Managertoday 經理人

現代組織的「壞榜樣」?科層體制為何長盛不衰,從社會心理學角度來解答

2019-11-14 12:27:47
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-07/img-1563252237-35925@900.jpg
科層體制提供了社會上認可的清晰標記,讓我們知道自己攀爬職涯階梯的高度和速度,並且賦予我們社會身分、地位。

在現代,科層體制常作為「壞榜樣」,拿來與扁平化組織比較,甚至把它跟「官僚」混為一談。但就是這麼「不堪」的制度,從古活到今,之後還可能繼續活蹦亂跳,它到底好在哪裡?

我們慣見的傳統大型組織,特別是像公立機構所具有的組織型態,通常被稱為科層體制(bureaucracy)。古典社會學大師麥克斯.韋伯(Max Weber)提出了科層體制的概念、界定其特徵,並認為科層體制是理性主義的最高表現。可是 bureaucracy 不是常被翻譯為帶負面意涵的「官僚體制」?落差在哪?它到底為當代組織社會帶來何種問題?

科層制度 5 大問題,只能改善卻無法根治

韋伯所描述的科層體制其實已經成為現代大型組織結構設計的雛型,這也是為什麼當代的組織或多或少都具有科層體制的特徵,但是它的特徵也衍生了不少問題:

1. 專業分工的問題:

實證研究顯示專業分工可提高生產力和效率,但過度專業分工也造成分工單位間溝通困難,形成隔行如隔山的狀況,有時甚至會導致衝突。同時也使員工無法以整體的角度來考量事情,對組織目標達成不利。

現代管理趨勢採行工作或職務輪調,並要求員工成為「多能工」,主要目的就是解決過度專業分工所造成的問題。台積電創辦人張忠謀先生數年前提倡的「流體型組織」,就是要組織施行高階經營團隊的職務輪調,讓經理人具有整體宏觀的視野,及隨時應變、遞補的能力

2. 權威層級的問題:

權威層級維持組織中的命令一元化,可協調活動與人事,鞏固權威,並充當正式的溝通系統。權威層級之間的溝通有向上和向下兩種方向,但通常只是往下貫徹,向上溝通受阻,以致個人原動力與參與常被阻隔,也沒有水平溝通,導致平行層級間的人員可能會浪費許多時間與心力來尋求溝通

當代的管理趨勢是強化溝通系統,同時強調雙向與水平方向的溝通。另外,則是採行團隊運作模式,因為團隊運作是最強調成員間溝通協調的一種組織型態

3. 繁文縟節的問題:

科層體制中繁瑣的規則與規章給人的印象就是「繁文縟節」。其中,規則本身常變成是目的,例如全勤獎金的設立目的變成要求員工都要全勤,或是規則本身變成是非判斷標準,像是員工依規定籌組工會,卻被視為是與公司對抗,以及技術官僚常被要求服從與他們工作無關的規則,比方說,生產部門經理必須填寫很多人事與管理的表格。

當代的管理趨勢就是施行彈性管理,以便提升行政效率,還有工作流程重整或再造,以便提高生產效率

4. 非個人化的問題:

非個人化其中一層含意是理想的經理人有著理性而非個人化的特質,沒有熱情或偏私。非個人化的特質導致人們對科層制度中的人員有一種「技術官僚」的刻板印象,並覺得科層制度只是塑造出一群具有被動、缺乏熱情與創意的「組織人」

當代的管理趨勢則是著重在重塑組織文化,及確立組織願景,希望能鼓勵員工成為積極、主動、熱情而具有創意的工作者

5. 雇用職涯化的問題:

雇用職涯化的優點在於工作的穩定性提高、有穩定的升遷途徑,也可避免私人因素影響報償,缺點則在於晉升管道容易被阻塞、報償不能反映績效、喪失工作誘因等;當今管理趨勢是朝向變動薪資制度的建立,以及報償制度以績效、貢獻、技能、專業知識為基礎,且變得越來越市場導向。

由上面有關科層體制所衍生的問題看來,我們不禁疑惑這樣問題叢生的體制為何能長存至今?當然由現代管理趨勢的改變可以看出部分端倪,可是無法充分解釋這個現象。美國管理心理學者哈若德.李維特(Harold Leavitt)在《由上而下:科層體制為何長存及如何有效管理》(暫譯,原文為 How to Manage Them More Effectively)一書中,從社會心理學的角度提供解答:

因為科層體制滿足了我們內心深處對秩序和安全感的需求。

科層體制提供權力、身分標記,滿足秩序、安全感需求

首先,科層體制提供了社會上認可的清晰標記,讓我們知道自己攀爬職涯階梯的高度和速度,並且賦予我們社會身分、地位。其次,科層體制為我們的生活增添架構和規律,賦予我們例行事務、義務和責任,讓我們的工作與生活結構化。透過這些過程,我們日漸依賴這些結構,個人身分因此得到了確認,有關自身存在與否的憂慮不安也得以緩和。

科層體制提供了一種心理機制讓人們自覺享有權力和身分,也藉此來界定自己的社會地位,它也讓我們的工作與生活結構化。即使在當代職場,科層體制仍是現行從事複雜工作最理想的機制之一。期望我們在可預見的未來擺脫科層體制,根本不切實際。較為合情合理的做法就是:

接受這個現實,同時讓科層體制更適合人類,並且更有助於提高生產力。