、做事方法總是和他人不一樣的人。
3.塑造安全感。
Google 曾開啟「亞里斯多德計畫」，目的是找出打造傑出團隊的方法，他們花數年研究幾百個團隊，發現兩個共通點：其一是成員發言時間平均，其二是彼此能直覺猜到他人想法。這兩個特質都與心理安全感（psychological safety）相關，當團隊相信彼此，就能攜手承擔風險；沒有安全，就無法信任，也無法冒險，更不用說發揮潛能。
迪格南建議從開會「報到」著手，會議開始前，請每個人回答報到問題，例如，你上周末做了什麼？你今天的心情是什麼顏色？等與會議無關的問題。一個好處是培養團隊專心的儀式，更重要的是，建立起人人都有發言權的習慣。
迪格南指出，組織變革沒有一套模板，關鍵在於讓每個人持續參與改變，打破團隊原有的習慣認知，人人都有權引導公司方向，當公司如同圓環，可以自行運轉，長官不必再給員工任何指示；員工也不用再層層上報，創造出自由、負責的公司文化，保持彈性、去中心化的特質，改善團隊的作業系統，就能成為進化型組織（evolutionary organization）。
